Le pilotage du plan de formation

pilotage du plan de formation est une réponse à la stratégie de l’entreprise et aux besoins des personnes. L’analyse approfondie des demandes de formation est une étape essentielle du processus.

Le plan de formation est un document qui identifie des actions de formation que l’employeur décide de faire suivre à l’ensemble de ses salariés ;

L’employeur est tenu : d’adapter les compétences des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à
occuper un emploi, au regard de l’évolution des métiers, des technologies et des organisations.

Le processus de formation comprend cinq étapes clés :

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Définition des axes stratégiques,
Analyse des besoins,
Établir le plan de formation,
Réaliser le plan,
Suivi et évaluation

Table de matières

Définition des axes stratégiques

Solliciter la direction générale et le comité de direction pour connaître les grandes orientations stratégiques et les projets de l’entreprise,
Recueillir des informations sur les évolutions des métiers de l’entreprise,
Effectuer un benchmark sur les compétences stratégiques : où sommes-nous par rapport à nos concurrents ?

Détecter les besoins en formation

Le besoin de formation est le résultat d’un processus associant les différents acteurs concernés de l’entreprise et traduisant un accord entre eux sur des manques à combler par le moyen de la formation.

Le responsable de formation, pour construire le plan de formation fait un inventaire des problèmes à régler par la formation et des objectifs à atteindre avec l’aide de la formation.

On distingue trois types de besoins de formation : les besoins personnels, individuels et collectifs.

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Les besoins personnels : un salarié éprouve un problème, ou désire atteindre un objectif, dans sa vie, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, sans relation directe avec la vie de l’entreprise et qu’il pense que la formation va l’aider.
Les besoins individuels : Il s’agit des besoins nés des problèmes ou des objectifs qui ne concernent qu’un seul individu, dans le cadre du poste occupé actuellement ou à tenir dans un avenir déterminé. Il s’agit donc de formation sur l’initiative de l’entreprise.
Les besoins collectifs : Ces besoins correspondent aux problèmes ou objectifs qui concernent des groupes, par exemple : tous les titulaires d’un poste donné, tous les membres d’une unité donnée, il s’agit de formation sur l’initiative de l’entreprise.

Pour définir les besoins de formation, il est nécessaire de dresser le portrait des emplois relativement aux compétences désirées. C’est en effet l’écart entre les compétences attendues et les compétences réelles qui permet de cibler les besoins de formation pour chaque fonction
de travail.

Certains outils sont utilisés pour analyser les besoins de formation des employés :

Observation et écoute : Observation méthodique d’un ou de plusieurs employés en cours de travail. Le gestionnaire connaît les responsabilités de ses employés. Les observer travailler et écouter leurs commentaires en regard des méthodes de travail peut lui permettre de bien déterminer les besoins de formation. L’utilisation d’une grille d’observation permet une évaluation objective de la situation.
Entrevue individuelle : Cette rencontre structurée est bénéfique car elle permet au gestionnaire de connaître les besoins particuliers des individus et d’évaluer les écarts entre la situation actuelle et la situation désirée.
Groupe de discussion : Un groupe d’employés se réunit pour discuter de formation. Cette rencontre doit être structurée avec un ordre du jour adéquat. Elle nécessite la présence d’un animateur qui s’assurera du bon déroulement de la rencontre.
Appréciation du rendement : Rencontre formelle entre un employé et son patron pour évaluer son niveau de performance. Cette activité du cycle de gestion des ressources humaines permet d’identifier des besoins de formation en fonction des indicateurs de performance et des attentes liées au poste.
Questionnaire d’auto-évaluation : Questionnaire qui permet à un employé de s’évaluer sur ses connaissances, ses habiletés et ses attitudes dans l’accomplissement de son travail.
Comité de formation : Groupe d’employés composé de représentants de l’employeur et de représentants des employés (syndicat s’il y a lieu) afin d’assurer en tout ou en partie la gestion de la formation.
Questionnaire d’évaluation par le supérieur immédiat : Questionnaire qui permet à un supérieur immédiat d’évaluer les connaissances, les habiletés et les attitudes de l’employé dans l’accomplissement de son travail. Ce questionnaire permet d’identifier une perspective de solution de problème ou un processus de planification des effectifs.

Collecte et analyse des données

L’identification des besoins doit être menée par des personnes compétentes qui connaissent bien l’organisation et qui sont sensibles à l’efficacité organisationnelle.

Ces personnes doivent être capables d’examiner s’il y a un manque de compétence chez les salariés et de découvrir aussi les défis auxquels l’organisation aura à faire face, grâce au développement à moyen et à long terme des RH.

Ils doivent détecter les multiples changements affectant les environnements externes et internes de l’organisation, comme les progrès technologiques, les nouvelles lois, les nouvelles tendances sociales et les nouvelles stratégies de l’organisation.

Elaboration et mise en œuvre du plan de formation

La mise au point du plan de formation traduit les choix formulés au niveau de la politique de formation en termes d’actions de formation. Le plan de formation organise des actions de formation en fonction des objectifs retenus c’est la liste des moyens prévus pour atteindre les objectifs définis.

Définition du plan de formation :

Le plan de formation est l’aboutissement d’un processus managérial visant à établir la synthèse possible de ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs organisationnels en termes de compétences.

Le plan de formation comporte :

Les objectifs
Le contenu
La pédagogie
La durée, le calendrier
Le budget
Les catégories de bénéficiaires
La maniére dont ces actions seront évaluées.

Dans ce tableau de bord de la formation on trouvera des données relatives

Aux dépenses de la formation, et leurs traductions en pourcentage de la masse salariale ;
A la ventilation des frais engagés pour les différentes actions de formation ;
Au nombre de stagiaires en formation, ainsi que leur répartition par catégorie de personnel ;
Au nombre d’heures de formation, ainsi que leur répartition par nature et type d’action ;
Au coût des actions de formation rapportée aux prévisions budgétaires ;

Le suivi de la formation

Le suivi de la formation se fait en deux manières : le suivi administratif et le suivi comptable.

Le suivi administratif

C’est suivre la gestion prévisionnelle de la formation avec les différentes structures de l’organisation, dans le retrait et le départ en formation d’un certain nombre de collaborateurs et les dispositions conséquentes.

Le responsable de formation doit suivre la réalisation et la préparation de certains documents (convocation, convention de stage, compte-rendu d’évaluation Le suivi administratif s’agit aussi de suivre le déroulement de la formation tant sur le disciplinaire (la présence l’assiduité)
que sur le plan pédagogique (enseignement théorique et pratique).

Le suivi comptable

C’est le suivi budgétaire. Il s’agit de contrôler l’ensemble des engagements financiers qui répartissent comme suit :

-les frais versés aux stagiaires eux-mêmes .il s’agit des salaires et charges sociales qui continuent à être versés aux personnels pendant l’action de formation ;

-les frais qui sont liés à la participation et à la mise en cause de la formation : ils incluent la rémunération des formateurs et celle des personnes qui ont contribué dans le travail d’élaboration de contrôle ;

-les dépenses de matériel, tel que l’entretien et l’amortissement des équipements utilisés au cours de la formation ;

-les fournitures de fonctionnement courants : déplacement, hébergement, location, assurance, frais de téléphone et de courrier ;

-coût des locaux : salles de cours, ateliers.

L’évaluation des effets de la formation

L’évaluation de la formation distingue deux dimensions :

Une dimension tournée vers la personne, l’individu, en tant que personne sociale et professionnelle, et recouvre les champs de la reconnaissance, de l’accompagnement, de l’orientation et de la validation des acquis ;
Une dimension plus globale qui analyse les systèmes de formation dans les différents agencements : action, dispositif, programmes et/ou dans les différents structures et organismes de formation.

L’évaluation de la formation consiste à examiner la valeur d’un programme pour savoir s’il y a des écarts significatifs entre ce qui a été prévu et ce qui a été obtenu. La connaissance de ces écarts permettra de juger la valeur d’un programme de formation en relation avec les objectifs préétablis.

A ce stade le formateur doit juger si les apprentissages en question sont significatifs et attribuables essentiellement au programme de formation. Puis au moyen d’une évolution du rendement au travail, quelque temps après la formation, il faut vérifier si les apprentissages à l’emploi sont réalisés, suivant le contenu du programme, cela se fera dans quelques mois à quelques années après la formation.

Les résultats des évaluations de la formation sont très utiles à l’organisation, ils permettront à celle-ci de constater les effets directs et réels de la formation sur les résultats obtenus au travail, ils donneront lieu à une analyse du contenu du programme de formation et entraîneront des modifications de celle-ci.

Ainsi, deux types d’évaluation sont à mener par le responsable formation ou l’un de ses collaborateurs :

L’évaluation de satisfaction «Evaluation à chaud» :

Elle correspond généralement au questionnaire remis aux participants à l’issu de la formation.

Ce questionnaire comprend différents types et de formes de questions :

• Questions ouvertes
• Questions fermées
• Questions à choix multiples
• Tableaux

L’évaluation des connaissances « l’évaluation à froid » :

Cette évaluation consiste à contrôler les acquisitions en soumettant les stagiaires à des tests de leurs connaissances. Les questions posées concernent des sujets abordés au cours du stage ou de la formation. Chaque question admet une ou plusieurs réponses.