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Étape 14 : Analyser les causes, élaborer les recommandations
Objectifs
- Identifier les causes profondes des écarts constatés
- Développer des recommandations pertinentes et réalisables
- Évaluer l’impact potentiel des recommandations
- Préparer une base solide pour le plan d’action
Éléments clés à considérer
- 📊 Preuves d’audit validées (Étape 13)
- 🚩 Liste des écarts confirmés (Étape 13)
- 🎯 Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
- 🔍 Critères d’audit définis (Étape 6)
- 💼 Contexte organisationnel et contraintes opérationnelles
Mode opératoire simplifié
- Analyser en profondeur chaque écart confirmé
- Identifier les causes racines à l’aide de techniques appropriées
- Brainstormer des solutions potentielles
- Évaluer la faisabilité et l’impact des solutions proposées
- Élaborer des recommandations détaillées
- Prioriser les recommandations
- Documenter l’analyse et les recommandations
Facteurs clés de succès
- Implication des parties prenantes clés dans l’analyse des causes
- Utilisation de techniques d’analyse structurées (ex: 5 Pourquoi, Diagramme d’Ishikawa)
- Créativité et ouverture d’esprit dans la recherche de solutions
- Prise en compte des contraintes et des ressources de l’organisation
- Formulation claire et actionnable des recommandations
Sortie
- Analyse détaillée des causes pour chaque écart majeur
- Liste de recommandations priorisées et justifiées
- Évaluation de l’impact potentiel des recommandations
- Base pour l’élaboration du plan d’action
- Documentation de l’analyse et du processus de réflexion
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Analyser les écarts | Équipe d’audit | Matrice d’analyse des écarts | Décomposer chaque écart en ses éléments constitutifs | Utilise la liste d’écarts de l’Étape 13 |
| 2 – Identifier les causes racines | Auditeurs, Experts métier | Diagramme d’Ishikawa, 5 Pourquoi | Conduire des sessions d’analyse avec les parties prenantes | Se base sur l’analyse approfondie des écarts |
| 3 – Brainstormer des solutions | Équipe d’audit, Parties prenantes | Outils de brainstorming, Mind mapping | Organiser des ateliers de réflexion créative | S’appuie sur les causes racines identifiées |
| 4 – Évaluer les solutions | CAE*, Experts métier | Matrice d’évaluation des solutions | Noter chaque solution selon des critères prédéfinis | Utilise les résultats du brainstorming |
| 5 – Élaborer les recommandations | Équipe d’audit | Template de recommandation | Rédiger des recommandations SMART pour chaque écart majeur | Se base sur les solutions évaluées |
| 6 – Prioriser les recommandations | CAE*, Chefs d’équipe | Matrice de priorisation | Classer les recommandations selon leur impact et leur faisabilité | Organise les recommandations élaborées |
| 7 – Documenter l’analyse | Équipe d’audit | Logiciel de gestion de projet | Créer un dossier complet d’analyse et de recommandations | Prépare le terrain pour l’Étape 15 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 13 – Valider les preuves d’audit
- Utilisation des preuves validées comme base de l’analyse
- Approfondissement des écarts confirmés
- Référence aux objectifs d’audit pour guider l’analyse des causes
Points de liaison avec l’Étape 15 – Conduire la réunion de clôture
- Préparation d’une synthèse des principales constatations et recommandations
- Anticipation des questions et des réactions potentielles des audités
- Élaboration d’arguments solides pour justifier les recommandations
Préparation pour l’Étape 15
- Préparer une présentation claire et concise des résultats de l’analyse
- Anticiper les objections potentielles et préparer des réponses
- Identifier les points clés nécessitant une attention particulière lors de la réunion de clôture
Étape suivante
15 – Conduire la réunion de clôture
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