La gestion prévisionnelle des effectifs : Anticiper pour Réussir

La gestion prévisionnelle des effectifs (GPE) est un processus essentiel pour toute entreprise soucieuse de s’adapter aux défis du futur.

Dans cet article on va vous présenter une analyse approfondie de la GPE, ses principes, ses enjeux et ses méthodes. Nous explorerons également comment la GPE aide à anticiper les besoins en personnel, à optimiser les ressources humaines et à préparer l’entreprise pour la réussite à moyen et long terme.

Introduction à la Gestion Prévisionnelle des Effectifs

La gestion prévisionnelle des effectifs, comme son nom l’indique, consiste à anticiper et à planifier les besoins en personnel de l’entreprise à moyen et long terme. Cela implique de projeter les ressources humaines nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, en tenant compte des évolutions internes et externes.

La GPE est concomitante avec l’ajustement prévisionnel des structures et la réflexion sur les compétences. Elle joue un rôle préparatoire crucial pour toutes les missions liées à la gestion des ressources humaines, notamment l’affectation des individus sur les postes.

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Les Principes de la Gestion Prévisionnelle Quantitative

La GPE repose sur plusieurs principes fondamentaux :

Anonymat et Projections

Lors des projections de la GPE, il est essentiel de travailler de manière anonyme. On se concentre sur la projection des postes et des évolutions de métiers sans prendre en compte les individus nommément désignés. C’est après les simulations que l’affectation des collaborateurs sur les postes pourra être envisagée.

Horizon des Projections

L’horizon des projections peut varier en fonction des études prospectives de métier. Cela peut s’étendre de 6 mois à 3 ou 5 ans. La plupart des études quantitatives se concentrent sur l’année en cours ou les deux années suivantes, afin d’intégrer ces projections dans les perspectives budgétaires.

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Démarche Logique

La démarche logique de la GPE comprend trois phases :

1. Diagnostic : Analyse de la situation, des structures, des métiers et des effectifs pour dresser un bilan organisé des ressources humaines.
2. Pronostic : Présentation des besoins en ressources humaines en fonction des projections réalisées.
3. Prescription : Envisagement des moyens pour combler les écarts entre les ressources disponibles et les besoins à l’horizon donné.

Utilisation de Simulations

La GPE opère dans le cadre de simulations, permettant ainsi de projeter plusieurs états des structures et des effectifs en tenant compte de différentes situations d’environnement. L’automatisation de cette réflexion, par exemple à l’aide de tableurs, facilite l’élaboration cohérente des budgets d’effectifs.

La démarche de gestion prévisionnelle des effectifs

La démarche est présentée dans le schéma du système cybernétique d’adaptation des ressources humaines (voir figure 1) qui envisage comment s’opère dans le temps l’adéquation des ressources et des emplois. Le principe en est identique, qu’il s’agisse d’un groupe entier, d’une unité, d’une sous-unité ou d’un service.

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Prévoir les Besoins en Personnel à l’Horizon T + 1

Les besoins en personnel à l’horizon T + 1 dépendent de deux éléments majeurs :

• Projections de Production

Les projections de production pour l’horizon donné conditionnent les besoins en ressources humaines. Ces projections sont à leur tour influencées par les plans de l’entreprise ou de ses sous-unités.

• État du Système Productif

L’état du système productif, englobant les structures techniques, le niveau du capital technique, le degré d’automatisation, détermine les ressources humaines nécessaires pour mettre en œuvre la production souhaitée.

Projeter les Ressources en Personnel à l’Horizon T + 1

Pour projeter les ressources en personnel à l’horizon T + 1, nous partons des ressources actuellement disponibles et les projetons à l’horizon choisi. Il est important de noter que cette projection ne tient pas compte d’éventuels ajustements intervenant au cours de la période.

L’Ajustement des Ressources et des Emplois

L’ajustement des ressources et des emplois constitue l’objectif central de l’analyse en GPE. Il peut s’opérer de trois façons :

1. Actions sur la Branche des Besoins : Ces actions visent généralement à ajuster les besoins pour les adapter à des capacités humaines insuffisantes. Il peut s’agir de réduire les niveaux de production ou de modifier le système productif, par exemple en automatisant certaines tâches.
2. Actions sur la Branche des Ressources : Ces actions visent à préserver le potentiel de ressources humaines de l’entreprise à moyen et long terme. Elles concernent généralement des actions à moyen et long terme pour assurer une gestion efficace des ressources disponibles.
3. Actions Régulatrices : Ces actions visent à compenser les déséquilibres entre les besoins et les ressources. Elles peuvent être internes, opérées au sein de l’unité, ou externes, en faisant appel à l’environnement de l’entreprise.

Dynamique de la Gestion Prévisionnelle du Personnel

La gestion prévisionnelle du personnel est un processus dynamique, où le temps joue un rôle essentiel. Le système productif évolue en permanence, avec des changements dans les structures financières, techniques et les modes de production. Parallèlement, le temps a un effet sur les ressources humaines, notamment avec les départs à la retraite.

Un Exemple de Projection des Effectifs sur deux ans

Prenons l’exemple d’une unité de 500 personnes pour effectuer des simulations des effectifs à un horizon de deux ans. Pour ce faire, nous devons élaborer les données suivantes :

• Les effectifs au 1/1/N sont obtenus à partir de la base de données « personnel ». Les projections sont généralement réalisées au cours de l’année N – 1, en tenant compte des mouvements prévus jusqu’au 1/1/N.
• Le taux de turn-over est calculé en moyenne par catégorie sur les deux dernières années. Il peut également être projeté en fonction des tendances prévues pour les années à venir. Par exemple, une entreprise pourrait envisager de limiter le turn-over pour certaines catégories spécifiques de personnel.
• Les données concernant les promotions sont basées sur le fonctionnement habituel du système de promotion au sein de l’entreprise. Si nécessaire, une accélération du système de promotion peut être envisagée pour répondre aux besoins futurs.
• L’état des besoins tient compte de plusieurs facteurs, notamment les changements d’organisation, l’évolution des métiers et les demandes des services coordonnées dans le cadre des arbitrages budgétaires.
• Enfin, les écarts entre les besoins en personnel et les ressources disponibles peuvent donner lieu à une analyse poste par poste, afin d’individualiser les besoins en compétences pour chaque fonction.

Les Différents Scénarios de Gestion Prévisionnelle des Effectifs

La gestion prévisionnelle des effectifs permet de mettre en évidence différents scénarios qui peuvent se présenter pour l’entreprise. Ces scénarios peuvent inclure :

1. Les Pénuries d’Effectifs : Cela se produit lorsque les ressources disponibles par catégorie ou service sont inférieures aux besoins projetés. Par exemple, il peut y avoir un déficit en ingénieurs dans certaines situations.
2. Les Excès d’Effectifs : À l’inverse, des excès d’effectifs peuvent survenir lorsque les ressources disponibles sont supérieures aux besoins prévus. Dans ce cas, il peut y avoir trop d’employés pour certains scénarios.
3. Le Déséquilibre Structurel : Ce scénario survient lorsque la répartition des effectifs par catégorie est déséquilibrée, créant un déséquilibre dans la pyramide des âges et des anciennetés. Par exemple, une maîtrise vieillissante pourrait faire face à des changements majeurs.
4. Le Déficit de Compétences : Des exigences de métiers supérieures aux compétences des titulaires peuvent entraîner un déficit de compétences. Par exemple, si les employés maîtrisent mal les outils informatiques, cela peut créer un déséquilibre.
5. La Démotivation : Lorsque les exigences d’un poste sont supérieures aux ambitions du titulaire, cela peut entraîner une démotivation. Par exemple, une forte absentéisme et de nombreux conflits au sein d’une catégorie de personnel ouvrier peuvent être des signes de démotivation.

Les Régulations Envisageables

Pour réduire les déséquilibres et assurer une gestion efficace des ressources humaines, plusieurs actions de régulation peuvent être envisagées :

1. Les Embauches : Mettre en place une politique de recrutement ciblée pour faire face aux besoins en personnel et atteindre l’équilibre souhaité.
2. Les Départs : Envisager une politique d’out-placement ou d’encouragement au départ pour ajuster les ressources disponibles.
3. Les Mutations Internes : Favoriser les mutations internes au sein de l’entreprise pour permettre une mobilité des compétences et répondre aux besoins futurs.
4. Les Mutations au Sein du Groupe : Envisager des mutations entre différentes unités du groupe pour optimiser les compétences disponibles.
5. La Formation : Utiliser la formation comme moyen d’accompagnement pour permettre aux employés d’évoluer et d’acquérir les compétences nécessaires.
6. L’Introduction du Changement Social : Développer des initiatives de changement social pour renforcer la motivation des employés, par le biais de l’information, des groupes de réflexion et des évolutions des rémunérations.
7. La Flexibilité du Temps de Travail : Utiliser la flexibilité du temps de travail pour ajuster temporairement les pénuries d’effectifs (en recourant aux heures supplémentaires) ou les excès (en envisageant des temps partiels ou du chômage technique).

Conclusion

La gestion prévisionnelle des effectifs est un outil puissant pour anticiper les besoins en personnel et optimiser les ressources humaines d’une entreprise. En se basant sur des simulations et des projections, la GPE permet d’ajuster les effectifs, les compétences et les structures pour répondre aux défis du futur.

Avec une gestion prévisionnelle des effectifs bien planifiée et adaptée aux besoins futurs, votre entreprise pourra se démarquer et laisser ses concurrents derrière elle.

Alors, n’hésitez plus, faites de la gestion prévisionnelle des effectifs une priorité dans votre stratégie d’entreprise. Planifiez, anticipez et réussissez grâce à une gestion proactive de vos ressources humaines.