La loi de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) était un historien et essayiste britannique. Il est connu pour ses travaux d’observation de l’administration britannique dans les années 1950, suite auxquels il rédigea un livre nommé Les lois de Parkinson (1958).

Ces travaux avaient pour but de comprendre pourquoi l’administration britannique continuait à grossir alors que, dans le même temps, l’empire britannique déclinait et donc demandait moins de travail à sa bureaucratie.

Elles montrent qu’un tiers du personnel de guerre a disparu, alors que la part d’administratifs a augmenté. Cette augmentation est pourtant indépendante du travail à effectuer.

Définition de la loi de Parkinson

« Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti. » Voici l’énoncé de cette fameuse loi. Selon le Britannique Cyril Parkinson, la production dépend du temps accordé aux différentes tâches.

Appliquée dans notre quotidien, cette théorie émet l’idée que lorsqu’on dispose d’un délai pour accomplir une tâche, la tendance est d’utiliser toute la durée. Notre cerveau préfère perdre son temps inutilement sur une tâche plutôt que de prendre le risque de s’ennuyer après l’avoir terminée.

Lire Aussi: la méthode UVA (Unité de Valeur Ajoutée)

Plus encore, dans une structure hiérarchique de travail ou d’activités, le nombre de personnes réalisant l’activité n’est pas proportionnel au travail à fournir et la tendance sera même d’augmenter les ressources au-delà du besoin réel.

Utilisation de la loi de Parkinson

La prise de conscience de cette loi va vous permettre de mieux estimer les temps nécessaires pour effectuer des tâches, et d’éviter des surestimations au risque de démotiver vos équipes et allonger la durée de vie de vos projets. Ci-dessous, deux cas de figure peuvent se produire pour réaliser une même tâche.

Soit vous concentrez les efforts sur une période courte pour rapprocher le jalon de fin, soit vous étalez l’effort sur toute la durée pour obtenir un jalon plus éloigné.

Lire Aussi: Les Limites de l'Approche 'One Size Fits All' en Management

Bénéfices

• La loi Parkinson vous permet d’ajuster vos estimations en évitant la « sur qualité ». Elle est souvent exprimée comme la loi de dilatation des temps ou fait référence à la définition des gaz en chimie (tendance à occuper tout le volume disponible).
• Diminuer les durées de certaines tâches critiques et par conséquent la durée des projets et le budget.
• Mobiliser une équipe et éviter la démotivation.
• Garder une tension sur les plannings en préservant la mobilisation des équipes.

Démarche

Étape 1 : Ajustez au plus juste le temps consacré aux tâches

Si vous devez avoir finalisé dans 3 semaines une tâche d’une demi-journée, évitez de vous accorder toutes les 3 semaines pour réaliser cette tâche. Définissez le moment pour la traiter, réservez le temps nécessaire dans votre agenda.

Surpassez la peur de prendre plus de temps. Mieux vaut figer une demi-journée et travailler une journée plutôt que de ne rien fixer et d’y revenir pendant deux semaines en perdant beaucoup de temps.

Lire Aussi: Les Structures Hiérarchiques : Classiques mais Efficaces ?

Étape 2 : Décomposez et segmentez votre travail

Souvent, les tâches volumineuses ne démarrent pas, simplement parce que l’on n’est pas capable de les débuter. Seule l’arrivée du jalon vous mettra suffisamment de pression pour que la peur de ne pas réussir l’emporte sur l’angoisse du démarrage.

Il vaut ainsi mieux décomposer en éléments plus fins, le travail à mener et segmenter les activités : une heure pour faire le planning, une heure pour rédiger la note de lancement, etc. Un alpiniste n’arrive pas immédiatement en haut de la montagne, il l’escalade petit à petit et fait face aux aléas au fur et à mesure de sa progression.

Étape 3 : Agissez et lancez-vous dans l’action

En complément de la décomposition, efforcez-vous de passer à l’action.

Placez-vous dans un contexte favorable sans sources de distraction. Définissez une plage horaire de travail et prévoyez des pauses. Évitez la procrastination (remettre à demain).

Étape 4 : Chargez le planning

Si une seule tâche de 2 heures occupe votre semaine, vous y passerez la semaine.

Pour gagner en productivité, bloquez les 2 heures assignées à cette tâche, pour éviter qu’elle se délaye dans la semaine. Identifiez le reste de vos activités pour les instruire également au planning.

Précautions

• Pour pouvoir tirer profit de cette loi, il suffit de reproduire ce sentiment d’urgence que vous ressentiez lors de la préparation de vos examens.
• Donnez-vous des jalons assez courts pour les objectifs les plus importants. Vous allez naturellement déployer plus d’énergie et vous allez améliorer votre organisation grâce à cela.
• Faites en sorte que les gens s’engagent auprès des autres sur des délais plus courts. Cela accentuera ce sentiment d’urgence et donc l’efficacité. Bien entendu, évitez de fixer des dates de fin irréalistes, cela serait source de démotivation. Il s’agit ici, de maximiser la productivité de chacun sans mise sous pression excessive.
• Cette technique est à utiliser pour les tâches les plus importantes. Cela n’a pas de sens d’appliquer la même logique pour des tâches à faible valeur ajoutée (en dehors du chemin critique).
• La loi de Parkinson est parfois interprétée de manière erronée. Certains légitiment la surcharge de l’équipe prétextant qu’il faut occuper tout leur temps de travail. Le résultat d’une approche qualifiée d’agressive en termes d’objectifs et de jalons est la démotivation et, au final, l’échec.
• Gardez une approche équilibrée. Votre équipe travaillera de son mieux si elle se sent impliquée et utile, avec des objectifs réalistes qui la contraignent.

Exemple applicatif de la loi Parkinson

L’idée est de garder une certaine dynamique :

• Imaginez que les tâches à effectuer soient des balles de tennis que vous devez remettre de l’autre côté du court.
• Essayez de taper dans la balle dès que vous la recevez.
• Plus vous en aurez au sol, plus vous passerez de temps à ramasser une balle avant de la renvoyer.
• Le manager de projet doit comprendre et limiter cette tendance de la nature humaine à remettre à plus tard. Il veillera à estimer au plus juste les tâches de chacun. Il évitera un étalement de celles-ci dans le temps.
• Pour cela, il y a quelques astuces :
• Mesurer la productivité de l’équipe/d’un membre en quantité de travail par unité de temps et non pas par le nombre d’heures travaillées.
• Évaluer fréquemment la charge de travail de chacun et fixer des objectifs « Challenge ».
• Les objectifs et plannings doivent être définis avec des marges de sécurité (ou marges de confort) estimées au plus juste afin de fournir un environnement de travail motivant et éviter l’ennui.
• Assurer un suivi régulier et efficace des tâches du projet.