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L’organisation de la comptabilité suppose l’adoption d’un plan de comptes ainsi que des supports pour enregistrer les différentes opérations effectuées par l’entreprise. Cette dernière dispose donc d’un système comptable et qui est un ensemble organique de supports comptables.
Les supports de base de la comptabilité sont :
– Les pièces justificatives
– Le journal
– Le Grand-livre
– La balance des comptes.
L’organisation de la comptabilité se fait de la manière suivante :
1- Enregistrement quotidien et chronologique des opérations dans le journal et sur la base de documents comptables.
2- Report de ces opérations du journal au Grand-livre
3-Etablissement périodique d’un document de vérification : la balance des comptes.
Schéma général de l’organisation comptable
Table de matières
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives sont les documents (factures d’achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, ……..) qui sont à l’origine d’un enregistrement comptable.
Délai de conservation : 10 ans
Les pièces justificatives doivent être contrôlées (vérification des erreurs éventuelles) , classées par nature et référencées dans un ordre logique. On peut également les prétotaliser et les précomptabiliser pour accélérer le travail de saisie
- La prétotalisation consiste à totaliser les sommes significatives relatives à des documents de même nature et faisant l’objet d’un même type d’enregistrement comptable. Il devient alors possible, par exemple, de passer une seule écriture pour enregistrer toutes les factures d’achat d’une journée.
- La précomptabilisation consiste à analyser chaque document ou ensemble de documents prétotalisés pour indiquer les comptes à débiter et les comptes à créditer .
Techniquement, la précomptabilisation peut se faire
– sur un ticket comptable agrafé sur la pièce justificative,
– sur un dessin de ticket comptable reproduit sur la pièce justificative
– sur un bordereau de saisie
Exemple : on souhaite précomptabiliser la pièce justificative suivante extraite de la comptabilité de l’entreprise MCO :
Première solution : on agrafe un ticket comptable (document pré-imprimé) sur la pièce justificative et on procède à la précomptabilisation.
Remarque : on peut aussi reproduire sur la pièce justificative le dessin d’un ticket comptable avec un tampon.
Deuxième solution : on précomptabilise sur un bordereau de saisie (feuille de papier reproduisant une grille de saisie)
Le livre-journal
Le livre-journal est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont enregistrées chronologiquement
sous la forme d’une écriture (ou article)
Délai de conservation : 10 ans
Un formalisme particulier est imposé au comptable car le livre-journal peut être utilisé comme moyen de preuve :
– le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures ; il est interdit d’effacer et d’utiliser des encrivores.
– le livre-journal doit être coté (numérotation des pages et indication du nombre de pages) et paraphé (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale.
Les erreurs doivent être corrigées par des écritures de CONTREPASSATION : on passe l’écriture erronée en sens inverse pour l’annuler, puis on passe la bonne écriture.
On peut attribuer un n° au ticket comptable si cela renforce l’organisation
La mention Visa invite celui qui précomptabilise ou qui contrôle la précomptabilisation à s’identifier
Exemple : l’enregistrement de la pièce comptable précédente sera structuré ainsi :
La réouverture des comptes de bilan au journal
Au début de chaque exercice comptable, l’entreprise doit passer les écritures de réouverture des comptes.
On débite les comptes d’actif (sauf les comptes des rubriques 28/29/39/59/ qui sont crédités) par le crédit des comptes du passif (sauf les comptes 1119/1169/1189/1199 qui sont débités). Chaque compte de bilan est ouvert en fonction de la nature de son solde :
– Si son solde est débiteur : le compte est débité au journal.
– Si son solde est créditeur : le compte est crédité au journal.
L’annulation du stock initial et la constatation du stock final au journal
L’annulation du stock initial
Le Plan Comptable Général (PCG) a prévu des comptes spécifiques pour la comptabilisation de la variation des stocks.
Il s’agit de :
• 6114 variations des stocks de marchandises
• 6124 variations des stocks de matières premières
• 713 variations des stocks…
Constatation du stock final
A la clôture de chaque exercice, l’entreprise doit constater ses stocks finaux (M/ses, MP, fournitures, produit finis……). Pour constater le stock final, on passe l’écriture inverse de celle de l’annulation.
Le grand-livre
II est constitué par l’ensemble des comptes utilisés dans le journal et ouverts dans la comptabilité de l’entreprise. Chaque compte fait apparaître le solde du début d’exercice, les variations au cours de l’exercice et le solde en fin d’exercice.
Le report des articles du journal au Grand-livre se fait tous les jours.
Délai de conservation : 10 ans.
Conditions de forme : aucune condition de forme n’est prévue
La balance comptable
La balance reprend et récapitule l’ensemble des comptes ouverts en précisant leur solde au début de l’exercice, le cumul des mouvements depuis le début de l’exercice et le solde constitué en fin de période.
Pour vérifier l’exactitude des enregistrements, la balance doit faire apparaître les égalités suivantes.
Total solde débiteur début d’exercice = Total solde créditeur début d’exercice
Total mouvements débit = Total mouvement crédit
Total solde débiteur fin d’exercice =Total solde créditeur fin d’exercice
Exemple : la balance de l’entreprise MCO pour le mois d’octobre N se présente de la sorte :
Il faut signaler enfin, que la balance ne joue pas que le rôle de vérification et de contrôle du principe de la partie double. Elle peut également être utilisée comme un instrument de gestion, puisqu’elle récapitule tous les comptes utilisés et arrête leur situation à un moment donné. Elle permet ainsi au responsable de l’entreprise de suivre l’évolution des comptes par comparaison entre les différentes balances périodiques (mensuelles ou trimestrielles). .
La balance est aussi un moyen d’information : elle est établie au moins une fois par mois pour des raisons fiscales ou pour faire le point de la gestion.
A la fin de l’exercice comptable il est dressé une « balance avant inventaire » et une « balance après inventaire ».
Exercice d’application : le journal, le grand-live, la balance, le bilan et le CPC
M MCO crée une entreprise d’auto-école, le 1er octobre N (AUTO ECOLE DU SUD) et dépose à sa banque le même jour sur un compte professionnel, une somme de 150 000 Dh prélevée sur sa fortune personnelle.
Il effectue ensuite les opérations suivantes :
03/10 : retrait de la banque pour alimenter la caisse de son entreprise : 6 000 Dh
05/10 : achat d’un véhicule automobile : 65 000 Dh par chèque.
06/10 : achat d’un micro ordinateur 10 600 Dh , d’un logiciel de gestion pour les auto-écoles 7 400 Dh.
Paiement ½ au comptant par chèque, ½ à crédit auprès du fournisseur AMS Informatique.
07/10 : emprunt de 10 000 Dh à la banque.
08/10 : Le fournisseur AMS Informatique rembourse pour 2 000 Dh par chèque pour tenir compte d’une
chute brutale des prix de l’informatique.
09/10 : achat de fournitures de bureau pour 1 000 Dh à crédit, fournisseur « Papeterie Gerbert ».
09/10 : achat d’une imprimante laser couleur 3 500 Dh, par chèque.
10/10 : réception d’une facture d’avoir adressée par le fournisseur « Papeterie Gerbert » (200 Dh ont été
comptés en trop sur la facture du 09/10)
15/10 : recettes de la lière quinzaine, 2 250 Dh encaissées en espèces.
16/10 : remboursement à un client d’une leçon facturée en trop :150 Dh, en espèces.
17/10 : délivrance de la carte grise du véhicule : 400 Dh et de la vignette : 350 Dh par chèques
18/10 : paiement par chèque de l’assurance du véhicule : 6 700 Dh.
19/10 : publicité passée dans le journal 250 Dh, payée en espèces.
20/10 : paiement des intérêts sur l’emprunt : 1500 Dh par prélèvement automatique
21/10 : règlement d’une partie du solde au fournisseur AMS informatique : 5 000 Dh, par chèque.
24/10 : contravention pour stationnement interdit à l’occasion de l’activité professionnelle : 150 Dh, payé en espèces.
28/10 : pourboire remis exceptionnellement par un client pour la réussite au permi s : 100 Dh en espèces.
30/10 : paiement par chèque des ac hats d’essence du mois : 2 300 Dh.
31/10 : paiement du salaire de la secrétaire à temps partiel : 3 000 Dh, par chèque.
31/10 : recettes de la 2ème quinzaine : 6 450 Dh dont 450 Dh en chèques remis sur le compte en banque, le reste en espèces.
Travail à faire :
1°) Présentez le bilan d’ouverture,
2°) Enregistrez les opérations au journal et procédez au report dans le grand-livre,
3°) Présentez la balance au 31/10/N,
4°) Présentez le bilan et le compte de résultat au 31/10/N,
5°) Commentez la situation de l’entreprise au 31/10/N.
Correction
1-Bilan d’ouverture
2. Enregistrement des opérations au journal et report dans le grand livre.
3. Balance au 31/10/98
4. Bilan et compte de résultat au 31/10/N
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