La procédure budgétaire associe la Direction générale à tous les centres de responsabilité. La procédure budgétaire consiste à faire en sorte que chaque responsable de centre en charge des moyens, sur une période déterminée, s’engage sur des objectifs à atteindre, que ce soit en termes de résultat, de volume de production, de niveau de service…
La procédure budgétaire se déroule en plusieurs étapes.
Définition des orientations et objectifs de l’entreprise
la Direction générale transmet aux responsables des centres les objectifs pour l’année à venir (ex. : prix de vente, quantité à produire, taux de marge, niveau des effectifs, politique de stockage).Lors de cette première étape, la Direction générale fournit également les prévisions concernant l’environnement économique (ex. : évolution des marchés, taux d’inflation, taux de change, taux d’intérêt, niveau des salaires).
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Élaboration des projets de budgets
chaque responsable de centre établit un projet de budget (ou pré budget) en prenant en compte les instructions communiquées par la Direction et les contraintes propres à chaque centre. Cette étape oblige à formuler les plans d’actions permettant l’atteinte des objectifs et les moyens (humains, financiers et matériels) pour réaliser au mieux ces plans d’actions. Les demandes d’investissements peuvent suivre une procédure particulière propre à chaque entreprise.
Consolidation et analyse des budgets
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les différents projets de budgets sont consolidés et un projet d’état financier de synthèse est réalisé (bilan et compte de résultat consolidés). Cette synthèse permet de faire ressortir d’éventuelles incohérences et incompatibilités entre les niveaux d’activité prévus par les différents centres. Ces états financiers peuvent, par exemple, révéler des difficultés de financement et de trésorerie.
Négociation budgétaire
à partir de l’analyse des budgets, la Direction demande aux centres de modifier leurs projets, via le principe de la navette budgétaire. Il s’ensuit des négociations entre la Direction générale et les centres jusqu’à ce que la Direction juge convenable l’ensemble des budgets (principe de l’arbitrage).
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Finalisation et communication des budgets
cette dernière phase consiste à agréger les différents budgets établis. Ceux-ci sont alors communiqués en interne auprès des services de l’entreprise et en externe auprès des partenaires financiers au travers de quelques indicateurs (ex. : taux de rentabilité prévisionnel).
Chaque phase de budget est plus ou moins longue selon le contexte de l’entreprise. Il convient de souligner que dans les entreprises se développe en outre la reprévision (aussi appelée budget ajusté), appelée également phase d’atterrissage. Cette phase vise à ajuster le budget initial en intégrant les mouvements prévus jusqu’à la fin de la période budgétaire.
Dans le cadre de cette procédure budgétaire, le rôle du contrôleur de gestion est de participer, en relation avec la Direction générale, à la définition des objectifs. Le contrôleur anime la construction des budgets et assure la coordination entre les équipes à chaque étape.
Source : Mémentos LMD – Contrôle de gestion
