Vos activités, vos tâches quotidiennes (professionnelles et/ou personnelles) s’accumulent et vous ne savez plus par où commencer, ni comment faire pour toutes les réaliser ? La Matrice d’Eisenhower est l’outil parfait à utiliser pour trier, classer et prioriser ses actions !
Cette méthode a été rendue célèbre par le livre First things first de Stephen Covey, mais elle a été conçue par l’ancien président des États-Unis, Dwight David Eisenhower.
Table de matières
Les notions de la matrice d’Eisenhower
Avant de parler de la matrice d’Eisenhower, il est fondamental de distinguer les tâches urgentes et les tâches importantes.
Définition des tâches urgentes
Ce sont les tâches qui nécessitent votre attention immédiate : appels téléphoniques, réunions, tâches avec des délais serrés et autres problèmes qui vous obligent à agir rapidement.
Lire Aussi: les modes de financement des entreprises
Les tâches urgentes nous mettent dans un état d’esprit défensif, négatif, pressé et étroitement concentré. On est donc dans un mode réactif.
Définition des tâches importantes
Ce sont les tâches qui aident à faire avancer les objectifs à long terme et à réaliser des projets sérieux. Habituellement, nous avons tendance à les mettre de côté et à traiter les tâches qui procurent un sentiment d’accomplissement rapide.
Les tâches importantes ne sont pas toujours urgentes, nous sommes donc plus susceptibles de les reporter en faveur de celles qui nécessitent notre attention immédiate.
Lire Aussi: 30 QCM Corrigés sur les Fondamentaux de l'Économie
Les tâches urgentes nous mettent dans un état d’esprit calme, rationnel et nous sommes plus ouverts à de nouvelles opportunités. On est donc dans un mode actif.
Bien que la distinction entre les deux semble assez simple, la plupart d’entre nous confondent souvent urgent et important. C’est un trait évolutif difficile à éliminer.
Définition de la matrice d’Eisenhower
Confronté à de nombreuses tâches à réaliser, il s’interrogeait constamment ainsi :
Lire Aussi: How to Calculate the Long-term Debt Coverage Ratio
- Est-ce que la tâche est importante ?
- Est-ce qu’elle est urgente ?
« Ce qui est important est rarement urgent, ce qui est urgent est rarement important. » DWIGHT DAVID EISENHOWER
Utilisation da la matrice d’Eisenhower
Dans notre vie professionnelle, nous sommes constamment confrontés à des sollicitations externes de moindre importance. Sans une vigilance accrue, nous finissons par réaliser des activités de moindre importance et répondons aux urgences de nos collaborateurs ou responsables.
L’ordre de réalisation des tâches que nous menons a une influence sur l’ensemble de nos activités car notre capacité (volume de temps disponible) est limitée quotidiennement. Il nous est impossible de faire tout ce que nous voudrions.
Les activités à mener sont positionnées sur une matrice composée de quatre cadrans.
Bien entendu, les tâches se trouvant dans le cadre A sont à mener en priorité. Si vous avez de nombreuses activités dans cette partie, cela signifie que votre planification jusqu’à maintenant n’était pas efficace.
Les activités de la partie B sont celles que nous devons privilégier. Naturellement, nous aimons tous travailler essentiellement, sur des activités d’importance tout en possédant le temps nécessaire pour assurer leur complétude.
La partie C correspond généralement à des activités dites « administratives ».
Vous êtes plutôt en posture réactive face à ces travaux. Ce n’est généralement pas votre cœur de métier et c’est pourquoi vous n’investissez qu’un minimum de temps sur ces tâches que vous déléguez volontiers.
Même avec une parfaite planification, nous aurons toujours à mener des activités d’urgence, l’important est de garder un équilibre favorable à un travail de qualité. Si tous nos travaux sont menés dans l’urgence (zones A et C), nous usons les ressources et la qualité se dégrade rapidement.
Les tâches de moindre importance sont ensuite réalisées s’il reste du temps en fonction de leur degré d’urgence.
Avantages de la matrice d’Eisenhower
Cette technique permet de :
- fixer des priorités aux activités et tâches à mener ;
- identifier éventuellement les tâches à déléguer à ses collaborateurs ;
- optimiser l’utilisation des capacités des ressources disponibles en cas de surcharge de travail et maintenir l’efficience ;
- limiter la perte de qualité souvent rencontrée quand une surcharge arrive.
Démarche
Avant de commencer à classer vos actions vous devez clarifier ce qui est important et urgent pour vous (votre équipe, votre projet ou votre société, …).
Tâches Définition Importantes Ce sont les activités à valeur ajoutée. La valeur a une dimension très large, elle se réfère à une dimension économique, mais aussi à la notion de durabilité, de morale, etc. De plus, l’importance d’une tâche est fonction du niveau de responsabilité de la personne qui la considère. L’essentiel est de constituer un modèle qui vous permette de classer vos actions à mener et de les comparer entre elles. Urgentes L’urgence est plus simple à définir. Elle se réfère à la nécessité de réaliser la tâche dans un laps temps. Différents cas peuvent être établis :
Jalon : L’activité doit être menée avant une date limite sous peine de mettre en péril le projet, ou mettre en retard d’autres tâches.
Perte d’opportunité : Si la réalisation arrive après un instant précis, l’opportunité disparaît.
Répondre à une attente forte : plus on répond rapidement à une attente plus la satisfaction ressentie sera importante et meilleures seront les chances de fidélisation (d’un client par exemple).
Étape 1 : Répertoriez toutes les activités et projets que vous avez à réaliser. Essayez d’inclure toute la charge.
Étape 2 : Pondérez les actions. Sur une échelle de 1 à 5, notez l’importance de chacune des activités. Rappelez-vous, il s’agit d’une mesure de l’importance de l’activité pour atteindre vos objectifs. Essayez de ne pas vous soucier de l’urgence à ce stade.
Étape 3 : Évaluez le degré d’urgence selon le même mode opératoire.
Étape 4 : Positionnez chaque élément sur la matrice avec les valeurs obtenues.
Étape 5 : Maintenant étudiez la matrice en utilisant les stratégies décrites ci-dessous pour planifier vos priorités.
- Les tâches les plus prioritaires
Il existe deux types d’activités urgentes et importantes :
- celles dont vous ne vous êtes pas occupé (traitement de dernière minute) ;
- d’autres que vous ne pouviez pas prévoir (activités de crise).
Vous pouvez éviter les activités de dernière minute en planifiant et en évitant la procrastination.
Il est souvent difficile de prévoir et d’éviter les activités de crise. La meilleure approche est de laisser un peu de temps dans votre agenda pour traiter ces questions inattendues et ces activités importantes imprévues.
Si une crise majeure survenait, vous auriez besoin de reprogrammer d’autres événements.Si vous avez un grand nombre d’activités urgentes et importantes, identifiez celles qui auraient pu être prévues. Et pour l’avenir, réfléchissez à la façon dont vous pourriez planifier de telles activités pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes.
- Les tâches les plus importantes et non urgentes
Ce sont les activités qui vous aideront à atteindre vos objectifs personnels et professionnels.
Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour faire ces tâches correctement, de sorte qu’elles ne deviennent pas urgentes. Et n’oubliez pas de laisser assez de temps dans votre agenda pour faire face aux problèmes imprévus. Cela permettra de maximiser vos chances de conserver le calendrier prévu, et vous aidera à éviter une montée progressive de stress inutile.
- Les tâches les plus urgentes et non importantes
Ces activités vous empêchent :
- d’atteindre vos objectifs ;
- de terminer votre travail.
Demandez-vous si ces tâches peuvent être reportées, ou si vous pouvez les déléguer.
Vous n’avez pas le temps de les finaliser ? Sans doute le travail en plateau est-il la source de votre retard. Parfois, il est nécessaire de dire « non » aux gens poliment, ou de les encourager à résoudre leur problème eux-mêmes.
Sinon, organisez des plages horaires où vous êtes disponible, de sorte que les gens sachent qu’ils peuvent vous interrompre à ces moments. Une bonne façon de le faire est de planifier une réunion régulière, de sorte que toutes les questions puissent être traitées en même temps.
L’objectif est de vous permettre de vous concentrer sur vos activités importantes pour de plus longues périodes de temps.
- Les tâches non urgentes et de moindre importance
Ces activités sont à prendre comme des distractions et devraient être évitées si possible.
• Certaines peuvent simplement être ignorées ou annulées.
• D’autres sont des activités que votre entourage souhaite vous confier. Si ces tâches ne contribuent pas à vos propres objectifs, tentez de les éviter. Encore une fois, dites « Non » poliment, si vous le pouvez.
Si les gens voient que vous êtes rigoureux sur vos objectifs et sur le périmètre de votre action, ils éviteront de vous demander de faire des activités « sans importance » à l’avenir.
Précautions
Les notions d’urgence et d’importance ne sont pas figées dans le temps. Prenons l’exemple d’une personne devant faire sécher son linge dès le début de la journée. Il n’y a aucun caractère d’urgence à faire cette tâche mais plus le jour avance, plus il deviendra urgent de le faire pour éviter de désagréables odeurs.
Nous pourrions tout autant prendre l’exemple de l’urgence de laver et repasser ses habits, on peut reporter jusqu’au moment où nous n’avons plus d’habits propres à se mettre. L’urgence croît avec le temps.
Exemple applicatif de la matrice d’Eisenhower
Supposons que vous soyez responsable d’un projet déjà lancé. De nombreuses actions sont à mener, le projet a pris du retard. Vous recherchez à identifier les actions qui permettront de sortir le projet de cette crise pour le remettre sur les rails.
Vous créez alors un tableau avec les actions à mener et vous leur donnez un poids :
Importance Urgence Charge de travail Tâche 1 Bâtir un planning commun 7 6 15 Tâche 2 Définir les livrables à réaliser 10 8 5 Tâche 3 Mettre en place un reporting commun 7 3 7 Tâche 4 Mettre en place une matrice de risques 5 5 3 Tâche 5 Réaliser une communication sur le projet 4 1 3 Tâche 6 Mener une analyse des parties prenantes 8 4 10 Tâche 7 Mettre en place un dictionnaire projet 6 3 6 Tâche 8 Clarifier les grands jalons du projet 10 10 2 Tâche 9 Identifier et planifier les formations des collaborateurs 8 3 2 Tâche 10 Écrire le plan de management du projet 8 8 10 Tâche 11 Prévoir l’archivage des leçons apprises pour la fin du projet 3 2 1 Tâche 12 S’assurer de la logistique des ateliers de conception 4 9 1
Graphiquement, nous obtenons ceci :
On identifie clairement que les tâches 11, 5 et 12 ne sont pas les plus prioritaires. En revanche, la tâche 8 sera à réaliser en premier, etc.
Cette matrice est très utile lorsque l’on est dans l’urgence, que de nombreuses activités sont à lancer et à gérer. Elle donne de la visibilité et permet de se focaliser sur l’essentiel.
Ainsi, plutôt que d’objecter qu’elles n’ont pas le temps de tracer cette matrice, les personnes dans ce cas comprendront qu’il est de leur intérêt de s’arrêter quelques minutes pour fixer les priorités.
Conclusion
« Si j’avais une heure pour résoudre un problème et que ma vie dépende de la solution, je passerais les 55 premières minutes à déterminer la bonne question à me poser, puis une fois la question identifiée, je pourrais résoudre le problème en moins de cinq minutes. » ALBERT EINSTEIN, PRIX NOBEL