la réunion d’ouverture en audit interne

La réunion d’ouverture est une pratique effectuée lors de la phase de la réalisation d’audit interne. Cette réunion d’ouverture doit nécessairement et symboliquement se tenir chez l’audité, sur les lieux mêmes où la mission d’audit doit se dérouler : le service, l’usine, le secteur commercial… C’est toujours l’auditeur qui va chez l’audité et non pas l’inverse. Cet aspect purement géographique n’est pas accessoire, il a son importance symbolique et pratique :

• symbolique afin que les audités et les auditeurs prennent bien conscience que cette fois-ci les préparatifs sont terminés et le train est parti. Les Anglo-Saxons expriment parfois ceci de façon imagée en nommant cette réunion d’ouverture le « kick off meeting » : c’est le coup de pied au ballon qui donne l’envoi, ou si l’on préfère, le coup de sifflet qui fait partir le train. Il est également symbolique de ne pas « convoquer » les audités mais de se rendre chez eux : ce n’est pas une opération de police.
• pratique, car à ce stade essentiel du départ, il est important d’avoir sinon présents, à tout le moins « sous la main » les principaux acteurs de l’opération.

    L’importance en est encore pratique car c’est à l’endroit de la réunion que l’on dispose du maximum d’informations et de documents susceptibles de se révéler nécessaires ou simplement utiles à consulter en cours de réunion.

Quels vont être les participants à cette réunion d’ouverture ?

   Ce sont tout d’abord les auditeurs chargés de la mission. Il ne saurait être question de les faire en quelque sorte « représenter » par un supérieur hiérarchique. Acteurs essentiels qui auront à agir sur les lieux mêmes de la réunion d’ouverture, ils doivent connaître et se faire connaître.

Ils sont bien évidemment accompagnés de leur superviseur (chef de mission) qui ne sera en général présent dans les opérations d’audit que de façon épisodique. Il peut toutefois être présent en permanence s’il s’agit d’un sujet important et sensible, ou si l’auditeur (ou les auditeurs) chargés de la mission manquent encore d’expérience.

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Dans les petits services d’audit interne où il n’y a pas de chef de mission, c’est le responsable d’audit lui-même qui assiste à la réunion d’ouverture. Il peut également être présent avec le chef de mission si le sujet est jugé important, ou s’il s’agit d’une première apparition de l’audit interne sur le site, ou si l’équipe d’audit est largement composée de débutants, ou pour toute autre raison. Bref, tout cela est largement affaire d’opportunité et de tradition.

    En face d’eux, à la table de réunion d vont s’asseoir les audités à propos des quels on peut faire les mêmes observations. Lorsqu’on parle « d’audités » il faut comprendre par là les responsables du service ou de la fonction auditée.

Mais où placer la barre séparant ceux qui doivent venir de ceux dont la présence n’est pas jugée nécessaire ? Le personnage indispensable, audité par excellence, est le responsable direct du service ou de la fonction auditée. Selon les cas, il est, ou n’est pas, accompagné de son supérieur hiérarchique ; il est, ou n’est pas, assisté de ses collaborateurs directs.

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Ainsi l’audit du département technique d’une usine entraîne-t-il la présence du chef du département accompagné ou non du directeur de l’usine assisté ou non par ses chefs de service.

La présence du directeur, valorisante pour l’audit interne, est toutefois moins indispensable que celle des collaborateurs qui vont être des acteurs essentiels dans le déroulement de la mission d’audit. Une réunion d’ouverture qui se déroulerait avec la seule présence du responsable du service ou de la fonction auditée serait une réunion tronquée.

Les points traités au cours de la réunion d’ouverture

Avant d’aborder l’ordre du jour de la réunion, on désigne un rapporteur parmi les participants afin qu’un compte rendu puisse être rédigé en cours de réunion et soit disponible dès la fin de la rencontre.

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Quatre points principaux, sont à aborder au cours de cette réunion d’ouverture : ils ont été indiqués dans l’ordre du jour envoyé avec la convocation aux participants et accompagné du rapport d’orientation.

Ce rapport constitue en effet l’essentiel de l’ordre du jour, le « morceau de bravoure » de la réunion d’ouverture. Compte tenu de cet aspect, convocation et ordre du jour sont envoyés aux participants suffisamment longtemps à l’avance (8 jours…) pour permettre la lecture et la réflexion.

• La présentation :

   Que cet aspect soit ou non formellement indiqué dans l’ordre du jour, on doit commencer par présenter l’équipe des auditeurs chargés de la mission.

Compte tenu de la rotation relativement rapide des auditeurs au sein du service d’audit interne, et du délai qui s’écoule entre deux missions sur le même thème (de 2 à 5 ans) les auditeurs ne sont pas nécessairement connus de leurs interlocuteurs ; et même s’ils le sont, un rappel de courtoisie est toujours nécessaire. Au cours de cette présentation on souligne les antériorités professionnelles de chacun, ses compétences spécifiques et les relations hiérarchiques au sein de la mission.

Tout naturellement et après cette présentation, un tour de table va se dessiner et les audités vont se présenter à leur tour ; la connaissance précise et réciproque de qui est qui et de ce qu’il fait est indispensable au bon déroulement de la mission. Après la présentation des hommes, vient la présentation de la fonction.

• Rappel sur l’audit interne

   Les interlocuteurs des auditeurs, chefs de service dont l’activité n’a pas été auditée depuis deux ou trois ans, sont très souvent relativement ignorants de ce qu’est l’audit interne, ou parfois – ce qui est plus grave – entretiennent des idées fausses sur le sujet.

Dans les grandes entreprises, en effet, et du fait des mutations, il s’agit souvent de leur premier contact avec l’audit ; si ce n’est pas le cas ou si l’on se situe dans le cadre d’une entreprise moyenne où la connaissance réciproque des activités est meilleure, on doit néanmoins mettre à jour des connaissances ou des conceptions vieilles de quelques années et qui n’ont pas nécessairement suivi le développement de l’audit interne.

Un rappel fondamental s’impose donc sur les objectifs généraux de l’audit interne dont la connaissance est indispensable pour réaliser une parfaite collaboration auditeurs/audités. À cette occasion, le propos est en général conforté par une brève présentation de la charte d’audit.

• Rapport d’orientation :

    Il revient à l’auditeur d’exposer le référentiel pour corroborer ses intentions avec les réflexions de l’audité. L’examen de ce document, dont chacun a eu connaissance, constitue l’essentiel de l’ordre du jour de la réunion d’ouverture : la durée de celle-ci est donc largement fonction de l’importance du rapport présenté et commenté en commun. Ainsi, les auditeurs annoncent au préalable et sans ambiguïté ce qu’ils ont l’intention de faire (application du principe de transparence).

Ce descriptif est fonction, comme il a été indiqué précédemment, de l’identification des zones à risques réalisée au cours de la phase préparatoire. Au cours de cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des audités ; ces derniers ne manquent pas de faire des observations.

Ils signalent par exemple que tel ou tel point ne mérite pas l’examen que l’on se propose de faire ou bien parce que tout compte fait, il s’agit d’une question très secondaire et sans incidences, ou bien parce ce qu’il s’agit d’une question simple au sujet de laquelle les explications sont aussitôt fournies en séance, ou bien encore parce que c’est un problème qu’il ne convient pas de soulever à ce moment ou en ces termes.

Les auditeurs prennent bonne note de ces observations mais la décision finale leur appartient de tenir compte – ou non – de ces avis. S’ils décident de passer outre, ils disent pourquoi et la discussion est close sur cette question. Mais, et c’est le point important, les intentions de chacun sont connues de tous.

L’examen du rapport d’orientation peut également conduire les audités à solliciter des compléments omis par les auditeurs, ou bien parce que l’analyse préalable présente des lacunes, ou bien parce qu’il s’agit de secteurs que les responsables sont intéressés à voir explorer.

Cette situation témoigne de l’instauration d’un parfait esprit de collaboration entre les parties en présence et c’est pourquoi il est toujours souhaitable et recommandé que les auditeurs accèdent à la demande des audités et complètent en conséquence le rapport d’orientation.

Au terme de cette lecture commune, on dispose d’un document, connu de tous et qui contient de façon précise les objectifs spécifiques de la mission d’audit et le champ d’application dans lequel elle va se dérouler. Dès cet instant, ce document qui devient un CONTRAT entre les deux parties (l’une s’engageant à le réaliser et l’autre à permettre sa mise en œuvre) est aussi le RÉFÉRENTIEL de l’auditeur. Ce contrat va être complété par des dispositions pratiques.

• Rendez-vous et contacts :

Cette réunion d’ouverture est l’occasion de définir avec précision les personnes que les auditeurs doivent rencontrer soit pour réaliser des tests sur leurs travaux, soit pour pratiquer des interviews et collecter des informations. Dans les deux cas, les auditeurs interrogent les responsables de l’unité ou de la fonction auditée, qui leur communiquent les noms des personnes à rencontrer.

Éventuellement, et s’ils ont des idées précises sur la question, les auditeurs font ajouter de noms à la liste, mesurant dans le même temps la réaction de leurs interlocuteurs. On va également déterminer avec le maximum de précision le moment où le rendez-vous sera sollicité et le temps approximatif que l’auditeur va passer dans le service concerné. Ce faisant, on évite un double écueil :

– risquer de rencontrer des personnes sans que leur hiérarchie n’en soit informée (cf. ce qui va être dit sur les techniques d’interview) ;

– avoir des difficultés pour obtenir un rendez-vous : les intéressés auront été informés assez longtemps à l’avance et par leur hiérarchie, ce qui est le moyen le plus efficace pour s’assurer d’une collaboration réelle et sérieuse. La liste ainsi dressée des personnes à rencontrer, avec l’indication « quand » et « pour combien de temps », n’est pas limitative. Au cours de leurs investigations, les auditeurs peuvent avoir à prendre des contacts avec des exécutants ou des responsables auxquels on n’avait pas pensé lors de la réunion d’ouverture : l’audit interne n’est donc lié en aucune façon par ce préalable.

Toutefois les auditeurs prennent soin, à chaque fois, d’informer les responsables avec lesquels s’est noué le dialogue afin que ces derniers reçoivent l’information et préviennent les collaborateurs concernés. Cet aspect formel n’est pas superflu, il permet de créer et maintenir un climat de parfaite collaboration. Il en va de même pour le point suivant.

Au terme de cette réunion (deux heures… ou une journée), on va apporter au rapport d’orientation les modifications ou retouches décidées en commun (s’il y en a) : le document contractuel définissant les objectifs de la mission entre audités et auditeurs sera alors en sa forme définitive. Rick WRIGHT souligne à juste titre dans son article que le point le plus important est de profiter de cette réunion pour créer un climat de coopération.

Exemple de déroulement d’une réunion d’ouverture en audit interne