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Étape 9 : Ajuster le budget et allouer les ressources
Objectifs
- Affiner le budget initial en fonction du programme de travail détaillé
- Allouer efficacement les ressources humaines et matérielles
- Assurer l’adéquation entre les besoins de l’audit et les ressources disponibles
- Préparer le terrain pour la validation de l’organisation de la mission (Étape 10)
Éléments clés à considérer
- 📋 Programme de travail détaillé (Étape 8)
- 💰 Budget initial de la mission d’audit
- 👥 Compétences et disponibilités de l’équipe d’audit
- 🛠️ Ressources technologiques et matérielles disponibles
Mode opératoire simplifié
- Réviser les estimations budgétaires initiales
- Détailler les coûts par activité d’audit
- Identifier les écarts budgétaires potentiels
- Ajuster l’allocation des ressources humaines
- Planifier l’utilisation des ressources matérielles
- Valider le budget et l’allocation des ressources
Facteurs clés de succès
- Précision dans l’estimation des coûts et du temps nécessaire
- Flexibilité pour réallouer les ressources en fonction des priorités
- Optimisation de l’utilisation des compétences de l’équipe
- Anticipation des besoins en ressources externes ou spécialisées
Sortie
- Budget détaillé et ajusté de la mission d’audit
- Plan d’allocation des ressources humaines
- Calendrier d’utilisation des ressources matérielles
- Document de justification des ajustements budgétaires
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Réviser les estimations | CAE*, Équipe d’audit | Outil de budgétisation | Comparer le budget initial aux besoins identifiés dans le programme de travail | Utiliser le programme détaillé de l’Étape 8 |
| 2 – Détailler les coûts | Équipe d’audit | Feuille de calcul des coûts | Ventiler les coûts par activité, ressource et période | S’appuyer sur les estimations de temps de l’Étape 8 |
| 3 – Identifier les écarts | CAE*, Équipe d’audit | Analyse d’écarts budgétaires | Repérer les domaines où le budget initial est insuffisant ou excessif | Considérer les risques identifiés aux Étapes 4 et 5 |
| 4 – Ajuster l’allocation RH | CAE*, RH | Outil de gestion des ressources | Affecter les auditeurs aux tâches en fonction des compétences et disponibilités | Aligner avec les responsabilités définies à l’Étape 8 |
| 5 – Planifier les ressources matérielles | Équipe d’audit | Calendrier d’utilisation des ressources | Programmer l’usage des outils d’analyse, logiciels, salles de réunion, etc. | Répondre aux besoins identifiés à l’Étape 8 |
| 6 – Valider le budget et l’allocation | CAE*, Direction | Formulaire d’approbation budgétaire | Obtenir l’accord formel sur le budget ajusté et l’allocation des ressources | Préparer la validation de l’organisation (Étape 10) |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 8 – Élaborer le programme de travail
- Utilisation directe des estimations de temps et de ressources du programme de travail
- Ajustement du budget en fonction de la complexité des procédures définies
- Allocation des ressources basée sur les compétences requises pour chaque tâche
Points de liaison avec l’Étape 10 – Valider l’organisation de la mission
- Le budget et l’allocation des ressources validés serviront de base pour l’organisation finale
- La planification détaillée des ressources facilitera la validation de la faisabilité de la mission
- Les ajustements budgétaires influenceront la portée et l’approche globale de la mission
Préparation pour l’Étape 10
- Préparer un résumé exécutif du budget et de l’allocation des ressources
- Identifier les points critiques nécessitant une attention particulière lors de la validation
- Ébaucher un plan de communication pour informer toutes les parties prenantes des allocations de ressources
Étape suivante
10 – Valider l’organisation de la mission
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