Les outils de la communication interne

Les outils de la communication interne sont multiples. L’adoption de tel ou tel outil dépend de l’objectif visé et de la cible concernée. On va dresser la liste de ces outils selon les formes de communication précitées.

Outils de la communication interne descendante

Ces outils permettent de renforcer l’intérêt du personnel pour son travail. On peut distinguer les rubriques suivantes :

Outils pour Former et Informer

Dans cette rubrique on trouve les outils suivants :

• Le Livret d’accueil : il s’agit sans doute du premier outil de cette rubrique en terme d’utilité et de nécessité. Un livret d’accueil exhaustif contient les informations suivantes :

1. Le rappel de la politique Général d’emploi ;
2. La présentation de Direction des Ressources Humaines ;
3. Informations liées à l’emploi : conventions collectives de référence, conditions d’embauche, horaire de travail, possibilité d’évolution de carrière, mutations et promotions, absences et congés, etc.
4. Informations concernant les rémunérations : politique salariale, modes et dates de paiement, éléments de rémunération, déclaration fiscale annuelle, etc.
5. Informations concernant les avantages sociaux ;
6. Informations concernant la politique de formation : informations obligatoire compte tenu des cotisations au fond de formation (OFPPT).
7. Quelques informations utiles : frais de déplacement, participation aux frais de transport, avances sur salaires, changement de situation personnelle, informations pratiques sur la sécurité ;
8. L’organigramme de l’entreprise : un organigramme est une pérennité limitée, donc s’il est nominatif, il faudra l’actualiser fréquemment. Pourvu qu’il soit indissociable de l’ensemble du livret, c’est tout le livret qu’il faudra refaire. Cela signifie que s’il on veut pouvoir modifier certaines parties comme les données salariales ou l’organigramme, le livret d’accueil devra prendre la forme d’uns reliure à anneaux, dont on rééditera les fiches une par une selon les besoins.

• La plaquette institutionnelle : elle est destinée à la fois à l’externe et à l’interne. Lorsque l’entreprise ne dispose pas d’un livret d’accueil, la plaquette peut servir de palliatif. Cependant, les informations qu’elle comporte sont loin d’être aussi nombreuses et pratiques que celles du livret. On y trouve principalement : historique, organisation, réalisations, dirigeants, esprit ou éthique de l’entreprise, implantation régionale.
• Le journal d’entreprise : il constitue le lien entre les membres du personnel et crée et renforce le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Le journal interne reflète la vie de l’entreprise (activités économiques et sociales, nouvelles des clients, des fournisseurs, résultats obtenus, etc). le journal d’entreprise bien qu’il soit un outil de la communication descendante par excellence, néanmoins un journal idéal est celui qui deviendra à plus ou moins brève échéance interactif en offrant au personnel la possibilité de s’exprimer dans ses colonnes. A ce moment, il participera pleinement au développement de la communication interne.
• Les Bulletins d’information, Lettres, notes et circulaires : Pour les bulletins, ils peuvent émaner de plusieurs sources, et être destinés uniquement à l’interne. Ils ont des périodicités variables et un caractère d’actualité. Ils sont de réalisation simple et peu coûteuse et comportent rarement plus de quatre pages. S’il y plusieurs bulletins, il faut veiller à ce qu’ils soient en bonne cohérence.

Concernant les lettres, notes et circulaires, ce sont des documents d’opportunité à utiliser cas par cas selon les besoins.

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• Le panneau d’affichage : Etant obligatoire, ce type doit accueillir les informations de la Direction des ressources humaines, des délégués syndicaux et du comité d’entreprise. On y trouvera donc une majorité d’informations règlementaires, de notes et de circulaires…

Outils pour mobiliser

‘’La mobilisation c’est d’abord le résultat d’une adéquation satisfaisante entre la nécessité et les besoins affichés par l’entreprise d’une part, et les attentes et ambitions individuelles exprimées ou ressenties d’autre part. Aucune entreprise ne peut réussir sa mobilisation sans une implication profonde et directe de ses dirigeants’’. Parmi ces outils, on trouve :

• Les journées portes ouvertes : On peut leur donner une vocation externe ou interne. Dans le dernier cas, ces journées sont décidées par la Direction Générale ou la Direction communication (ou une structure équivalente). Elles visent à faire découvrir l’entreprise dans sa globalité à chaque salarié, tout en facilitant des rencontres et des échanges. Peu coûteuses, elles sont très efficaces et bénéfiques pour le climat interne.
• Les réunions : dans le cadre de la communication descendante, les réunions sont formelles et visent à diffuser une information collective. Il en est une qui revêt une importance particulière, c’est la convention annuelle. Son but est de faire le bilan de l’exercice passé, d’annoncer les perspectives et objectifs et d’apporter une conviviale aux relations interpersonnelles.
• Le discours du Directeur Général : le personnel souhaite reconnaître un chef. Le discours du président répond notamment au besoin de reconnaissance du personnel par le chef ou la hiérarchie supérieure. Il peut être diffusé par écrit ou enregistré en vidéo. Cette dernière option de diffusion, en exploitant le pouvoir de fascination qu’exerce l’image télévisuel, est d’une grande portée.

Outils de la communication interne ascendante

Pour ces outils, ils visent à favoriser la remontée de l’information. Aucun support ne peut remplacer un déficit de contact direct. La communication ascendante marque l’attention et la disponibilité envers autrui. Elle permet d’avoir en retour une connaissance réelle des problèmes posés et, par la suite, la recherche effective des réponses les plus satisfaisantes.

Elle s’appuie sur les outils suivants :

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Outils pour enquêter

Les enquêtes et sondages : ce sont les moyens les plus courants pour mener un audit préalable à la mise en place d’une politique de communication.

Ces enquêtes et sondages d’opinions permettent d’apprécier la qualité du climat interne. Ils répondent à des questions de genre : Quelle est la perception de l’image en interne ? Quels sont les outils de communication interne existants ? sont-ils appréciés ? Quelles sont les attentes du personnel en matière de communication interne ? les cadres sont-ils de bons relais d’information ?

Il est indispensable que les résultats des enquêtes et sondages soient diffusés et que les mesures qui en découlent soient annoncées.

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Outils pour stimuler

• Les groupes de progrès ou Cercles de qualité : cet outil appartient aussi bien au domaine de la communication ascendante que celui de la communication interactive. Il s’agit de petits groupes de 5 à 10 personnes qui fonctionnent en permanence sur la base de volontariat. Ils se réunissent régulièrement à l’initiative d’un membre qui agit en qualité d’animateur pour étudier et analyser toutes les solutions susceptibles d’améliorer la qualité dans tous les domaines de l’entreprise.

Cet outil offre au personnel un potentiel d’exploitation très intéressant et très motivant car il lui permet de participer dans un contexte assez formel. Aussi, permet-il à l’entreprise de bénéficier des gains de productivité liés à l’amélioration de la qualité.

Les groupes déposent leurs propositions aux dirigeants qui procèdent à leur examen à la récompense des meilleures propositions au cours des manifestations en interne.

• Les Boîtes à Idées : Elles peuvent être très utiles à condition d’en respecter parfaitement le principe. Il faut informer le personnel de leur mise en place, fixer une mission ou des objectifs, relier cette mission à un thème, attribuer une durée de vie assez brève, promettre de récompenser les meilleures suggestions et mettre en pratique les propositions retenues.

Outils de la communication transversale

Ces outils permettent d’établir la communication entre services et de rapprocher ce que la spécialisation à tendance à séparer.

Etant donné que la communication transversale découle de la communication descendante et ascendante, certains outils dépendant de ces dernières peuvent être empruntés dans le cadre de la communication transversale comme le journal interne et les réunions.

A ces outils on peut ajouter l’intranet qui facilite et accroît considérablement l’échange informationnel de tous types entre les collaborateurs. Il favorise le travail coopératif et la coordination de projet et rend l’entreprise plus réactive et donc plus performante.

En Outre, il existe un des outils les plus importants permettant de susciter l’intérêt et d’impliquer l’ensemble du personnel, c’est le projet d’entreprise. On peut lire dans la définition du projet d’entreprise donnée par Hervé Serieyx ‘’il dote l’entreprise d’un cap.

Il utilise la capacité de contribution de tous pour bâtir une « cathédrale » en commun, un défi qui justifie qu’on se bat pour la qualité totale, l’innovation la vitesse. Il propose aux salariés démotivés des causes qui les mobilisent, où chacun peut trouver l’occasion de se réaliser et donc de situer sa propre aventure dans celle de l’entreprise’’.

Comportant des facteurs de motivation individuelle et collective pour chacun des membres du personnel, il contribue fortement à développer le fameux sentiment d’appartenance qui lui-même crée une émulation positive.

Pour fonctionner avec succès, le projet d’entreprise doit être compréhensible par tous, simple, concis, réaliste et ambitieux à la fois, il doit s’adresser à l’objectif de chaque employé et contribuer à assurer la pérennité de l’entreprise.

L’élaboration du projet d’entreprise reprend, dans les grandes lignes, la même méthodologie que celle suivie pour l’élaboration de la stratégie de communication ; Ainsi, après avoir dresser un état des lieux, un schéma de départ est établi lequel sera présenté sous forme de propositions aux employés qui le discutent, l’étudient le font évoluer.

La mise en forme finale est effectuée par la direction en prenant en considération les aménagements apportés par le personnel au cours des discussions.

La diffusion du projet d’entreprise peut prendre plusieurs formes :

• Document écrit : journal d’entreprise, affichage.
• Projection vidéo en réunion ;
• Organisation d’une grande convention.

Si l’entreprise est dispersée géographiquement, il faut éviter que les sites éloignés du siège soient impliqués avec retard. Il est important que chacun soit conscient qu’il peut et doit participer afin que le projet devienne l’expression de tous.

Dans la poursuite de réalisation du projet de base, un ensemble de mini projets émergera, et qui, additionnés les uns aux autres, permettront d’atteindre le but final, à condition qu’ils restent tous en cohérence. Grâce à ce système de dynamisme perpétuel, toute l’entreprise du haut en bas de la hiérarchie travaille en commun vers un même objectif. Il faudra donc en permanence :

• Etre à l’écoute pour collecter l’information ;
• Entretenir l’information du personnel par un système de relais ;
• Former et stimuler les cadres à relayer l’information ;
• Adapter le discours aux divers interlocuteurs.

Conclusion

Après avoir essayer de touche à l’ensemble des aspects concernant les outils de communication interne, il convient de traiter dans l’article suivant le moyen permettant la mise en pratique de tout ce qui a précédé et de la politique de communication en général. Il s’agit bien évidemment du plan de communication.