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Étape 15 : Conduire la réunion de clôture
Objectifs
- Présenter les principaux constats et recommandations de l’audit
- Obtenir une compréhension commune des résultats de l’audit
- Discuter des premières réactions et commentaires des audités
- Établir les bases pour l’élaboration du plan d’action
- Clarifier les prochaines étapes du processus d’audit
Éléments clés à considérer
- 📊 Synthèse des constats et recommandations (Étape 14)
- 🎯 Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
- 👥 Liste des participants à la réunion
- ⏱️ Durée prévue de la réunion
- 🗓️ Calendrier pour les étapes suivantes
Mode opératoire simplifié
- Préparer l’agenda et les supports de présentation
- Accueillir les participants et rappeler les objectifs de la réunion
- Présenter les principaux constats et recommandations
- Faciliter la discussion et répondre aux questions
- Recueillir les premières réactions des audités
- Clarifier les prochaines étapes et les délais
- Conclure la réunion et remercier les participants
Facteurs clés de succès
- Préparation minutieuse de la présentation et anticipation des questions
- Communication claire et objective des résultats
- Écoute active et gestion constructive des réactions des audités
- Maintien d’une atmosphère professionnelle et collaborative
- Focalisation sur les faits et les opportunités d’amélioration
Sortie
- Compte-rendu de la réunion de clôture
- Liste des points nécessitant un suivi ou une clarification
- Premières réactions des audités sur les recommandations
- Accord sur le calendrier pour la finalisation du rapport et du plan d’action
- Base pour l’élaboration du plan d’action détaillé
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Préparer la réunion | CAE*, Équipe d’audit | Logiciel de présentation | Créer des diapositives résumant les principaux constats | Utilise la synthèse de l’Étape 14 |
| 2 – Accueillir et introduire | CAE* | Agenda de réunion | Rappeler le contexte et les objectifs de l’audit | Réfère aux objectifs définis à l’Étape 1 |
| 3 – Présenter les résultats | CAE*, Chefs d’équipe | Présentation visuelle | Exposer les constats majeurs et les recommandations clés | Présente les résultats de l’Étape 14 |
| 4 – Faciliter la discussion | CAE* | Techniques de facilitation | Encourager les questions et clarifier les points ambigus | Approfondit la compréhension des résultats |
| 5 – Recueillir les réactions | Équipe d’audit | Grille de feedback | Noter les commentaires et les préoccupations des audités | Prépare le terrain pour l’Étape 16 |
| 6 – Clarifier les prochaines étapes | CAE* | Calendrier provisoire | Expliquer le processus de finalisation du rapport et du plan d’action | Anticipe les Étapes 16 et 17 |
| 7 – Conclure la réunion | CAE* | Checklist de clôture | Résumer les points clés et les actions convenues | Prépare la transition vers l’Étape 16 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 14 – Analyser les causes, élaborer les recommandations
- Présentation des résultats de l’analyse des causes
- Explication du raisonnement derrière les recommandations
- Utilisation des preuves pour soutenir les constats présentés
Points de liaison avec l’Étape 16 – Finaliser le plan d’action
- Recueil des premières réactions pour affiner le plan d’action
- Identification des domaines nécessitant une collaboration plus étroite
- Établissement d’un calendrier préliminaire pour l’élaboration du plan
Préparation pour l’Étape 16
- Compiler les commentaires et les questions soulevées pendant la réunion
- Identifier les recommandations nécessitant des ajustements ou des précisions
- Préparer une ébauche de structure pour le plan d’action
Étape suivante
16 – Finaliser le plan d’action
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