Les magasins : vue d’ensemble

Définition des magasins

Le magasin est l’endroit où les articles achetés ou fabriqués sont reçus, rangés, conservés, prélevés, distribués et le magasinage est l’ensemble de ces fonctions de réception, rangement, conservation, prélèvement, distribution.

Si tout magasin doit être conçu pour remplir ces fonctions d’une manière rationnelle et économique, il est évident qu’il doit être adapté à la nature des matériels consommés dans l’entreprise.

L’agencement sera tout différent suivant qu’il s’agit du magasin d’une taillerie de diamants, d’une chocolaterie ou d’un chantier naval.

Il est donc difficile d’énoncer des règles applicables à l’implantation, à l’agencement, au fonctionnement de tous les magasins. Par contre, certains principes généraux sont valables dans tous les cas mais ils doivent être adaptés à chaque nature de stock.

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la gestion des magasins

Donc les stocks d’une entreprise sont placés dans une ou plusieurs magasins pour les ranger entre leur réception et leur mise à
disposition ; pour cette gestion on trouve 2 types d’organisations :

• Gestion mono magasins : tous les produits sont classés et rangés dans un lieu unique. Ce type de gestion à l’avantage de simplifier la gestion du stock dans plusieurs magasins et donc plus de manutentions.
• Gestion multi magasins afin de minimiser les manutentions on préfère parfois repartir les stocks dans plusieurs magasins. Chaque magasin regroupe les produits par type (produits finis…) ou en fonction de la proximité pour les produits, on peut également dissocier 2 modes de gestion
  • Gestion mono-emplacement : chaque article se trouver dans un et un seul magasin ; le suivi des quantités de cet article est simplifié, les opérations d’inventaire sont facilités
  • Gestion multi-emplacement un article peut être stocké à plusieurs endroits pour faciliter les opérations de manutention mais il devient difficile d’avoir une vision globale du stock

Implantation du magasin

Le terrain sur le que est construit le magasin doit avant tout posséder des accès faciles ; c’est pourquoi si les tonnages qui y transitent sont élevés, le terrain doit être choisi en dehors du centre des agglomérations à proximité des autoroutes et en tous cas être desservi par une voie routière permettant le passage des camions de toutes tailles. et si parmi les matériels utilisés, il en est qui soient pondéreux encombrants –particulier et en bordure d’un canal ou sur les terre-pleins d’un port maritime ou fluvial.

Quant au bâtiment, il sera de plain-pied pour que les véhicules puissent y pénétrer et avoir une hauteur sous plafond suffisante pour y permettre la circulation des camions et des engins de manutention ; toutefois cette hauteur ne devra pas être exagérée afin que le chauffage reste à la fois efficace et peu coûteux.

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Des portes battantes, transparentes, isolent le bâtiment de l’extérieur ainsi que les diverses sales, sans gêner la circulation.

Les circulations doivent avoir des largeurs suffisantes pour permettre, suivant la nature des matériels stockés en bordure, le passage des camions, le passage et la manœuvre des engins de manutention, des chariots et des hommes.

Parc de stockage

Certains matériels n’exigeant pas une conservation sous abri peuvent être stockés sur parc. celui-ci sera évidemment de plain-pied, les aires de stockage étant simplement délimitées à la peinture –évidement, il sera construit sur un terrain plat et soigneusement drainé, son revêtement sera adopté à la nature et au poids des matériels stockés.

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Bien entendu, le parc sera clôturé, non pas seulement par crainte de vols, mais aussi pour que le chef du magasin puisse pour des simples questions d’ordre dans le travail, surveiller les allées permet d’en réduire la largeur, tout en diminuant les risques d’accident et en facilitant la surveillance.

Agencement des magasins

0 Stockage

Les casiers, en bois ou métalliques, autant que possible démontables et de dimensions réglables, servent à ranger les articles de faible dimension, soit sous emballage divisionnaire d’origine, soit hors emballage.

Certains casiers peuvent être équipés de tiroirs pour les très petites pièces. Mais la perte de place est assez grande et il ne faut mettre en casier que le stock en cours de distribution en conservant l’essentiel du stock de chaque article sous l’emballage d’origine.

Si leurs dimensions s’y prêtent, les caisses, cartons, conteneurs, constituant les emballages d’origine, sont placés sur palettes gerbées
ou mises sur des rayonnages de dimensions adaptées. Les râteliers offrent des possibilités de stockage commode pour les tuyaux, les fûts,
les barres, les bobines de câbles, les tôles, les panneaux. Les silos, les citernes offrent des possibilités de stockage économiques des produits en poudre ou en grains et des liquides livrés en vrac.

Bien entendu, les produits dangereux, explosifs, inflammables, seront stockés en appliquant la réglementation en vigueur et suivant des procédés agréés par les compagnies d’assurances.

Des enceintes conditionnées, à température et humidité déterminées et éventuellement réglables, permettent le stockage de produits périssables en atmosphère normale.

Les articles contenant des produits précieux (or, argent, platine…), dangereux (cyanure, arsenic, hallucinogènes…), d’emploi réglementé (armes, munitions…), sont conservés dans des locaux adaptés : coffresforts, chambres fortes, etc., dont la conception est agréée par les compagnies d’assurances.

D’une manière générale, dans un magasin recevant des articles « en gros » et les distribuant « en demi-gros » ou « au détail », les casiers ne doivent occuper qu’une petite partie de la surface disponible, la plus grande part de celle-ci étant réservée au stockage en emballages d’origine gerbés ou placés sur palettes.

Installations intérieures

Elles doivent, avant toutes autres choses, être conçues conformément aux règles de sécurité et d’hygiène : éviter les piliers, poutres, tuyaux, gaines, marches risquant d’être à l’origine d’accidents, ou au moins signaler de façon très apparente, conforme aux normes en vigueur, tous les obstacles à la circulation.

Les canalisations électriques doivent être à l’abri de contacts accidentels et les canalisations de fluides doivent être soigneusement repérées comme prévu dans les normes en vigueur (eau, vapeur, gaz liquéfiés…).

Dans le même esprit, les sols doivent être recouverts d’un revêtement antidérapant et antipoussières. Suivant la nature des produits stockés, des installations de détection et même d’extinction d’incendie, de détection d’émanations dangereuses, d’alarmes diverses (effraction, montée en température, montée en pression, etc.) sont souhaitables ou obligatoires.

Un bureau de dimensions suffisantes permet l’exécution de toutes les tâches administratives et la surveillance du bâtiment et du parc du
magasin.

Un hall est réservé à la réception des articles livrés : déchargement, réception qualificative et quantitative. Un autre est réservé à la préparation des expéditions : regroupement des articles par destination, emballage, chargement.

Un troisième enfin est prévu pour la distribution au détail avec banque de distribution immédiate et cases pour les distributions préparées à l’avance.

Manutention

Elles posent, dans les magasins de grande taille, des problèmes parfois difficiles à résoudre économiquement, surtout si les articles à manipuler sont de volumes, de poids, de dimensions très variables.

Suivant la nature des articles et le genre d’activité des magasins, on utilise des grues sur rail, grues automatrices, ponts roulants, ponts automoteurs, portiques, palans, treuils, chariots à bras, brouettes. Les constructeurs offrent un très grand choix d’engins apportant des solutions à tous les problèmes de manutention.

Ce qui est difficile, c’est de constituer le parc d’engins répondant, dans les conditions les plus économiques, aux besoins du magasin. Chaque cas doit être étudié spécialement, en recherchant toujours la solution la moins onéreuse et non pas la technique la plus avancée.

Enfin, lorsque les circonstances s’y prêtent, des robots, commandés par un ordinateur, peuvent résoudre d’une manière à la fois économique et élégante, les problèmes de manutention

Les taches administratives au magasin

Les opérations dont est chargé le magasin s’accompagnent d’informations, en amont et en aval de ces opérations ; l’enregistrement et éventuellement, le traitement de ces informations constitue les taches administratives incombant au magasin.

Réception

En vue de la réception, qualitative et quantitative, le magasin est informé des livraisons à venir, soit au moyen d’un double du bon de commande, soit au moyen d’un document spécifique qui servira à enregistrer la livraison acceptée ces documents doivent être soigneusement classés pour être facilement retrouvés au moment de La livraison ainsi que pour relancer les fournisseurs en retard si la relance incombe au magasin.

Au moment e la livraison, il appartient au magasin de :

• faire par écrit les réserves éventuelles auprès du transporteur.
• payer éventuellement le transporteur si cette opération est prévue à la commande ou au contrat de transport.
• noter sur le bon de réception les fournisseurs acceptées et transmettre ce document au service achats.
• éventuellement, enregistrer le mouvement d’entrée en ordinateur si le magasin dispose d’un poste périphérique.
• éventuellement, inscrire le mouvement d’entrée sur les fiches de stock si l’entreprise ne disposant pas d’un ordinateur fournissant les informations fraîches à une fréquence suffisante, des fiches de stock doit être tenues au magasin.

Rangement

Suivant le mode d’organisation du magasin, le magasinier peut être amené à noter sur les fiches l’emplacement où un matériel qui vient d’être livré est rangé, ou à l’indiquer à l’ordinateur à quel emplacement ce matériel doit être rangé.

Quoiqu’il en soit, il faut toujours connaître, au magasin, d’une manière ou d’une autre, d’une part le ou les emplacements de stockage d’un article, d’autre part les emplacements libres et banalisées ainsi que les emplacements libres et réservés.

Conservation

Cette opération donne lieu à une tache administrative très importante, qui est l’inventaire par comptage.

En outre, suivant l’organisation propre à chaque entreprise et, en particulier suivant le degré de sophistication de l’automatisation u traitement de l’information dans les entreprises qui disposent de l’ordinateur, le magasin pourra se voir confier la tenue de fiches de casiers, de fiches de stock en quantités ou en quantités et valeurs ainsi que de fiches de réservation.

Prélèvement

Un article ne peut être prélevé du stock que sur ordre, en principe écrit, reçu au magasin. Cependant, dans les entreprises assurant un
service continu, on peut être amené à aller chercher un article au magasin la nuit, les jours fériés, en l’absence des magasiniers.

Sans que des formalités administratives ralentissent ces opérations souvent caractérisées par l’urgence, il est très important que le responsable de tels prélèvements les notifie au magasin, a posteriori mais rapidement, au moyen, par exemple, d’un feuillet de son rapport journalier d’activité.

En effet, l’omission de ces comptes rendus par les équipes de permanence est à l’origine d’un grand nombre de différences d’inventaires ;
en outre, si ces notifications sont bien faites, elles éviteront d’éventuelles recherches d’origine de détournement ou de vol.

Une fois le prélèvement fait, il appartient au magasinier de rédiger, éventuellement, le bon de sortie, d’y inscrire la quantité prélevée, d’enregistrer, éventuellement, la sortie sur les fiches de stocks ou de casiers ; puis, suivant l’organisation de l’entreprise, le magasinier aura à valoriser le bon de sortie (dont un exemplaire peut alors servir de facture pour le client), à transmettre l’information à l’ordinateur, à faire suivre le bon de sortie au Service de la Comptabilité Matières directement ou via le Service Approvisionnements.

Distribution

S’il s’agit d’une distribution directe, la seule charge d’ordre administratif consiste à demander une signature à l’utilisateur sur le bon de sortie.

Si au contraire, la distribution prend la forme d’une expédition, il appartient au magasin de préparer et remettre au transporteur des divers documents de transport et éventuellement de douane.

Bien entendu, suivant la finalité et l’organisation de l’entreprise ces documents peuvent être émis par un Service spécialisé qui les enverra au magasin en même temps que l’ordre d’expédition et le bon de sortie