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Étape 11 : Conduire la réunion de lancement de la phase Accomplissement
Objectifs
- Marquer officiellement le début de la phase d’accomplissement de l’audit
- Présenter l’organisation validée de la mission à toute l’équipe d’audit
- Clarifier les rôles, les responsabilités et les attentes pour chaque membre de l’équipe
- Assurer une compréhension commune des objectifs, du périmètre et de la méthodologie de l’audit
Éléments clés à considérer
- 📋 Organisation validée de la mission (Étape 10)
- 🎯 Objectifs et périmètre de l’audit (Étape 1)
- 👥 Composition et compétences de l’équipe d’audit
- 📅 Calendrier détaillé des activités d’audit
- 🔍 Méthodologie et approche d’audit validées
Mode opératoire simplifié
- Préparer l’ordre du jour et les supports de la réunion
- Convoquer tous les membres de l’équipe d’audit
- Présenter l’organisation validée de la mission
- Clarifier les rôles et responsabilités individuels
- Discuter des défis potentiels et des stratégies d’atténuation
- Répondre aux questions et préoccupations de l’équipe
- Définir les prochaines étapes et les échéances clés
Facteurs clés de succès
- Communication claire et concise des informations essentielles
- Engagement actif de tous les membres de l’équipe
- Résolution immédiate des ambiguïtés ou des malentendus
- Création d’un esprit d’équipe et d’une dynamique positive
- Documentation précise des décisions et des actions convenues
Sortie
- Procès-verbal de la réunion de lancement
- Liste des actions à entreprendre et des responsables associés
- Document de confirmation des rôles et responsabilités signé par chaque membre de l’équipe
- Calendrier finalisé des activités d’audit
Mode opératoire détaillé
| Sous-étapes/Guides de réflexion | Acteurs | Outils | Exemples pratiques | Lien avec l’étape précédente/suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 – Préparer la réunion | CAE*, Équipe de direction de l’audit | Modèle d’ordre du jour, Présentation PowerPoint | Élaborer une présentation synthétique de l’organisation de la mission | Utiliser l’organisation validée à l’Étape 10 |
| 2 – Convoquer l’équipe | CAE*, Support administratif | Outil de planification, Emails | Envoyer des invitations avec l’ordre du jour et les documents préparatoires | S’assurer que tous les membres identifiés à l’Étape 9 sont invités |
| 3 – Présenter l’organisation | CAE* | Présentation visuelle | Expliquer la structure de l’équipe, le calendrier et les objectifs clés | Reprendre les éléments validés à l’Étape 10 |
| 4 – Clarifier les rôles | CAE*, Chefs d’équipe | Matrice RACI | Détailler les responsabilités spécifiques de chaque membre de l’équipe | Aligner avec l’allocation des ressources de l’Étape 9 |
| 5 – Discuter des défis | Toute l’équipe | Brainstorming, Analyse de risques | Identifier les obstacles potentiels et proposer des solutions | Se référer aux risques identifiés aux Étapes 4 et 5 |
| 6 – Séance de Q&R | CAE*, Toute l’équipe | Session ouverte | Encourager les questions et fournir des réponses claires | Clarifier tous les points soulevés lors des étapes précédentes |
| 7 – Définir les prochaines étapes | CAE*, Chefs d’équipe | Tableau des jalons | Établir un plan d’action détaillé pour les premières semaines de l’audit | Préparer la collecte d’informations de l’Étape 12 |
*CAE : Chef Auditeur Externe
Points de liaison avec l’Étape 10 – Valider l’organisation de la mission
- Présentation de l’organisation validée comme base de la réunion de lancement
- Communication des rôles et responsabilités définis lors de la validation
- Explication des ajustements finaux apportés à l’organisation de la mission
Points de liaison avec l’Étape 12 – Collecter les informations et constituer les preuves d’audit
- Définition claire des attentes en matière de collecte d’informations
- Attribution des tâches spécifiques de collecte de données aux membres de l’équipe
- Établissement d’un calendrier précis pour le début de la collecte des preuves
Préparation pour l’Étape 12
- Identifier les sources d’information prioritaires
- Préparer les outils et modèles nécessaires à la collecte de données
- Planifier les premiers entretiens et observations sur le terrain
Étape suivante
12 – Collecter les informations et constituer les preuves d’audit
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