La gestion des stocks d’une entreprise doit être réalisée avec soin, afin d’être capable en permanence de connaître l’état de ceux-ci. Parmi les opérations de gestion des stocks nécessaires, on trouve :
- le magasinage ;
- la gestion des entrées/sorties ;
- les inventaires.
Table de matières
Le magasinage
Les stocks d’une entreprise sont placés dans un ou plusieurs magasins afin de les ranger entre leur réception et leur mise à disposition. Pour cette gestion, on trouve deux types d’organisation :
Gestion monomagasin
Dans ce type d’organisation, tous les produits sont stockés et gérés dans un lieu unique. Il a l’avantage de simplifier la gestion du stock, mais entraîne nécessairement de nombreuses manutentions, donc des délais et des coûts ;
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Gestion multimagasins
Afin de minimiser les manutentions, on préfère parfois répartir les stocks dans plusieurs magasins. Chaque magasin regroupe les produits par type (produits finis, matières premières…) ou en fonction de la proximité géographique.
Pour les produits, on peut également dissocier deux modes de gestion :
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Gestion monoemplacement
chaque article est stocké dans un et un seul emplacement. Ainsi, le suivi des quantités de cet article est facilité, les opérations d’inventaire sont simplifiées. Cependant, on retrouve l’inconvénient de la gestion monomagasin : les problèmes de manutention.
Gestion multiemplacements
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Dans ce type de gestion, un article peut être stocké à plusieurs endroits. On facilite ainsi les opérations de manutentions, mais il devient difficile d’avoir une vision globale du stock. Outre les problèmes d’inventaire que ce type de gestion induit, il est possible d’avoir un article en rupture dans un emplacement, alors qu’il est disponible dans un autre emplacement.
Cependant, ce type de gestion est plus en accord avec la gestion au point d’utilisation préconisée par l’approche du Lean Manufacturing. Dans ce cas, on aura un « stock de masse » localisé dans un magasin de stockage et un « stock bord de ligne » ou « stock libre-service » situé juste à côté des postes de travail.
La gestion des entrées/sorties
Afin de permettre un suivi des quantités en stock, chaque mouvement de stock (entrée ou sortie) doit faire l’objet d’une transaction. Pour être optimal, il est souhaitable que les mouvements soient saisis en temps réel sur le système informatique de gestion des stocks. On connaît ainsi à chaque moment l’état réel du stock.
La relation entre les quantités réellement en stock et les quantités indiquées par la gestion des stocks dépend de la rigueur avec laquelle les mouvements sont saisis. Toute erreur de saisie se traduira par un écart entre la réalité et les quantités indiquées dans les fichiers. Pour une gestion rigoureuse, il est indispensable de limiter l’accès des magasins aux seules personnes autorisées.
La gestion des entrées/sorties comprend deux types de transaction :
- la réception : elle consiste à entrer un produit dans le magasin. Pour ce type de transaction, il faut vérifier la conformité des produits reçus ainsi que la quantité.
- la sortie : les pièces demandées sont retirées du stock conformément à une commande client (produits finis) ou à un bon de sortie ou à une liste à servir (produits fabriqués).
Les inventaires
À tout moment, le gestionnaire doit être capable de fournir un état des stocks pour chaque référence en quantité et en emplacement. Pour vérifier la qualité de l’état des stocks (différence entre stock réel et image informatique du stock), il faut effectuer des inventaires et éventuellement remettre à jour l’image informatique du stock.
Ceci est nécessaire car il est très difficile dans une entreprise de maintenir en permanence la justesse de l’image informatique des stocks (erreur ou absence de déclaration, pertes, vols, mauvais coefficients dans les nomenclatures, et plus généralement absence de rigueur…).
Un inventaire consiste en une opération de comptage des articles dans les emplacements du magasin. On trouve principalement trois types d’inventaire.
- l’inventaire permanent : il consiste à tenir à jour en permanence les quantités en stock de chaque article grâce aux transactions d’entrées et de sorties (il ne s’agit pas ici d’une vérification de la quantité en stock par comptage) ;
- l’inventaire intermittent : il est en général effectué une fois par an en fin d’exercice comptable. Il est effectué pour tous les articles de l’entreprise, d’où une grosse charge de travail qui perturbe son activité ;
- l’inventaire tournant : il consiste à examiner le stock par groupe d’articles et à vérifier l’exactitude en quantité et localisation de ces articles. On définit généralement des fréquences d’inventaire tournant différentes selon l’importance de l’article.
Les logiciels spécialisés dans la gestion des emplacements de stockage (WMS : Wharehouse Management Software) permettent en général de prendre en charge les inventaires en créant chaque jour des listes d’inventaires qui respectent pour chaque article les fréquences de vérification