Dans cet article vous apprendrez les éléments suivants : Pourquoi évaluer l’état de stock ?, les données nécessaires pour évaluer l’état de stock, la formule générale pour l’évaluation de l’état de stock, comment analyser les données de consommation pour déterminer les tendances ? et comment déterminer les mois de stock disponible quel que soit le niveau, à condition de disposer des données d’inventaire et des données sur la distribution aux utilisateurs.
Table de matières
Pourquoi évaluer l’état de stock ?
Vous comprenez déjà probablement les principes de l’évaluation de l’état de stock. Un simple exemple de la vie de tous les jours montrera que vous évaluez très certainement l’état de stock de manière régulière.
Chaque fois que vous préparez du riz, combien de fois regardez-vous le bocal pour voir quelle quantité de riz vous restait ? Lorsque vous concluez qu’il vous reste assez de riz, trop peu de riz ou plus de riz que nécessaire, vous avez évalué l’état du stock.
Supposons que l’on vous ait demandé d’évaluer l’état de stock d’une réserve d’aspirine dans une clinique. Admettons que vous ayez trouvé 100 comprimés d’aspirine. Avec cette information, êtes-vous en mesure de dire si la clinique a trop d’aspirine, trop peu, ou juste assez ?
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Ce que vous aimeriez vraiment savoir, n’est pas « Quelle est la quantité d’aspirine dont l’infirmière dispose ? », mais bien « Combien de temps la réserve d’aspirine de l’infirmière va-t-elle durer ? » Répondre à cette dernière question revient à décrire la raison pour laquelle vous évaluez l’état de stock.
On évalue l’état de stock pour pouvoir déterminer le temps que vont durer les réserves.
Si vous savez que la clinique distribue environ 25 comprimés d’aspirine par mois, il est possible de déterminer que la réserve d’aspirine durera environ quatre mois à partir de la simple formule suivante :
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La quantité dont nous disposons pour un produit donné / La quantité que nous utilisons au cours d’une période donnée = Le temps que durera ce produit
Soit :
100 comprimés disponibles ÷ 25 comprimés utilisés par mois = réserve de comprimés pour 4 mois
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Vous venez juste d’évaluer l’état de stock.
L’évaluation de l’état de stock est une fonction administrative. Les évaluations de l’état de stock ne sont généralement pas écrites dans les rapports, et les mois de stock disponible ne sont pas non plus consignés sur une fiche de stock.
Quand on évalue l’état de stock, c’est pour prendre une décision sur le temps que va durer le stock. Pour évaluer l’état de stock, vous devez connaître la quantité disponible de chaque article, mais vous devez également déterminer le temps que vont durer les réserves de chaque article.
En fonction de votre système de contrôle d’inventaire, votre évaluation vous amènera à passer une commande ou, dans certains cas, une commande d’urgence. Si votre évaluation vous indique qu’aucune commande n’est nécessaire, vous pouvez retourner à d’autres occupations avec l’assurance que vos réserves dureront jusqu’à votre prochaine commande.
Comment évaluer l’état de stock ?
Notre formule pour évaluer l’état de stock peut s’exprimer en des termes que les spécialistes en logistique connaissent mieux. La quantité dont nous disposons est équivalente au stock disponible. La quantité que nous utilisons correspond au taux de consommation.
Étant donné que l’évaluation des stocks se mesure en mois de stock (une valeur pratique parce que les données sont souvent collectées sur base mensuelle au niveau des points de prestation de services PPS), la consommation moyenne mensuelle (CMM) est un moyen plus précis pour décrire le taux de consommation. Si l’on remplace les termes de l’équation par des termes plus familiers, on obtient :
Stock disponible ÷ consommation moyenne mensuelle = mois de stock disponible
En d’autres termes, le stock disponible et la consommation mensuelle moyenne sont les éléments d’information dont nous avons besoin pour évaluer l’état de stock.
Stock disponible
Pour calculer les mois de stock disponible, vous devez connaître la quantité de stock disponible. Vous trouverez les données sur le stock disponible dans vos documents de gestion de stock (fiche de contrôle de stock, fiche de stock, ou grand livre d’approvisionnements). La source la plus précise, c’est l’inventaire.
Un inventaire physique, c’est le processus consistant à compter à la main le nombre total d’unités de chaque produit se trouvant à un moment donné dans votre magasin ou dans votre établissement sanitaire.
Consommation moyenne mensuelle
En plus du stock disponible, vous devez également connaître la consommation moyenne mensuelle (CMM). On peut déterminer la CMM à partir des données de consommation. Cette valeur ne se trouve que dans un seul endroit : les documents de consommation (registres d’activités quotidiennes ou feuilles de pointage).
Étant donné que les taux d’utilisation fluctuent (parfois énormément) d’un mois à l’autre, il convient d’utiliser une moyenne de consommation sur plusieurs mois plutôt que les données issues d’un seul mois. Pour calculer la consommation moyenne mensuelle, il faut obtenir une simple moyenne en trouvant la somme de l’ensemble des chiffres relatifs à la consommation mensuelle, et en divisant le total par le nombre de mois utilisés.
Quand on determine, il convient d’analyser les données pour les six mois les plus récents. Par exemple, considérons qu’au cours des six derniers mois le nombre de plaquettes Lo-Femenal distribuées chaque mois dans une clinique se présentait comme suit :
Janvier 1.184 Février 1.210 Mars 1.060 Avril 1.250 Mai 1.361 Juin 1.252 Total 7.317
La consommation moyenne mensuelle est donc de :
7.317 (nombre total de cycles) ÷ 6 (six mois de données) = 1.219,5, soit 1.220 (plaquettes par mois de CMM)
Application de la formule
En reprenant les données ci-dessus, si le stock disponible pour les pilules est de 3.000, et que nous avons calculé que la CMM pour les pilules était de 1.220 plaquettes par mois, nous disposons donc des données pour évaluer l’état de stock. Notre formule est :
Stock disponible ÷ CMM = mois de stock
Le calcul se présente donc comme suit :
3.000 plaquettes ÷ 1.220 plaquettes / mois = 2,46 soit 2,5 mois de stock disponible
La réponse obtenue signifie que si l’on se base sur les tendances antérieures, vous devriez avoir assez de pilules disponibles pour les deux mois et demi à venir. Si vous repensez à la raison pour laquelle nous évaluons l’état de stock, vous vous rappellerez que ce calcul est important.
Si vous recevez un rapport précisant que 3.000 pilules se trouvent dans un entrepôt, vous pourriez présumer que cette quantité est plus que suffisante pour plusieurs mois. Mais en réalité, étant donné le taux actuel de consommation, cette réserve ne durera que deux mois et demi.
Si le stock n’est pas réapprovisionné avant l’échéance de deux mois et demi, l’entité risque d’être en rupture de stock et, en définitive, les clients ne seraient pas servis.
Analyse des données pour déterminer les tendances
Maintenant que vous avez vu comment calculer l’évaluation de l’état de stock, la prochaine étape consiste en une analyse plus fine des chiffres utilisés dans la formule.
En analysant les données relatives à l’utilisation sur six mois, vous pourriez par exemple remarquer que l’utilisation d’un produit augmente ou décroît de manière régulière (voir figure 1). Qu’est-ce que cela signifie pour votre évaluation des stocks ?
Au fur et à mesure que l’utilisation s’accroît ou diminue régulièrement, les mois de stock que vous calculerez (sur base de six mois de données) dureront plus ou moins de temps par rapport à ce que vous aviez calculé. Pour réagir à cette situation, vous pourriez vous servir d’équations mathématiques complexes pour l’analyse des données (tendance linéaire, lissage exponentiel, ou encore des outils informatiques) pour vous aider à projeter l’utilisation.
Mais malheureusement, les magasiniers ne disposent pas tous des outils ni du temps nécessaire à calculer les tendances linéaires. La solution la plus simple consiste à calculer la CMM en utilisant la moyenne des trois derniers mois de données. Ces informations suffisent à effectuer les calculs et à tenir compte d’une tendance vers le haut ou vers le bas.
Pour pouvoir utiliser trois mois de données, vous devez d’abord analyser six mois de données avant de décider quelle quantité de données utiliser. Une baisse de la consommation pendant un seul mois sur les six suffit à suggérer que la tendance n’est pas constante, et que par conséquent il convient d’utiliser l’ensemble des six mois de données dans vos calculs.
Mais lorsque l’on observe une tendance constante vers le haut ou vers le bas, il est préférable d’utiliser les trois derniers mois de données parce que cette période reflète plus précisément la manière dont votre consommation évolue.
Sans doute la meilleure manière de comprendre l’utilisation des tendances consiste à prendre un exemple hypothétique. Supposons que vous ayez les données suivantes à partir de rapports cliniques (voir tableau 1) :
Si vous examinez attentivement ces chiffres, vous verrez que la consommation de pilules ne montre aucune tendance particulière. Vous pouvez conclure que dans les mois à venir, la consommation de pilules variera également. Mais lorsque l’on regarde la consommation des préservatifs, vous constatez clairement une tendance à la hausse.
Vous pouvez conclure que pour l’avenir, l’utilisation continuera vraisemblablement à augmenter. Par conséquent, pour les pilules vous calculerez la CMM en utilisant l’ensemble des six mois de données, et uniquement les trois mois les plus récents (d’avril à juin) pour les préservatifs.
Pourquoi recommande-t-on cette méthode ? Le tableau 2 ci-dessous montre ce qui se produit lorsque l’on utilise la CMM sur trois mois ou sur six mois.
S’il on considère que nous avons 3.000 pilules et 6.000 préservatifs de disponibles, le calcul donnera (en utilisant des moyennes de six mois) :
3.000 ÷ 1.473= 2,0 mois de pilules disponibles
6.000 ÷ 1.266 = 4,7 mois de préservatifs disponibles
Et si on utilise une moyenne de trois mois :
3.000 ÷ 1.262= 2,4 mois de pilules disponibles
6.000 ÷ 1.544 = 3,9 mois de préservatifs disponibles
Le calcul des moyennes pour les pilules sur 6 mois et sur 3 mois donne de résultat différents. La différence entre 2 mois de stock et 2,4 mois de stock est de 0,4 mois de stock. Si vous n’aviez utilisé que trois mois de données, vous pourriez être amené à croire que votre stock est plus que suffisant.
Si vous utilisez six mois de données, vous obtenez une estimation plus petite, plus modeste. Pour veiller à ce qu’un stock suffisant soit disponible, il convient d’utiliser six mois de données si aucune tendance ne se profile.
Mais lorsque nous regardons les chiffres relatifs aux préservatifs, et comparons la différence entre 4,7 mois de stock et 3,9 mois de stock, il y a quasiment un mois de différence entre l’évaluation sur trois mois et l’évaluation sur six mois. Si vous utilisez une moyenne de six mois, la demande en évolution rapide signifie que vous serez à court de préservatifs presque un mois plus tôt que prévu.
Les conséquences peuvent être dévastatrices, surtout si vous devez attendre deux ou trois mois avant d’être réapprovisionné. En utilisant les trois derniers mois de données pour les préservatifs (puisqu’il existe une tendance claire), vous répondrez mieux à la tendance. Le tableau 3 résume la manière de calculer l’état de stock.
Quand procéder à l’évaluation de l’état de stock ?
Il faut régulièrement procéder à l’évaluation de l’état de stocks pour chaque article dans votre magasin. En tant que responsable des approvisionnements, la fréquence à laquelle vous procédez à cette évaluation ne dépend que de vous.
Nous recommandons d’envisager l’évaluation de l’état de stock une fois par mois pour l’ensemble des articles que vous stockez. Même si vous n’envoyez vos rapports ou ne passez commande qu’une fois par trimestre, vous devriez évaluer l’état de stock plus souvent pour veiller à ce qu’il n’y ait aucun risque de rupture de stock.
Si vous avez un grand nombre d’articles en magasin, il est possible que vous ne puissiez pas évaluer mensuellement l’état de stock pour chaque article. Dans ce cas, envisagez l’utilisation de la méthode VEN (vital, essentiel et non essentiel), qui classe les produits en fonction de leur nécessité médicale, et / ou l’analyse ABC, qui classe les produits en fonction de leur coût.
De fréquentes évaluations de l’état de stock constituent le meilleur moyen pour vous permettre d’être conscient des éventualités de rupture de stock. Le fait de simplement regarder sur une étagère et de prendre une décision qui ne soit pas basée sur des données de consommation, risque d’engendrer une rupture de stock et, par voie de conséquence, l’incapacité des prestataires de services à dispenser un service clientèle de qualité.
Évaluer l’état de stock à un niveau supérieur du système
En tant que responsable en logistique ou d’un programme de soins médicaux, vous travaillez probablement dans la capitale ou dans un centre régional, avec différents magasins et entrepôts au niveau des districts, provinces et cliniques répartis à travers tout le pays. Malgré la distance qui vous sépare de ces entités éloignées, il est important que vous soyez en mesure d’évaluer l’état de stock quel que soit le niveau de votre système.
Pourquoi vous pourriez souhaiter évaluer l’état de stock à n’importe quel niveau du système
L’évaluation de l’état de stock à n’importe quel niveau (ou même à tous les niveaux) vous donne plus qu’un simple coup d’oeil sur l’état de stock dans votre propre entrepôt. En effet, vous pourriez également savoir si :
- Les niveaux que vous supervisez sont en excédent de stock.
- Les niveaux que vous supervisez sont en sous-stockage, ce qui nécessite des livraisons supplémentaires.
- Certains produits vont arriver à terme dans le magasin avant d’atteindre l’utilisateur.
- Certaines entités ont trop de stock, et d’autres pas assez.
- Si les produits parviennent aux clients plutôt que de rester dans les entrepôts.
Connaître l’état de stock à différents niveaux de votre réseau de distribution peut empêcher de tels problèmes de survenir.
Vous devriez évaluer l’état de stock à différents niveaux aussi souvent que vous recevez un rapport concernant les données
sur la distribution aux utilisateurs.
Généralement, ces rapports n’arrivent pas tous en même temps. Alors que le district soumettra probablement un rapport tous les
mois, le niveau central n’aura de nouvelles données qu’une fois par trimestre.
Collecte des données relatives à la consommation
Lorsque vous évaluez l’état de stock aux niveaux supérieurs, il convient de baser la consommation moyenne mensuelle sur les données réelles sur la distribution aux utilisateurs provenant du niveau de distribution (données de consommation). Ces données ne peuvent provenir que des PPS. Si les données complètes sur la distribution aux utilisateurs ne sont pas disponibles, il faut utiliser l’une des techniques suivantes:
- Prendre les données sur la distribution aux utilisateurs provenant de rapports précédents.
- Ajuster les données incomplètes pour évaluer le rapport complet.
- Remplacer les données sur la distribution par les données sur les sorties provenant du niveau le plus bas possible.
Collecte des données relatives au stock disponible
Lorsque l’on procède à l’évaluation de l’état de stock au niveau au-dessus de celui des PPS (par exemple au niveau du district), on peut utiliser les données relatives au stock disponible de l’une ou de plusieurs des trois sources suivantes :
- Le stock disponible de l’entrepôt du district
- La consolidation (la somme) du stock disponible auprès de tous les PPS soumettant leur rapport au district
- La consolidation du stock disponible pour l’entrepôt du district, plus les PPS soumettant leur rapport au district.
La source utilisée dépendra de la question à laquelle vous souhaitez répondre.
Si vous utilisez uniquement le stock disponible de l’entrepôt du district, vous évaluerez uniquement l’état de stock de l’entrepôt du district. Cette valeur ne vous donnera aucune indication au niveau des PPS, mais vous indiquera combien de temps dureront les réserves de l’entrepôt du district.
Si vous utilisez uniquement les données des PPS, vous saurez combien de temps dureront les réserves au niveau de toute la prestation de services, mais vous n’aurez aucune information concernant l’entrepôt du district, ni des niveaux de stock des PPS individuels.
Si vous regroupez les stocks disponibles à la fois auprès des PPS et de l’entrepôt du district, vous évaluerez l’état de stock pour tout le district, mais vous ne serez pas en mesure de faire la distinction entre le stock à l’entrepôt du district et le stock auprès des PPS.
Lorsque cela est possible, il conviendrait d’utiliser l’ensemble des trois méthodes pour que vous puissiez passer en revue les trois résultats : le district dans son ensemble, le niveau des PPS dans leur ensemble et séparément, et l’entrepôt du district proprement dit.
Certains pays procèdent à des études spéciales pour évaluer l’état de stock de chaque entité du système à peu près au même moment. Ce type d’étude donne lieu à un « instantané » de l’état de stock qui peut indiquer au décisionnaire les éventuels changements à prévoir pour l’année à venir.
Peu importe le nombre de fois que vous évaluez l’état de stock, ou les sources de données que vous utilisez : n’oubliez pas de enregistrer la manière dont vous avez calculé les mois de stock. En effet, cela pourrait être important lorsque vous passerez en revue vos décisions.
Comprendre l’évaluation des stocks aux niveaux supérieurs
La figure 2 montre la raison pour laquelle on évalue l’état de stock aux niveaux supérieurs. Le stock disponible au niveau national (c’est-à-dire les mois de stock à tous les niveaux) apparaît relativement stable et élevé. Cependant, si vous évaluez l’état de stock de l’entrepôt central uniquement, vous pourriez vous dire que les stocks sont en train de s’épuiser rapidement et qu’il faut urgemment réapprovisionner.
Le diagramme montre que cette perception n’est pas juste, et que le stock est plutôt en train d’être progressivement redistribué aux niveaux inférieurs du réseau de distribution. En d’autres termes, comprendre l’état de stock à tous les niveaux est primordial à la gestion d’un réseau de distribution logistique.
Concepts clés : données pour la prise de décision et approche systémique
L’évaluation de l’état de stock est un exemple du concept clé consistant à utiliser les données pour la prise de décision : on procède à l’évaluation, et l’on prend ensuite une action appropriée.
Aux niveaux supérieurs, l’évaluation de l’état de stock permet aux responsables de savoir comment les stocks circulent dans le système. On peut ainsi déterminer plus facilement les éventuels goulets d’étranglement du système, et agir en conséquence. Les responsables peuvent également passer en revue l’état de stock pour vérifier si les magasiniers maintiennent effectivement les niveaux de stocks appropriés.
L’évaluation de l’état de stock est également un bon exemple qui permet d’analyser les données au moyen d’une approche systémique, en d’autres termes, de voir comment les différents éléments du cycle logistique travaillent ensemble. Grâce à la quantité et à la qualité de vos données, vous saurez si votre SIGL fonctionne correctement.
Le solde du stock à chaque niveau vous permettra de savoir où votre stock se trouve dans le réseau de distribution, et aussi de déterminer d’éventuels problèmes de stock périmé. Le niveau de stock vous permet de savoir si les entités maintiennent les quantités appropriées de stock disponible.
Les problèmes de niveau de stock peuvent également indiquer des problèmes de transport, des problèmes de gestion causés par l’accumulation excessive de produits ou par des pratiques de rationnement, ainsi que toute une série d’autres difficultés logistiques. Par conséquent, l’évaluation de l’état de stock vous donne une indication sur la performance de votre système.
Résumé
Dans cet article, vous avez appris les éléments suivants :
- On évalue l’état de stock pour pouvoir dire combien de temps les réserves vont durer.
- Les données spécifiques, c’est-à-dire le stock disponible et le taux de consommation, sont nécessaires pour évaluer l’état de stock.
- La formule générale pour évaluer l’état de stock se présente comme suit :
Stock disponible ÷ consommation moyenne mensuelle = mois de stock disponible - Pour analyser les données relatives à la consommation et déterminer les tendances, utiliser une période de six mois de données lors du calcul de la consommation moyenne mensuelle.
- Lorsque vous disposez de six mois de données, et qu’une tendance à la hausse ou à la baisse émerge, utilisez les trois derniers mois de données lors du calcul de la CMM.
- Pour déterminer les mois de stock disponible quel que soit le niveau, à condition d’avoir les données de stock et les données sur la distribution aux utilisateurs, procédez comme suit :
- Appliquez la formule en utilisant le stock disponible pour le niveau que vous souhaitez évaluer.
- Pour la CMM, utilisez les données réelles de consommation lorsque cela est possible, et utilisez le niveau le plus bas des données disponibles sur les sorties en l’absence de données sur la consommation.