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Étape 11 : Conduire la réunion de lancement de la phase Accomplissement
Objectifs
- Marquer officiellement le début de la phase d’accomplissement de l’audit
- Présenter l’organisation validée de la mission à toute l’équipe d’audit
- Clarifier les rôles, les responsabilités et les attentes pour chaque membre de l’équipe
- Assurer une compréhension commune des objectifs, du périmètre et de la méthodologie de l’audit
Éléments clés à considérer
Organisation validée de la mission (Étape 10)
Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
Composition et compétences de l’équipe d’audit
Calendrier détaillé des activités d’audit
Méthodologie et approche d’audit validées
Mode opératoire simplifié
- Préparer l’ordre du jour et les supports de la réunion
- Convoquer tous les membres de l’équipe d’audit
- Présenter l’organisation validée de la mission
- Clarifier les rôles et responsabilités individuels
- Discuter des défis potentiels et des stratégies d’atténuation
- Répondre aux questions et préoccupations de l’équipe
- Définir les prochaines étapes et les échéances clés
Facteurs clés de succès
- Communication claire et concise des informations essentielles
- Engagement actif de tous les membres de l’équipe
- Résolution immédiate des ambiguïtés ou des malentendus
- Création d’un esprit d’équipe et d’une dynamique positive
- Documentation précise des décisions et des actions convenues
Sortie
- Procès-verbal de la réunion de lancement
- Liste des actions à entreprendre et des responsables associés
- Document de confirmation des rôles et responsabilités signé par chaque membre de l’équipe
- Calendrier finalisé des activités d’audit
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Préparer la réunion | CAE*, Équipe de direction de l’audit | Modèle d’ordre du jour, Présentation PowerPoint | Élaborer une présentation synthétique de l’organisation de la mission | Utiliser l’organisation validée à l’Étape 10 |
| 2 – Convoquer l’équipe | CAE*, Support administratif | Outil de planification, Emails | Envoyer des invitations avec l’ordre du jour et les documents préparatoires | S’assurer que tous les membres identifiés à l’Étape 9 sont invités |
| 3 – Présenter l’organisation | CAE* | Présentation visuelle | Expliquer la structure de l’équipe, le calendrier et les objectifs clés | Reprendre les éléments validés à l’Étape 10 |
| 4 – Clarifier les rôles | CAE*, Chefs d’équipe | Matrice RACI | Détailler les responsabilités spécifiques de chaque membre de l’équipe | Aligner avec l’allocation des ressources de l’Étape 9 |
| 5 – Discuter des défis | Toute l’équipe | Brainstorming, Analyse de risques | Identifier les obstacles potentiels et proposer des solutions | Se référer aux risques identifiés aux Étapes 4 et 5 |
| 6 – Séance de Q&R | CAE*, Toute l’équipe | Session ouverte | Encourager les questions et fournir des réponses claires | Clarifier tous les points soulevés lors des étapes précédentes |
| 7 – Définir les prochaines étapes | CAE*, Chefs d’équipe | Tableau des jalons | Établir un plan d’action détaillé pour les premières semaines de l’audit | Préparer la collecte d’informations de l’Étape 12 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 10 – Valider l’organisation de la mission
- Présentation de l’organisation validée comme base de la réunion de lancement
- Communication des rôles et responsabilités définis lors de la validation
- Explication des ajustements finaux apportés à l’organisation de la mission
Points de liaison avec l’Étape 12 – Collecter les informations et constituer les preuves d’audit
- Définition claire des attentes en matière de collecte d’informations
- Attribution des tâches spécifiques de collecte de données aux membres de l’équipe
- Établissement d’un calendrier précis pour le début de la collecte des preuves
Préparation pour l’Étape 12
- Identifier les sources d’information prioritaires
- Préparer les outils et modèles nécessaires à la collecte de données
- Planifier les premiers entretiens et observations sur le terrain
Étape suivante
12 – Collecter les informations et constituer les preuves d’audit
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