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Étape 3 : Analyser les processus et leurs objectifs
Objectifs
- Comprendre en profondeur les processus ciblés par l’audit
- Identifier les objectifs spécifiques de chaque processus
- Préparer le terrain pour l’identification et l’évaluation des risques (Étape 4)
Éléments clés à considérer
- 📊 Cartographie des processus existante
- 📑 Documentation des procédures
- 🎯 Objectifs stratégiques de l’organisation
- 💼 Entretiens avec les propriétaires de processus
Mode opératoire simplifié
- Recueillir la documentation des processus
- Réaliser des entretiens avec les acteurs clés
- Observer les processus en action
- Cartographier les processus et leurs interactions
- Identifier les objectifs spécifiques de chaque processus
- Aligner les objectifs des processus avec les objectifs organisationnels
Facteurs clés de succès
- Implication active des propriétaires de processus
- Compréhension holistique des flux de travail
- Identification précise des points de contrôle existants
- Alignement clair entre les processus et la stratégie de l’organisation
Sortie
- Cartographie détaillée des processus
- Liste des objectifs par processus
- Rapport préliminaire sur l’alignement des processus avec la stratégie
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Recueillir la documentation | Équipe d’audit | Checklist documentaire | Collecter les manuels de procédures, les diagrammes de flux, les descriptions de postes | Utiliser les contacts établis lors de la réunion d’ouverture (Étape 2) |
| 2 – Réaliser des entretiens | Équipe d’audit | Guide d’entretien | Interroger les responsables de processus sur les objectifs, les défis et les contrôles | S’appuyer sur le calendrier défini à l’Étape 2 |
| 3 – Observer les processus | Équipe d’audit | Grille d’observation | Suivre le déroulement des processus en temps réel pour identifier les écarts potentiels | Comparer avec les descriptions fournies lors des entretiens |
| 4 – Cartographier les processus | Équipe d’audit | Logiciel de cartographie | Créer des diagrammes de flux détaillés montrant les étapes, les décisions et les points de contrôle | Préparer la base pour l’identification des risques (Étape 4) |
| 5 – Identifier les objectifs | Équipe d’audit, Propriétaires de processus | Matrice d’objectifs | Lister les objectifs spécifiques pour chaque processus majeur | Aligner avec les objectifs globaux discutés à l’Étape 1 |
| 6 – Aligner les objectifs | CAE*, Équipe d’audit | Tableau de bord stratégique | Vérifier la cohérence entre les objectifs des processus et la stratégie globale | Préparer l’évaluation des risques basée sur les objectifs (Étape 4) |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 2 – Conduire la réunion d’ouverture
- Utilisation des contacts et des ressources identifiés lors de la réunion d’ouverture
- Suivi du calendrier et de la méthodologie présentés aux parties prenantes
Points de liaison avec l’Étape 4 – Identifier et évaluer les risques
- La cartographie des processus servira de base pour l’identification des risques
- Les objectifs identifiés guideront l’évaluation de l’impact potentiel des risques
- Les points de contrôle observés seront évalués pour leur efficacité face aux risques
Préparation pour l’Étape 4
- Préparer une liste préliminaire des zones de risque potentielles basée sur l’analyse des processus
- Identifier les indicateurs clés de performance (KPI) et de risque (KRI) pour chaque processus
- Planifier des sessions de brainstorming sur les risques avec les propriétaires de processus
Étape suivante
4 – Identifier et évaluer les risques
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