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Étape 14 : Analyser les causes, élaborer les recommandations
Objectifs
- Identifier les causes profondes des écarts constatés
- Développer des recommandations pertinentes et réalisables
- Évaluer l’impact potentiel des recommandations
- Préparer une base solide pour le plan d’action
Éléments clés à considérer
Preuves d’audit validées (Étape 13)
Liste des écarts confirmés (Étape 13)
Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
Critères d’audit définis (Étape 6)
Contexte organisationnel et contraintes opérationnelles
Mode opératoire simplifié
- Analyser en profondeur chaque écart confirmé
- Identifier les causes racines à l’aide de techniques appropriées
- Brainstormer des solutions potentielles
- Évaluer la faisabilité et l’impact des solutions proposées
- Élaborer des recommandations détaillées
- Prioriser les recommandations
- Documenter l’analyse et les recommandations
Facteurs clés de succès
- Implication des parties prenantes clés dans l’analyse des causes
- Utilisation de techniques d’analyse structurées (ex: 5 Pourquoi, Diagramme d’Ishikawa)
- Créativité et ouverture d’esprit dans la recherche de solutions
- Prise en compte des contraintes et des ressources de l’organisation
- Formulation claire et actionnable des recommandations
Sortie
- Analyse détaillée des causes pour chaque écart majeur
- Liste de recommandations priorisées et justifiées
- Évaluation de l’impact potentiel des recommandations
- Base pour l’élaboration du plan d’action
- Documentation de l’analyse et du processus de réflexion
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Analyser les écarts | Équipe d’audit | Matrice d’analyse des écarts | Décomposer chaque écart en ses éléments constitutifs | Utilise la liste d’écarts de l’Étape 13 |
| 2 – Identifier les causes racines | Auditeurs, Experts métier | Diagramme d’Ishikawa, 5 Pourquoi | Conduire des sessions d’analyse avec les parties prenantes | Se base sur l’analyse approfondie des écarts |
| 3 – Brainstormer des solutions | Équipe d’audit, Parties prenantes | Outils de brainstorming, Mind mapping | Organiser des ateliers de réflexion créative | S’appuie sur les causes racines identifiées |
| 4 – Évaluer les solutions | CAE*, Experts métier | Matrice d’évaluation des solutions | Noter chaque solution selon des critères prédéfinis | Utilise les résultats du brainstorming |
| 5 – Élaborer les recommandations | Équipe d’audit | Template de recommandation | Rédiger des recommandations SMART pour chaque écart majeur | Se base sur les solutions évaluées |
| 6 – Prioriser les recommandations | CAE*, Chefs d’équipe | Matrice de priorisation | Classer les recommandations selon leur impact et leur faisabilité | Organise les recommandations élaborées |
| 7 – Documenter l’analyse | Équipe d’audit | Logiciel de gestion de projet | Créer un dossier complet d’analyse et de recommandations | Prépare le terrain pour l’Étape 15 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 13 – Valider les preuves d’audit
- Utilisation des preuves validées comme base de l’analyse
- Approfondissement des écarts confirmés
- Référence aux objectifs d’audit pour guider l’analyse des causes
Points de liaison avec l’Étape 15 – Conduire la réunion de clôture
- Préparation d’une synthèse des principales constatations et recommandations
- Anticipation des questions et des réactions potentielles des audités
- Élaboration d’arguments solides pour justifier les recommandations
Préparation pour l’Étape 15
- Préparer une présentation claire et concise des résultats de l’analyse
- Anticiper les objections potentielles et préparer des réponses
- Identifier les points clés nécessitant une attention particulière lors de la réunion de clôture
Étape suivante
15 – Conduire la réunion de clôture
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