Seront successivement abordés, les conditions culturelles pour implanter le service d’audit interne, la structure et le fonctionnement dudit service.
Table de matières
Création d’un service d’audit interne : Les conditions culturelles
Le principe de l’audit suppose que soit admise l’idée d’une remise en cause périodique de ce qui a été fait. Cette remise en cause n’est pas faite par la voie hiérarchique classique, mais par un service fonctionnel rattaché à la direction générale.
L’état d’esprit nécessaire est loin d’être acquis d’emblée dans la plupart des organisations et doit être progressivement introduit.
Dans ce sens, la création d’un service d’audit interne ne peut résulter de la seule décision de la direction générale, elle est l’aboutissement d’une volonté commune de faire face aux problèmes de fond.
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La mise en place d’un tel service exige donc « l’approbation » de toutes les directions concernées. Ceci suppose que la direction générale envisage la mission de l’auditeur interne suivant une optique constructive.
Il ne s’agit pas en effet de sanctionner à posteriori. L’essentiel consiste au contraire à minimiser les risques d’erreurs pour l’avenir tout en améliorant et apportant une valeur ajoutée.
Le service le plus hostile à l’audit interne ne saurait négliger longtemps les compétences mises ainsi gratuitement à sa disposition’.
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La réputation d’un service d’audit interne vient essentiellement du caractère positif de ses recommandations.
L’efficacité du service requiert également des conditions culturelles à savoir :
- Une sensibilisation au contrôle interne : Là ou les managers se sont appropriés le contrôle interne et attendent des auditeurs une assistance permanente pour l’adapter et l’améliorer, il y aura collaboration, échanges et dialogue, concertation, coopération dans le travail et donc efficacité des missions d’audit aboutissant à des propositions constructives. La culture de contrôle interne entraine avec soi une culture d’audit.
En général les dispositifs du contrôle interne sont surtout les objectifs assignés à chaque responsable, les moyens, le système d’information et de pilotage, l’organisation (description de poste, pouvoirs, séparation des taches, organigramme…), les méthodes et les procédures et en fin la supervision.
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- Une culture d’audit : Il s’agit d’un environnement dans lequel les auditeurs internes sont considérés comme de véritables partenaires, sollicités à tous les niveaux de la hiérarchie.
- L’image de l’audit interne : ce sont surtout les recommandations des auditeurs internes qui feront plus pour leur image.
- Une méthodologie rigoureuse : Il s’agit de repartir convenablement les tâches au niveau de tous les services pour éviter l’inefficacité dans l’appréciation des contrôles internes de l’entité.
La structure du service d’audit interne
Tout d’abord il convient de mettre l’accent sur la dépendance hiérarchique d’un service d’audit interne. En effet, Le statut de l’auditeur doit être approprié pour permettre l’accomplissement de ses responsabilités d’audit.
Le rattachement hiérarchique du service à la direction générale semble le plus naturel, puisqu’il garantit à l’auditeur une action et un droit de regard sur toute l’organisation.
Au niveau du secteur privé, la structure du service audit interne comprend trois niveaux :
- Un chef auditeur responsable de la conception du plan d’activité annuelle, du respect de son application, de la discussion des recommandations avec les diverses directions de l’entreprise et de la qualité du travail effectué.
- Un ou deux chargés de mission qui assurent l’exécution pratique du plan. Il est présent sur le terrain avec les assistants et coordonne leurs travaux. Il établit un projet de rapport à l’intention du chef d’audit.
- Deux ou trois assistants qui effectuent les diverses investigations prévues dans le plan de travail.
Ce schéma peut être transposé au secteur public marocain à quelques exceptions près.
En effet, pour roder le système, le responsable d’audit devra s’impliquer lors de la phase de démarrage du service d’audit interne dans toutes les opérations. Il est à la fois chef auditeur et chargé de mission et effectue en parallèle des interviews, des enquêtes et des investigations.
Il s’agit souvent d’un service qui opère avec deux ou trois personnes dont deux cadres, tout en exécutant des tâches relatives au contrôle de gestion et à la qualité.
Selon la norme, on indique souvent le nombre d’un auditeur pour 1000 personnes.
En général, le nombre des auditeurs est fixé selon des critères tels :
- La taille de l’organisation ;
- La décentralisation géographique ;
- La qualification du personnel ;
- Les secteurs d’activité.
Le fonctionnement d’un service d’audit interne
Le service d’audit interne doit être dirigé de façon appropriée. D’abord, une charte générale d’audit doit être établie par le dit service. Ensuite, un plan doit être établi et soumis à la direction pour approbation afin de réaliser les objectifs assignés au service.
Ce plan se décomposera en un certain nombre de missions respectant un canevas classique.
En fin, l’auditeur interne doit mener la mission d audit en suivant quatre étapes : préparation, réalisation, conclusion et suivi des recommandations.
Dans un souci d’organisation interne et de communication, l’auditeur interne doit élaborer des procédures écrites pour guider le personnel de l’audit interne et pour sensibiliser les responsables de services sur l’utilité de mettre en place un tel service.
La charte de l’audit
C’est le document constitutif de la fonction d’audit interne à présenter et à faire connaître aux autres acteurs de l’entité.
Selon les normes internationales en matière d’audit (la norme 1000) le contenu de la charte est précisé comme suit :
- Définir la position du service audit interne dans l’organisation ;
- Autoriser l’accès aux documents, aux personnes et aux biens ;
- Définir l’étendue des missions d’audit interne.
D’autre part la norme 1000 met l’accent sur les missions de l’auditeur, ses pouvoirs et ses responsabilités.
Une fois approuvée par la direction générale, cette charte est diffusée aux cadres supérieurs susceptibles d’être un jour en position d’audit (diffusion au management selon la norme 1000).
Des réunions explicatives permettent, d’une part d’étouffer à l’œuf toute erreur d’interprétation du service d’audit interne et d’autre part, de distribuer la charte aux principaux responsables du centre afin de les sensibiliser à cette pratique (audit interne).
Le plan d’audit
Selon la norme 2010, il s’agit d’une planification fondée sur les risques afin de définir les priorités cohérentes avec les objectifs de l’organisation.
Le chef auditeur établit le plan annuel d’activité en accord avec la direction et les responsables de services qui feront l’objet de contrôles.
Une consultation préalable de chaque service de l’organisation devrait permettre au chef auditeur de connaître les problèmes les plus importants qui se posent à chacun d’entre eux.
Une planification tenant compte de l’importance de ces divers problèmes peut alors etre établie. Le plan annuel d’activité est approuvé en fin par la direction générale et prend alors force exécutoire.
Le plan d’audit doit comporter tous les sujets susceptibles d’être audités et ce, selon quatre approches :
- Approche par les fonctions : j| s’agit d’auditer les fonctions de l’entité tout en analysant les activités de façon transverse (élément important du plan) ;
- approche par les thèmes : Il ne s’agit pas d’auditer un service ou une fonction, mais de se concentrer sur un thème tel l’archivage, la sécurité, la communication, la facturation etc…
- Approche par les métiers : Il s’agit des grands métiers du centre. Chaque métier correspond à un ou plusieurs services. Ici on se limite aux différentes cases de l’organisation sans descendre à un niveau trop bas de détail.
- Approche par projet.
A signaler en fin que le plan d’audit peut être annuel ou triennal. Voir ci-après simulation de plan annuel :
Simulation de Suivi des missions d‘audit
Missions prévues Réalisées En cours Non réalisées Audit des moyens généraux Audit de la gestion des stocks Audit des conditions de préparation et de passation des marchés Audit financier des marchés Audit de la gestion des ressources humaines Audit des archives Audit de la qualité de service
L’organisation d’une mission d’audit : Généralités
La mission d’audit comprend généralement les phases suivantes :
- Une phase de préparation dans laquelle est établi un programme de travail détaillé précisant les diverses personnes à rencontrer, les documents à utiliser, les constatations matérielles à effectuer (période de référence, ampleur des sondages, nature des recoupements….).
Ce plan de travail doit être aménagé en fonction de l’évolution de la mission.
Une phase de réalisation : Il s’agit de l’audit proprement dit qui comprend un certain nombre d’interviews, de constatations matérielles et d’enquêtes. Ces divers travaux sont consignés dans un dossier qui est revu en profondeur par le chef auditeur ; il peut alors exiger des travaux supplémentaires ou certaines précisions complémentaires.
Une phase de conclusion (le rapport). A l’issue des travaux d audit proprement dit, le chargé de mission établit un pré-rapport qu’il discute avec les responsables de la fonction contrôlée. Cette discussion permet en général de persuader la direction fondé des recommandations, ou, au contraire de convaincre l’auditeur de certaines erreurs de jugement. Le rapport est ensuite transmis par le chef auditeur à la direction générale.
une phase de suivi des recommandations.
