Le développement de l’utilisation de l’intranet au sein de la fonction ressources humaines RH se fait par le recours à plusieurs outils.
On trouve par exemple les outils internes à la fonction RH, des outils reliés aux unités opérationnelles, des outils autorisant une meilleure communication interne ou encore les outils de diffusion des connaissances de l’entreprise vers le public interne sélectionnés.
Table de matières
Qu’est ce qu’un Intranet?
Un intranet sert à relier un nombre multiple des employés dans l’entreprise par le biais d’un réseau local dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration et la gestion de leur travail à travers un simple navigateur.
Il s’agit d’un moyen simple de partager les informations à l’intérieur d’une entreprise. Facile à mettre en oeuvre de façon décentralisé, il offre l’avantage pour l’utilisateur de disposer d’une interface identique quelque soit le poste de travail auquel il se connecte.
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L’intranet comme un ensemble des nouvelles technologies provoque des changements important dans la sphère organisationnelle, il participe même à l’évolution des configurations, contenus et positionnements des différentes fonctions dans l’entreprise.
à ce niveau, la fonction des ressources humaines déjà bien engagées dans un processus de transformation trouve grâce à cet outil d’un souffle qui permettant d’asseoir plus fortement des nouveaux rôles et responsabilité dans l’organisation.
Utilisation d’intranet en GRH
Un outil interne à la direction des ressources humaines
Au sein de la direction ressources humaines, sont concernés les documents de références, comme la documentation juridique, les documents de travail communs à plusieurs personne, la gestion des candidatures basée sur un système de “workflow”, la gestion des compétences dotée d’un moteur de recherches permettant de retrouver un savoir faire caché (enfoui) dans des fichiers de plusieurs centaines ou milliers de salariés.
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Ce sont aussi les tableaux de bord alimentés automatiquement par le système de gestion des ressources humaines et publiés dans les parties de l’intranet réservées au personnel de la direction ressources humaines.
Un outil de travail communicant avec les entités opérationnelles
A destination du management de l’entreprise, la DRH pourra publier des notes et guides d’aides au management, des tableaux de bord, ouvrir sa base de candidats présélectionné, travailler avec les directeurs des entités opérationnelles utilisant des techniques de “groupware” accessibles via l’intranet, en s’affranchissants des barrières de lieux et d’horaires, tout en garantissant un accès sécurisé et sélectif.
Un vecteur de communication interne
Depuis le livret d’accueil, jusqu’au règlement intérieur, en passant par le journal interne, l’annuaire, l’organigramme…, l’intranet est un excellent vecteur pour la communication interne.
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Les aspects pratiques, les sondages ou remontée d’informations, l’information de bases sur l’entreprise, son historique, ses succès tout et facile à publier et immédiatement disponible sur l’ensemble du réseau intranet de l’entreprise.
Chaque entité ou direction peut, dans le cadre d’une politique intranet définie par la direction, publier ses propres informations, facilitant ainsi une meilleure communication transversale.
Gestion des connaissances, documentation et formation
L’intranet va également se révéler efficace dès lors qu’il s’agit de diffuser les connaissances de l’entreprise vers des publics internes sélectionnés.
Les projets, les méthodes, les références, le corpus de documents techniques (qualité ou normatif), tout peut être mis en ligne, tout peut être accessible de manière ergonomique, avec ou sans l’utilisation de techniques sophistiquées de recherche. Des formations peuvent être mises en ligne, permettant aux apprenants de se former à leur rythme et au moment où ils en ont besoin.
Tout ceci montre clairement que les utilisations possibles au sein de la FRH sont multiples et ont tendance à s’accroître. Cet outil semble de plus en plus indispensable au vu de divers sondages et enquêtes faisant apparaître une réelle volonté des managers de l’implanter pour ceux qui ne l’ont pas encore réalisé.
Cette tendance est d’autant plus vérifiée que les managers des ressources humaines cherchent des outils leur permettant de répondre aux mieux aux exigences relatives aux changements organisationnels en cours.
Risques et limites d’un intranet en GRH
Un des risques majeur d’un intranet est la mauvaise utilisation de la part des salariés concernés. Cette mauvaise utilisation, caractérisée par un manque d’intérêt où par un manque de compétences, peut avoir plusieurs causes.
La première émane d’un manque de formation des acteurs organisationnels. Effectivement, même si l’intranet est un outil relativement simple à utiliser, il n’en reste pas moins nouveau pour de nombreux salariés lors de sa mise en oeuvre. Il convient donc d’accorder une place importante à la formation des acteurs ayant recours à l’intranet.
Ceci est d’autant plus important que l’introduction d’une nouvelle technologie dans l’entreprise peut aisément devenir source de district entre les membres maîtrisant la technologie et les autres.
Par ailleurs, une mauvaise identification des besoins au début du projet entraîne dans pratiquement tous les cas, un échec de celui-ci. Nous avons ainsi pu observer que dans bien des cas, le projet est décidé unilatéralement par la direction, qui se soucie peu de l’identification des besoins des utilisateurs.
Ceci a pour conséquence une mauvaise utilisation de l’outil, voire même dans la majorité des cas, une utilisation quasi nulle des potentialités de l’intranet.
Dans cette perspective, la solution de révision de l’outil à posteriori est inutile car Inefficace, tout simplement parce que les acteurs ne s’impliqueront plus dans un projet duquel ils ont été exclus antérieurement.
Le projet intranet, comme tout projet d’introduction de NTIC, peut provoquer la résistance de certains acteurs se sentant soit menacé, soit incompétents face à ce changement technologique.
Il est par conséquent très important de corréler changement technologique, organisationnel et social pour minimiser les risques d’échec du projet.
De même, il faut prendre en considération que l’installation d’un tel réseau informatique entraîne des changements parfois importants dans les modes de travail, ce qui doit inciter à évaluer a priori les conséquences que peut avoir la technologie à tous les niveaux de l’organisation.
Conclusion
En guise de conclusion, il est certain que l’intranet autorise une meilleure diffusion et un meilleur partage de l’information. Cependant, il convient de porter une attention particulière à la surcharge informationnelle.
Effectivement, le fait que le salarié ne puisse réellement avoir accès efficacement à l’information dont il a besoin peut entraîner une diminution voire une disparition de l’utilisation de l’outil par les acteurs organisationnels. Il faut tout de même noter que la majeure partie des intranets filtre l’information nécessaire à un acteur identifié,
