Qu’est-ce qu’une fiche de poste ? Les domaines d’application de la gestion du capital humain sont nombreux selon les besoins de l’entreprise, tels que le recrutement, les besoins de formation, la mobilité interne.
Comment rédiger une fiche de poste ? Nous vous proposons des conseils pratiques pour élaborer un document efficace.
Table de matières
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Une fiche de poste est une forme d’identification d’un poste au sein d’une entreprise et vise à encadrer les fonctions d’un employé, quel que soit le type ou le statut de son contrat de travail. Il contient toutes les informations nécessaires au bon accomplissement des missions confiées aux collaborateurs.
En parallèle de la signature d’un contrat de travail, lors d’un entretien d’évaluation annuel, ou encore lors de la fixation des objectifs des collaborateurs, elle répond à trois objectifs.
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- Pour les salariés : Offrir à la fois un parcours et un cadre de travail en donnant des tâches et des objectifs précis.
- Pour les employeurs : Verrouillez une gamme de postes et permettez aux employés d’être évalués.
- Pour les RH : Cibler les profils des candidats lors de l’embauche pour identifier les besoins de formation.
Différence entre la fiche de poste et la fiche de fonction
Logiquement, une fiche de poste… décrit un poste : activités et tâches.
Une fiche de poste définit plus généralement les missions principales d’un métier (appelée aussi fiche de poste), la rémunération standard du marché, etc.
Pour donner un exemple, la fiche de poste d’un chef de projet comprend toutes les tâches que cet intérêt doit remplir, le montant de la rémunération… alors que le poste d’un chef de projet pour la gamme de produits ‘A’ La déclaration indique des activités spécifiques liées à son domaine de responsabilité. Certaines tâches générales incluses dans la fiche de poste peuvent ne pas être requises au niveau du poste.
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En pratique, de nombreuses entreprises utilisent des fiches de poste qui contiennent des parties plus générales qui définissent le poste. Au-delà de la sémantique, il est important de mettre en œuvre des outils dont tous les utilisateurs potentiels peuvent tirer des enseignements.
Une fiche de poste est-elle obligatoire ?
Les fiche de poste ne sont pas juridiquement contraignantes. C’est avant tout un outil de gestion du personnel. Dans le cadre de l’emploi, les salariés sont souvent informés au moment de l’embauche s’ils sont en CDD ou en CDI.
Cela lui permet d’articuler le travail qu’il doit faire chaque jour. Toutefois, à moins que ce document ne soit soumis à des dispositions légales, il ne peut contredire ce qui est stipulé dans le contrat de travail, notamment en matière de rémunération et d’horaires de travail.
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Objectifs
La fiche de poste est un outil indispensable à la définition du contenu d’un emploi. Ce document permet à chacun de connaitre le détail de ses attributions. Ce même outil est indispensable au recrutement. C’est le document écrit qui permet au dirigeant de définir précisément ses besoins en personnel (compétences, qualités, attributions, missions…)
Dans un contexte chaque jour plus concurrentiel et compétitif, la mise en place de la fiche de poste est un atout nécessaire pour accompagner les évolutions, permettre à chacun de se positionner, de connaitre et comprendre son rôle et ses missions mais aussi d’être reconnu pour ses compétences, ses connaissances et ses aptitudes au sein de l’entreprise.
Les fiches de poste permettront de :
- Identifier les besoins de formation au travers de l’analyse du poste
- Établir les critères pour évaluer les compétences
- Expliquer les finalités attendues du métier
- Cibler les critères de recrutement
Finalité
Chacun doit connaitre précisément ce qu’on attend de lui dans son poste de travail, ses
marges de manœuvre, son degré de responsabilité et d’autonomie
Clarifier la chaine de responsabilité
Disposer d’un outil RH :
- Au management des hommes
- Au recrutement
- A l’évaluation des salariés
- A l’évaluation des besoins de formation
- A la mobilité et la gestion de carrière
Mise en place de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC)
Répondre à des pré requis dans le cadre de la démarche de certification
Avantages de la création d’un fichier de poste
Clarifier les activités et les devoirs des employés et de leur personnel
Les employés connaissent leur rôle dans chaque procédure d’activité. Les tâches avancent plus vite, la gestion du temps s’améliore (ne fait pas le travail des autres), vous savez combien de travail les autres ont à faire et il y a moins d’interruptions (cadres procéduraux). réfléchir à l’organisation du travail
Une fiche de poste est l’ensemble des éléments de base qui se combinent pour accomplir un ensemble de tâches qui produisent finalement un produit ou un service.
évaluation et attentes sur poste
Les fiches de poste permettent de formaliser les attentes concernant les types de poste. En effet, chaque type de position a une caractéristique minimale attendue, en dessous de laquelle un dysfonctionnement peut survenir.
En revanche, lorsque cette borne inférieure est atteinte, l’entreprise tente d’atteindre un certain seuil de performance pour ce poste. L’évaluation des performances n’est pas facile.
Vous avez besoin d’une métrique connue avec des données mesurables. Sans de tels indicateurs, les évaluations deviennent des opinions ou des jugements.
A long terme, l’orientation vers des métriques connues des évalués, ou construites à partir d’elles, permet aux évaluations de participer à l’atteinte des objectifs.
Perspectives d’évolution
Un référentiel clair communiqué à tous vous permet de planifier votre parcours de développement interne. Désirer ou suggérer un développement ultérieur au sein de l’entreprise est une grande force de motivation et de fidélité à l’entreprise.
Un référentiel commun garantit que le développement individuel de tous les collaborateurs repose sur les mêmes critères. Chaque collaborateur peut s’appuyer sur des éléments concrets pour construire un projet professionnel avec l’entreprise.
Pour devenir chef de projet, vous devez développer différentes compétences, vous perfectionner dans différents domaines et répondre aux attentes minimales de vos employés. Position cible.
Pour l’encadrement et la direction
Avoir une fiche de poste qui correspond à votre organisation vous permet de diriger votre équipe avec des compétences professionnelles, un savoir-faire professionnel et un équilibre entre actuel et attendu.
La stratégie d’une entreprise doit reposer sur l’organisation de ses activités
Veuillez changer si nécessaire. L’ensemble des fiches de poste constitue le référentiel sur lequel s’appuient les réflexions menées.
L’entreprise se développe en développant les compétences de ses équipes
Une fiche de poste est une structure commune de compétences professionnelles qui existent dans une entreprise.
En faisant correspondre le contenu des fiches de poste avec les attentes de chaque poste, la direction peut identifier sa stratégie. En effet, la stratégie d’une entreprise devient une réalité lorsque le management et le management l’opèrent à travers le développement des compétences et le changement d’activité. Par conséquent, les entreprises peuvent choisir différentes compétences requises pour chaque poste pour diriger leurs activités.
Rédaction de la fiche de poste
Rédaction
Cette rédaction peut prendre du temps mais il est nécessaire que chaque post soit :
- Précise : Ne pas faire des phrases alambiquées, avoir un vocabulaire compris de tous. Le jargon technique, les abréviations et les codes ne doivent pas apparaitre
- Objective : Elle doit refléter la situation réelle du poste
- Non équivoque : Elle doit identifier de manière non ambigüe le niveau de l’emploi, son degré d’autonomie ainsi que les activités principales du poste
- Non nominative : Elle ne doit pas faire référence à des personnes physiques : seuls les titres des fonctions ou des postes doivent être employés
- Synthétique : Éviter de rédiger des fiches trop détaillées
Elle est élaborée par le salarié et par le dirigeant qui font une synthèse des deux fiches préparatoires.
Elle est signée par le salarié qui en a pris connaissance et non par le dirigeant : ce n’est pas un document à valeur contractuelle. Cette fiche doit pouvoir évoluer dans le temps.
Structure
Le plus souvent les tâches d’un poste sont décrites par des phrases qui débutent par un verbe.
Contenu
La fiche de poste permet à tous les salariés de comprendre le sens de leur mission et de définir leur périmètre de délégation.
Le titre de l’emploi du poste
Le titre doit être explicite. Par exemple lorsque l’entreprise passe une annonce pour un recrutement.
L’intitulé lui-même doit être parlant pour tous afin que le candidat soit correctement ciblé pour répondre à l’annonce.
Toutefois l’intitulé doit répondre à quelques règles :
- L’intitulé du poste doit être mis en ligne avec la classification conventionnelle si elle existe
- L’intitulé doit être compris de tous même en dehors de l’entreprise
Missions et objectifs permanents
Ce que l’on attend plus précisément du poste. La société mettra en évidence le sens de l’emploi, sa contribution spécifique aux objectifs.
Le plus souvent la mission est décrite avec une phrase synthétique décrivant de manière globale ce que l’on attend réellement de l’employé de manière qualitative.
Toutefois il est préférable que les activités principales et responsabilités soient définies avant de rédiger les missions et objectifs permanents de la fiche de poste.
Il est important de se poser quelques questions au préalable :
- A quoi sert le poste dans la société ?
- Quelle valeur ajoutée attend-on de cet emploi ? Quels résultats ?
- Quels sont les critères choisis pour que la mission soit correctement effectuée ?
Responsabilité et autonomie
Le rattachement hiérarchique
Il est important de définir la place de chacun dans l’organigramme, le niveau de hiérarchie et la fonction à laquelle le salarié rendra compte.
La mention « Sous la responsabilité de … » pourra ou devra être utilisée en fonction de la situation.
On peut y ajouter des conditions de travail particulières (spécificité d’horaire…) et le rattachement fonctionnel s’il existe.
Les relations extérieures
Il s’agit d’indiquer avec quels organismes, administrations le salarié va être en relation professionnelle et de préciser le périmètre extérieur d’activité du salarié (clientèle, coordination inter- entreprises, de projet, de chantier …)
Activités principales
Il s’agit ici d’exposer les missions ou activité principales effectuées par le salarié pour satisfaire les objectifs de son poste de travail. La fiche indique les actions attendues par le salarié et sont exprimées en termes de verbes d’action.
Par exemple, un secrétaire comptable H/F aura pour missions principales :
- Secrétariat
- Administration du personnel
- Gestion comptable et financière
- Devis, planning, suivi des études
Par ailleurs si l’activité regroupe plusieurs tâches significatives celle-ci devront être détaillées par exemple :
Activité : Traiter les règlements des fournisseurs
Tâches :
- Traiter les bons de commandes
- Vérifier les conditions d’approbation des règlements
- Enregistrer les factures fournisseurs
- Soumettre les règlements fournisseurs au Responsable Administratif
Attention à ne pas rentrer trop dans le détail.
La fiche de poste pourra au besoin être complétée
Compétences requises pour tenir le poste
Il est recommandé d’apporter une vigilance tant au niveau de la méthodologie utilisée que dans la retranscription des compétences afin de préserver l’individu.
La déclinaison du contenu de la compétence pourra être effectuée de la manière suivante :
- Les savoirs, connaissances professionnelles : Que faut-il connaitre ?
- Les savoirs faire : Que faut-il maîtriser ?
- Les savoirs être : Attitude nécessaire à adopter pour occuper le poste
contraintes et risques particuliers associés au poste
Lister les risques et contraintes particulières.
Exemple : l’usage d’outils spécifiques obligatoires, conduites d’engins, véhicules, matériel spécifique, coupure, brulure, etc….
Lister les gestes et postures spécifiques liés au poste
Description, gênes rencontrées,…
évolution prévisionnelle du poste (facultatif)
Perspective de carrière pour l’agent sur le poste…
notification de la fiche de poste
La notification confère une valeur formelle à la fiche de poste, elle doit être mise à jour régulièrement, et notamment au cours de l’entretien annuel. Place de l’agent dans la structure
Exemple de fiche de poste
Conclusion
Une fiche de poste décrit toutes les activités et tâches associées à un poste, pas le nominatif. Il reflète une photographie actuelle du paysage professionnel et de son insertion dans l’entreprise.
Vous pouvez le créer vous-même avec les informations importantes pour votre entreprise et le standardiser pour qu’il soit dans le même format dans toute votre organisation.
