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Table de matières
Étape 12 : Collecter les informations et constituer les preuves d’audit
Objectifs
- Rassembler des informations pertinentes et fiables pour soutenir les conclusions de l’audit
- Appliquer les méthodes de collecte définies dans le programme de travail
- Constituer un dossier de preuves solide et bien documenté
- Identifier les écarts potentiels par rapport aux critères d’audit
Éléments clés à considérer
Programme de travail détaillé (Étape 8)
Méthodes d’audit sélectionnées (Étape 7)
Échantillonnage défini (si applicable)
Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
Contraintes de confidentialité et de sécurité des données
Mode opératoire simplifié
- Préparer les outils et supports de collecte
- Mener des entretiens avec les personnes clés
- Effectuer des observations sur le terrain
- Analyser les documents et les données
- Réaliser des tests et des vérifications
- Documenter et organiser les preuves collectées
- Évaluer la suffisance et la pertinence des preuves
Facteurs clés de succès
- Systématique et rigueur dans la collecte et la documentation des preuves
- Objectivité et impartialité dans l’approche de collecte
- Respect des protocoles de confidentialité et de sécurité
- Flexibilité pour adapter les méthodes de collecte si nécessaire
- Communication efficace avec les auditées pour faciliter l’accès aux informations
Sortie
- Dossier de preuves d’audit organisé et indexé
- Notes d’entretiens et d’observations
- Résultats des tests et analyses effectués
- Liste des écarts potentiels identifiés
- Journal de collecte des preuves
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Préparer les outils | Équipe d’audit | Modèles de collecte, Logiciels d’audit | Créer des grilles d’entretien et des check-lists d’observation | Basé sur les méthodes sélectionnées à l’Étape 7 |
| 2 – Mener des entretiens | Auditeurs | Guide d’entretien, Enregistreur | Conduire des entretiens semi-structurés avec les responsables de processus | Suivre le plan établi lors de la réunion de lancement (Étape 11) |
| 3 – Effectuer des observations | Auditeurs | Grille d’observation, Appareil photo | Observer et documenter les processus en action | Cibler les zones identifiées comme à risque à l’Étape 4 |
| 4 – Analyser les documents | Auditeurs | Logiciel d’analyse de données | Examiner les politiques, procédures et rapports pertinents | Se concentrer sur les documents listés dans le programme de travail (Étape 8) |
| 5 – Réaliser des tests | Auditeurs | Outils de test spécifiques | Effectuer des tests de cheminement, des réconciliations | Appliquer les techniques définies dans le programme de travail (Étape 8) |
| 6 – Documenter les preuves | Équipe d’audit | Système de gestion des preuves | Indexer et classer systématiquement toutes les preuves collectées | Préparer pour la validation des preuves à l’Étape 13 |
| 7 – Évaluer les preuves | CAE*, Chefs d’équipe | Matrice d’évaluation des preuves | Vérifier que les preuves couvrent tous les objectifs d’audit | Identifier les lacunes à combler avant l’Étape 13 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 11 – Conduire la réunion de lancement de la phase Accomplissement
- Mise en œuvre du plan d’action défini lors de la réunion de lancement
- Utilisation des rôles et responsabilités clarifiés pour guider la collecte d’informations
- Suivi du calendrier établi pour les activités de collecte
Points de liaison avec l’Étape 13 – Valider les preuves d’audit
- Organisation systématique des preuves pour faciliter leur validation
- Identification préliminaire des écarts potentiels à approfondir
- Préparation d’un résumé des preuves collectées pour discussion avec l’équipe
Préparation pour l’Étape 13
- Compiler un résumé des principales preuves collectées
- Identifier les domaines nécessitant une validation ou une collecte supplémentaire
- Préparer une présentation des résultats préliminaires pour l’équipe d’audit
Étape suivante
13 – Valider les preuves d’audit
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