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Étape 2 : Conduire la réunion d’ouverture
Objectifs
- Présenter officiellement la mission d’audit aux parties prenantes
- Confirmer et affiner les objectifs et le périmètre définis dans l’Étape 1
- Établir une compréhension commune des attentes et du processus d’audit
- Préparer le terrain pour l’analyse des processus (Étape 3)
Éléments clés à considérer
- 📄 Ordre de mission et document de cadrage de l’Étape 1
- 👥 Liste des participants identifiés
- 🎯 Objectifs et périmètre préliminaires
- 📅 Calendrier prévisionnel de la mission
Mode opératoire simplifié
- Préparer la logistique de la réunion
- Présenter l’équipe d’audit et les participants
- Exposer les objectifs et le périmètre de la mission
- Discuter du calendrier et de la méthodologie
- Répondre aux questions et préoccupations
- Confirmer les prochaines étapes et les points de contact
Facteurs clés de succès
- Communication claire et transparente
- Engagement actif de toutes les parties prenantes
- Résolution des ambiguïtés ou malentendus potentiels
- Établissement d’un climat de confiance et de coopération
Sortie
- Compte-rendu de la réunion d’ouverture
- Plan d’audit ajusté (si nécessaire)
- Liste des contacts clés et des ressources requises
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Préparer la logistique | CAE*, Équipe d’audit | Checklist de réunion | Réserver une salle, préparer le matériel de présentation, envoyer les invitations | Utiliser la liste des parties prenantes de l’Étape 1 |
| 2 – Présenter l’équipe et les participants | CAE* | Diapositives de présentation | Brève introduction de chaque membre de l’équipe d’audit et des participants clés | S’appuyer sur les informations des clients identifiés dans l’Étape 1 |
| 3 – Exposer les objectifs et le périmètre | CAE* | Présentation visuelle | Utiliser des diagrammes ou des listes pour clarifier le champ de l’audit | Présenter et valider les éléments définis dans l’Étape 1 |
| 4 – Discuter du calendrier et de la méthodologie | CAE*, Équipe d’audit | Planning prévisionnel, méthodologie d’audit | Expliquer les phases de l’audit, les délais estimés, les méthodes de collecte de données | Préparer le terrain pour l’analyse des processus de l’Étape 3 |
| 5 – Répondre aux questions | Tous | FAQ préparée | Anticiper les questions courantes, être ouvert aux préoccupations inattendues | Clarifier les points soulevés lors de la définition du périmètre (Étape 1) |
| 6 – Confirmer les prochaines étapes | CAE* | Fiche de suivi | Résumer les actions convenues, les responsables et les délais | Établir le lien avec l’analyse des processus à venir (Étape 3) |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 1 – Préciser les objectifs et le périmètre de la mission
- Utilisation de l’ordre de mission et du document de cadrage comme base de la présentation
- Validation et ajustement éventuel des objectifs et du périmètre définis précédemment
- Discussion des attentes des clients identifiés lors de l’Étape 1
Points de liaison avec l’Étape 3 – Analyser les processus et leurs objectifs
- Identification préliminaire des processus clés à analyser
- Obtention de l’engagement des propriétaires de processus pour la phase d’analyse
- Discussion des ressources et de l’accès nécessaires pour l’analyse des processus
Préparation pour l’Étape 3
- Établir un calendrier détaillé pour les entretiens et les observations de processus
- Identifier les documents et les systèmes à examiner lors de l’analyse
- Préparer des guides d’entretien basés sur les informations recueillies lors de la réunion d’ouverture
Étape suivante
3 – Analyser les processus et leurs objectifs
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