cours et exercice corrigé : le journal, le grand livre et la balance

Les pièces justificatives sont les documents (factures d’achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, ……..) qui sont à l’origine d’un enregistrement comptable.

 

Délai de conservation : 10 ans

 

Les pièces justificatives doivent être contrôlées (vérification des erreurs éventuelles) , classées par nature et référencées dans un ordre logique. On peut également les prétotaliser et les précomptabiliser pour accélérer le travail de saisie

• La prétotalisation consiste à totaliser les sommes significatives relatives à des documents de même nature et faisant l’objet d’un même type d’enregistrement comptable. Il devient alors possible, par exemple, de passer une seule écriture pour enregistrer toutes les factures d’achat d’une journée.

• La précomptabilisation consiste à analyser chaque document ou ensemble de documents prétotalisés pour indiquer les comptes à débiter et les comptes à créditer .

Techniquement, la précomptabilisation peut se faire

 

– sur un ticket comptable agrafé sur la pièce justificative,

– sur un dessin de ticket comptable reproduit sur la pièce justificative

– sur un bordereau de saisie

Exemple : on souhaite précomptabiliser la pièce justificative suivante extraite de la comptabilité de l’entreprise MCO :

Première solution : on agrafe un ticket comptable (document pré-imprimé) sur la pièce justificative et on procède à la précomptabilisation.

 

 

Remarque : on peut aussi reproduire sur la pièce justificative le dessin d’un ticket comptable avec un tampon.

 

Deuxième solution : on précomptabilise sur un bordereau de saisie (feuille de papier reproduisant une grille de saisie)

Le livre-journal est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont enregistrées chronologiquement

sous la forme d’une écriture (ou article)

 

Délai de conservation : 10 ans

 

Un formalisme particulier est imposé au comptable car le livre-journal peut être utilisé comme moyen de preuve :

 

– le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures ; il est interdit d’effacer et d’utiliser des encrivores.

 

– le livre-journal doit être coté (numérotation des pages et indication du nombre de pages) et paraphé (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale.

 

Les erreurs doivent être corrigées par des écritures de CONTREPASSATION : on passe l’écriture erronée en sens inverse pour l’annuler, puis on passe la bonne écriture.

 

On peut attribuer un n° au ticket comptable si cela renforce l’organisation

 

 La mention Visa invite celui qui précomptabilise ou qui contrôle la précomptabilisation à s’identifier

II est constitué par l’ensemble des comptes utilisés dans le journal et  ouverts dans la comptabilité de l’entreprise. Chaque compte fait apparaître  le solde du début d’exercice, les variations au cours de l’exercice et le solde en fin d’exercice.

 

Le report des articles du journal au Grand-livre se fait tous les jours.

 

Délai de conservation : 10 ans.

 

Conditions de forme : aucune condition de forme n’est prévue

La balance reprend et récapitule l’ensemble des comptes ouverts en précisant leur solde au début de l’exercice, le cumul des mouvements depuis le début de l’exercice et le solde constitué en fin de période.

 

Pour vérifier l’exactitude des enregistrements, la balance doit faire apparaître les égalités suivantes.

 

Total solde débiteur début d’exercice  = Total solde créditeur début d’exercice

Total mouvements débit = Total mouvement crédit

Total solde débiteur fin d’exercice  =Total solde créditeur fin d’exercice

Exemple : la balance de l’entreprise MCO pour le mois d’octobre N se présente de la sorte :

Il faut signaler enfin, que la balance ne joue pas que le rôle de vérification et de contrôle du principe de la partie double. Elle peut également être utilisée comme un instrument de gestion, puisqu’elle récapitule tous les comptes utilisés et arrête leur situation à un moment donné. Elle permet ainsi au responsable de l’entreprise de suivre l’évolution des comptes par comparaison entre les différentes balances périodiques (mensuelles ou trimestrielles). .

 

La balance est aussi un moyen d’information : elle est établie au moins une fois par mois pour des raisons fiscales ou pour faire le point de la gestion.

 

A la fin de l’exercice comptable il est dressé une “balance avant inventaire” et une “balance après inventaire”.

M MCO crée une entreprise d’auto-école, le 1er octobre N (AUTO ECOLE DU SUD) et dépose à sa banque le même jour sur un compte professionnel, une somme de 150 000 Dh prélevée sur sa fortune personnelle.

 

Il effectue ensuite les opérations suivantes :

 

03/10 : retrait de la banque pour alimenter la caisse de son entreprise : 6 000 Dh

05/10 : achat d’un véhicule automobile : 65 000 Dh par chèque.

06/10 : achat d’un micro ordinateur 10 600 Dh , d’un logiciel de gestion pour les auto-écoles 7 400 Dh.

 Paiement ½ au comptant par chèque, ½ à crédit auprès du fournisseur AMS Informatique.

07/10 : emprunt de 10 000 Dh à la banque.

08/10 : Le fournisseur AMS Informatique rembourse pour 2 000 Dh par chèque pour tenir compte d’une

 chute brutale des prix de l’informatique.

09/10 : achat de fournitures de bureau pour 1 000 Dh à crédit, fournisseur “Papeterie Gerbert”.

09/10 : achat d’une imprimante laser couleur 3 500 Dh, par chèque.

10/10 : réception d’une facture d’avoir adressée par le fournisseur “Papeterie Gerbert” (200 Dh ont été

 comptés en trop sur la facture du 09/10)

15/10 : recettes de la lière quinzaine, 2 250 Dh encaissées en espèces.

16/10 : remboursement à un client d’une leçon facturée en trop :150 Dh, en espèces.

17/10 : délivrance de la carte grise du véhicule : 400 Dh et de la vignette : 350 Dh par chèques

18/10 : paiement par chèque de l’assurance du véhicule : 6 700 Dh.

19/10 : publicité passée dans le journal 250 Dh, payée en espèces.

20/10 : paiement des intérêts sur l’emprunt : 1500 Dh par prélèvement automatique

21/10 : règlement d’une partie du solde au fournisseur AMS informatique : 5 000 Dh, par chèque.

24/10 : contravention pour stationnement interdit à l’occasion de l’activité professionnelle : 150 Dh, payé en espèces.

28/10 : pourboire remis exceptionnellement par un client pour la réussite au permi s : 100 Dh en espèces.

30/10 : paiement par chèque des ac hats d’essence du mois : 2 300 Dh.

31/10 : paiement du salaire de la secrétaire à temps partiel : 3 000 Dh, par chèque.

31/10 : recettes de la 2ème quinzaine : 6 450 Dh dont 450 Dh en chèques remis sur le compte en banque, le reste en espèces.

 

1°) Présentez le bilan d’ouverture,

2°) Enregistrez les opérations au journal et procédez au report dans le grand-livre,

3°) Présentez la balance au 31/10/N,

4°) Présentez le bilan et le compte de résultat au 31/10/N,

5°) Commentez la situation de l’entreprise au 31/10/N.

 

 1-Bilan d’ouverture

 

2. Enregistrement des opérations au journal et report dans le grand livre.