Les 3 phases de la mission d’audit interne

L’objet de cet article est de décrire les travaux que l’auditeur doit exécuter pour atteindre les objectifs assignés à sa mission. Le problème se pose à la fois :

• Sur le plan qualitatif à savoir la nature des travaux à mettre en œuvre.
• Sur le plan quantitatif à savoir l’importance des travaux à effectuer.

Les phases de la mission d’audit interne sont en nombre de trois : la phase de préparation, la phase de réalisation et la phase de conclusion

Donc voici ce que vous allez apprendre dans cet article :

Phase de préparation d’audit interne

C’est la période au cours de laquelle les travaux préparatoires vont être réalisé et ce avant de passer à l’action (phase de réalisation). Pour l’auditeur, il s’agit de chercher les informations nécessaires capables de cerner le sujet audité. Cette phase consiste à des observations, à des études préliminaires et à repérer les zones de risques, elle se compose de 4 étapes :

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L’ordre de mission

Selon IFACI, l’ordre de mission est le mandat donné par le directeur générale qui informe les principaux responsables concernés par l’intervention imminentes des auditeurs, toutefois lorsqu’il s’agit d’une mission externe « lettre de mission » qui est un document contractuel entre l’entreprise et le document interne.

De ce fait l’ordre de mission rempli 2 fonctions :

• fonction de mandat
• fonction d’information

La prise de connaissance de l’entité à auditer

Elle constitue l’étape la plus importante car c’est elle qui va conditionner la bonne ou le mauvais déroulement de la mission d’audit, appelé aussi phase de familiarisation, il consiste à :

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• disposer d’une vision d’ensemble de l’organisation : objet de la mission (objectif, environnement,…)
• analyser les contrôles internes mise en place
• identifier les risques majeurs qui lui sont relatives
• définir les objectifs de la mission

Généralement, 3 thèmes sont évoqués au cours de cette étape :

• l’organisation à savoir analyser l’organigramme de l’entité à auditer.
• Les objectifs de la fonction à auditer
• Les techniques que l’auditeur doit utiliser dans le cadre de sa mission.

Outils de travail de l’auditeur :

L’auditeur au cours de cette phase établi un Questionnaire de Prise de Connaissance grâce auquel l’auditeur collecte les informations pour mener à bien sa mission d’audit, de même il fait référence aux rapports d’audit antérieurs, les notes de services (circulaire) et tout document capable d’apporter une idée sur le fonctionnement de l’entité.

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Une fois la collecte des informations est achevée, l’auditeur va pouvoir tester ses connaissances en établissant un document intitulé Plan d’Approche ; il se présente sous la forme d’un tableau qui va découper l’activité à auditer en tâche élémentaire d’une part et les objectifs de chaque tâches et activités d’autre part et il importe de préciser que le Plan d’Approche ne constitue que la 1ère partie d’un autre outil appelé Tableau d’Approche (tableau de risque, tableau des forces et faiblesses).

L’identification des risques

Appelé aussi phase d’identification des zones de risque, son objectif est identifier les zones où les risques sont successibles de se propager que d’analyser les risques eux même. La méthode généralement adopté pour identifier les risques tient compte de 3 facteurs :

• l’exposition : ce sont les risques qui concernent les biens de l’entreprise (incidence)
• l’environnement : à savoir les risques liés à différentes opérations
• la menace : elle est souvent imprévisible telle que la fraude.

Outils de travail de l’auditeur :

Pour identifier les risques, l’auditeur analyse les procédures, informations et chiffres significatives collectés au cours de la précédente phase pour établir le T.F.f.A, ce dernier conclu la phase d’analyse des risques réalisés sur la base des objectifs définis dans le Plan d’Approche.

Il représente de façon synthétique et argumenter les présomptions de l’auditeur sur chacun des thèmes analysés, elle constitue l’état des lieurs de forces et faiblesses réels ou potentiels et permet d’hiérarchiser les risques dans le but de préparer le Rapport d’Orientation.

Le rapport d’orientation

Il se présente sous la forme d’un document que reprennent les éléments d’identification des risques. Le rapport d’orientation défini les objectifs de la mission sous 3 rubriques :

• les objectifs généraux : ils reflètent les principaux objectifs du contrôle interne, dans ce cas l’auditeur doit s’assurer de la bon application de la procédure du contrôle interne au sein de l’entité audité.
• Les objectifs spécifiques : ils matérialisent de façon concret les dispositifs du contrôle interne qui feront l’objet d’un test ainsi sur la base de la fixation des objectifs spécifiques. L’auditeur est amené à définir les grandes lignes du questionnaire du contrôle interne qui sera utilisé au cours de la phase suivante.
• le champ d’action : pour atteindre les objectifs préalablement fixés, les auditeurs vont délimiter leur champs d’action répondant à leurs investigations. Ce champ d’action s’appuie sur 2 volets :
  • champ d’action fonctionnel (fonction, service, département,…)
  • champ d’action géographique (lieu, région, usine,..)

Conclusion de la phase de préparation :

Les techniques utilisées au cours de cette phase, en plus de celles déjà utilisés sont : le diagramme de circulation, l’ordinogramme, le Questionnaire du Contrôle Interne, les analyses économiques et financières.

Phase de réalisation d’audit interne

Essentiellement une phase de travail sur le terrain, la phase de réalisation comporte 3 étapes principales :

• La réunion d’ouverture
• Le programme d’audit
• Le travail sur le terrain

La réunion d’ouverture

Cette réunion marque non pas le début de la mission, mais le commencement des opérations de réalisation, elle doit être organisé et fondé sur un planning bien précis à savoir l’ordre du jour.

• L’organisation de la réunion :

Cette réunion doit avoir lieu chez l’audité et pas l’auditeur, elle réunit les auditeurs et les audités, ainsi les auditeurs composé généralement de plusieurs nombre (auditeurs seigneurs, auditeurs juniors) encadré par le chef de mission, vont présenter aux audités leur planning.

Les audités sont dans un premier lieu les responsables directes du service ou de la fonction auditée et le directeur général de la société pour légitimer la mission et renforcer la position de l’auditeur. Ainsi un rapporteur parmi les participants doit être désigné pour préparer le compte rendu de la réunion.

• L’ordre du jour :

Il doit être mis à la disposition des participants suffisamment de temps en avance (en générale 8 jours), et ce dans le but d’animer le débat entre auditeurs et audités.

Le rapport d’orientation préparé par les auditeurs au cours de la précédente phase constituera l’essentiel du l’ordre du jour. Ce dernier aborde les points suivants :

– Les présentations des auditeurs et des audités

– Rappel sur l’audit interne

– Présentation du rapport d’orientation

– Rendez-vous et contact

– Logistique de la mission

– Rappel sur la procédure d’audit

Le programme d’audit

Appelé aussi programme de vérification ou planning de réalisation, ce programme détaille les différents tâches à effectuer par les auditeurs, c’est un document interne au service d’audit dans lequel l’équipe chargé de la mission retrace le planning des activités d’audit.

Le programme d’audit doit répondre généralement à plusieurs objectifs, tel que :

• C’est un document contractuel qui fixe les objectifs principaux de la mission et permet de définir la hiérarchie au sein de l’équipe d’audit.
• C’est un fil conducteur entre les différentes activités et tâches.
• C’est un planning de travail.
• Il permet le suivi du travail à accomplir.
• Il constitue la source de documentation.

Au niveau de cette étape, l’auditeur fait appel à un certain nombre d’outil en particulier le Questionnaire du Contrôle Interne et les outils d’interrogation et de description.

Le travail sur le terrain

Cette étape marque le commencement de la mission d’audit sur le terrain, l’auditeur doit rester ouvert à toutes les opinions et ne doit pas se transformer en un exécutant. Il doit procéder à des tests et des observations élaborées à l’aide du QCI et au cours desquels, il met en œuvre les FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes).

• Les observations :

Dans le cadre de sa mission, l’auditeur se livre à 2 étapes d’observation :

L’observation immédiate : permettant de révéler et d’apprécier la qualité du travail et d’organisation. Toutefois l’auditeur doit se référer au contexte et aux aléas relatifs d’observation.

L’observation spécifique : En revenant au zone à risque identifié antérieurement, l’auditeur va réaliser des tests qui portent sur des opérations significatives et caractérisant un processus important.

• F.R.A.P:

Selon IFACI : “la FRAP est le papier de travail synthétique sur lequel l’auditeur documente chaque disfonctionnement, conclut chaque section de travail et communique avec les auditeurs concernés. »

C’est un document normalisé qui va aider l’auditeur à formuler une recommandation pour remédier à un disfonctionnement.

Ce document va permettre à l’auditeur de mettre en évidence les disfonctionnement constatées et les solutions qui suggèrent. Il n’y a pas de FRAP si les investigations débouchent sur l’absence du problème. La FRAP attire plus l’attention sur les conséquences de disfonctionnement et les recommandations des auditeurs.

Principes d’élaboration d’une FRAP :

Tout disfonctionnement méritant d’être signaler sera formulé en FRAP de la manière suivante :

– Le problème qui le résume

– Les faits ou constats qui le prouvent

– Les causes qui l’expliquent

– Les conséquences que cela entraîne

– Les recommandations et les suggestions que le solutionnent

Exemple :

On a constaté la baisse du chiffre d’affaire de la ville Montréal

T.A.F : Etablir une FRAP

Problème : – Diminution de la part du marché de la ville Montréal

Constats : – Diminution du nombre de commande de client de la ville Montréal. – Diminution du chiffre d’affaire de la ville – Diminution du règlement des clients.

Causes : – Nombre restreint des participants commerciaux. – Clients insatisfaits de la qualité du produit. – Concurrence déloyale des produits de la contrebande. – Mauvaise politique de communication. – Absence d’une stratégie commerciale pour la ville.

Conséquences : – Baisse de la rentabilité – Diminution des parts de marché – Mauvaise compétitivité – Se retirer de la ville Montréal

Recommandations : – Instaurer une politique commerciale des produits. – Améliorer la qualité des produits

• La preuve en audit interne :

En terme d’analyse d’un constat, l’auditeur se demande toujours s’il a retenu ou pas les critères d’appréciation et de validation. En effet, la norme d’audit dicte qu’un constat est considéré prouvé et donc validé dès qu’il remplit les conditions suivantes :

– Les informations doivent être nécessaires (indispensable).

– Les informations doivent être fiables

– Les informations doivent être pertinentes (répondant aux objectifs du mission)

– Les informations doivent être utiles et vérifiables

• Cohérence et validation :

Une fois l’auditeur rassemblé les FRAP, il doit s’assurer donc de la cohérence de ses observations déjà formulées dans les FRAP et ce avant de les valider.

Phase de conclusion d’audit interne

Après avoir établi l’ensemble des FRAP relative aux divers dysfonctionnements détectés, l’auditeur commencera à rédiger le projet de rapport d’audit.

En effet, le corps principal de ce rapport est élaboré à partir des dysfonctionnements figurant sur les FRAP.

Le projet du rapport d’audit

Il est fondé sur les FRAP rédigés par les auditeurs, toutefois il est caractérisé par le fait que :

• Les remarques et les observations qu’ils décèlent ne sont pas définies du moment qu’il n’était pas encore validé.
• C’est le rapport d’un projet et donc il est incomplet puisqu’il ne présente pas les réponses des audités.

La réunion de clôture

Il constituera la plateforme de rencontre entre les mêmes participants à la réunion d’ouverture, selon IFACI, « c’est la présentation orale par le chef de mission au principale responsable de l’entité audité, les observations es plus importantes, elle est effectuée à la fin du travail sue le terrain ». Cette réunion vise à examiner le projet du rapport d’audit qui distribuait à chaque participant quelques jours avant la réunion.

• Principe de la réunion de clôture :

Pour réussir cette réunion, l’auditeur doit respecter un certain ensemble de principe, c’est-à-dire les auditeurs ne doivent pas mentionner au niveau de rapport que ce qui a été présenté aux audités.

• Principe de la file d’attente :

C’est à dire la diffusion du projet du rapport d’audit touchera en 1er lieu les audités et surtout les responsables.

• Principe de ranking :

Les suggestions et les recommandations formulées par les auditeurs sont classées selon un ordre d’importance, ce classement est fait à partir des conséquences.

• Principe de l’action immédiate :

Selon ce principe, l’auditeur a pour mission d’encourager l’audité de publier les résultats de la mission d’audit et de chercher à prendre des actions correctives.

Le rapport d’audit

Selon IFACI, enfin d’intervention le rapport d’audit communique aux principaux responsables pour action et à la direction pour information les conclusions de l’audit concernant la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.

Le suivi des recommandations

Selon IFACI, l’état des actions de progrès communique régulièrement à la direction les suites données aux recommandations formulées par l’audité et éventuellement les résultats obtenus par des actions correctives des audités.

Conclusion de la phase de conclusion :

L’audit a connu plusieurs transformations passant de la seule recherche de la protection du patrimoine de l’entreprise à un ensemble de technique mise en œuvre et ce par référence à des normes dans le but d’émettre une opinion sur le fonctionnement d’une organisation.