Enterprise Resource Planning (ERP) est l’une des technologies logicielles les plus populaires pour soutenir l’organisation opérationnelle et un processus par lequel une entreprise (souvent un fabricant) gère et intègre les parties importantes de son activité.
Table de matières
Définition de l’Enterprise Resource Planning
Une Enterprise Resource Planning (ERP) ou progiciel de gestion intégré (PGI) est destiné à la gestion globale des différents flux de l’entreprise aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel. Il met en commun, pour les diverses entités et fonctions, l’ensemble des données nécessaires à cette gestion dans une base de données unique.
Nous reprendrons les définitions complémentaires données par deux organismes réputés compétents en la matière : le CXP, organisme français (Conseil sur les systèmes d’information à base de progiciels, www.cxp.fr), et l’APICS, association américaine (American Production Inventory Control Society, www.apics.org) de notoriété internationale.
Nous les compléterons par le standard extrait du marché.
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Pour le CXP, un progiciel de gestion d’entreprise est dit intégré s’il vérifie l’ensemble des conditions suivantes : s’il émane d’un fournisseur unique, garantit l’unicité de l’information, assure une mise à jour en temps réel des données et fournit les éléments d’une traçabilité totale des opérations.
L’APICS considère qu’un Enterprise Resource Planning est un système d’information orienté comptabilité permettant de gérer toutes les ressources nécessaires pour satisfaire le besoin du client. Il correspond à une extension des systèmes MRP2 comportant les technologies suivantes : base de données relationnelle, architecture client-serveur, interface homme-machine unifiée et commune, système ouvert…
Ces définitions ne donnent pas de précision sur les aspects fonctionnels mais la concentration du marché sur quelques éditeurs permet
d’identifier clairement cinq domaines de compétence :
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- gestion de la production ;
- gestion des stocks, des approvisionnements et des achats ;
- gestion commerciale ;
- gestion des ressources humaines ;
- gestion comptable et financière.
Avantages de la mise en œuvre du système ERP
La mise en place d’un système ERP présente de nombreux avantages. Ray, 2011 les résume comme suit :
Améliorer le processus décisionnel
Les systèmes ERP peuvent créer une base de données partagée avec une qualité de plus en plus élevée que les responsables s’affichent sur votre écran en rationalisant en temps réel et en améliorant le processus de prise de décision.
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Planifier des scénarios futurs réalistes
En ayant de meilleures informations, vous pouvez faire des estimations et des prévisions réalistes en anticipant les scénarios futurs.
Le dédoublement minimum
Les entreprises qui ne disposent pas encore d’une solution ERP constatent facilement que leurs départements fonctionnent de manière quelque peu indépendante les uns des autres, de sorte qu’ils finissent par créer des enregistrements et des rapports en double. Intégrer l’ERP, comptabiliser permet de réduire drastiquement ces duplications.
Les systèmes ERP sont modulaires
L’ERP est formé de modules. De cette façon, vous pouvez mettre en œuvre à tout moment les modules dont votre entreprise a besoin. Si à l’avenir votre entreprise évolue et grandit avec votre ERP le fera si vous y intégrez de nouvelles fonctionnalités.
Adaptation totale aux besoins de votre entreprise
Toutes les entreprises sont différentes. Par conséquent, le fournisseur de votre système ERP doit effectuer une analyse préalable des besoins de votre organisation pour s’assurer que l’application y est parfaitement adaptée. La solution ERP doit s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse.
Plus de contrôle et de traçabilité
Les systèmes ERP facilitent le suivi des produits dans toute l’organisation, de l’entrée de la matière première à la livraison du produit fini.
Amélioration de la communication interne
L’ERP supprime les barrières d’information entre les départements en intégrant et en améliorant la communication interne.
Automatisation des tâches
Les ERP lourds pour automatiser les tâches répétitives autrefois effectuées à la main (génération des bons de livraison, factures etc).
Des coûts réduits, plus compétitifs
La plus grande efficacité atteinte, la diminution du nombre d’erreurs et la réduction des tâches en double contribuent à réduire les coûts de l’entreprise.
Accès à des informations fiables. Cet avantage est obtenu par
- L’utilisation d’une base de données commune
- La cohérence et l’exactitude des données
- Amélioration du système de reporting
Eviter la redondance des données et des opérations
Comme les différents modules du système ERP accèdent en temps réel à la même base de données centrale, deux choses sont évitées :
- Enregistrements en double ou multiples des mêmes données dans le système, et
- Duplication d’opérations faute de mise à jour de la notice les concernant.
Temps de cycle et livraison réduits
Cet avantage est obtenu d’une part, pour minimiser le processus d’approvisionnement, et d’autre part, lors des rapports sur les retards de livraison.
Facilité d’adaptation
Les systèmes ERP peuvent être modifiés par la redéfinition de ses différents processus métier, ce qui facilite leur adaptation et leur restructuration pour répondre aux nouvelles exigences.
Améliorations de “l’évolutivité”
Grâce à une conception modulaire et structurée, les systèmes ERP permettent des ajouts ou des fonctions scalaires pour augmenter la solution initiale.
Normalise le niveau de profit de l’organisation
Lorsque tous les membres du personnel de différents services travaillent avec le même programme, cette application les oblige à être plus « standard » ou plus ordonnés. Il les aide à réfléchir sur les processus ou le mode de fonctionnement de chaque département ce qui conduit à une réflexion sur le processus et l’amélioration qui en découle. Fondamentalement, cela aide à définir les meilleures pratiques au sein de la main-d’œuvre.
Fonctionnalités et modularité
Les cinq domaines qui viennent d’être décrits ci-dessus, assez généraux, se décomposent en sous-groupes qui correspondent à peu près au découpage modulaire des logiciels proposés :
- La gestion financière a pour objectif de maîtriser la situation financière de l’entreprise. Elle gère les livres comptables, les comptes des clients et des fournisseurs, les immobilisations. Elle permet également de consolider les états financiers des diverses filiales.
- Le contrôle de gestion permet d’analyser à l’aide de tableaux de bords la rentabilité de l’entreprise sous divers angles (par produits, par processus, par types d’activité…).
- La gestion de projet planifie et contrôle les étapes d’un projet et la disponibilité des ressources nécessaires à sa réalisation.
- L’administration des ventes gère les différentes activités commerciales envers les clients, dont les supports de vente, la facturation, la gestion des expéditions.
- La gestion des ressources humaines met à disposition les outils permettant de gérer le personnel. Au-delà de la gestion des salaires et des activités corollaires, elle gère le recrutement, les absences et congés du personnel et, surtout, de plus en plus, les compétences des personnes.
- La gestion de la qualité assure l’enregistrement et la traçabilité des informations relatives à l’élaboration des produits.
- La gestion de la production supporte évidemment la planification et l’exécution de la production sur les différents horizons comme (PIC, PDP, CBN, gestion d’atelier), et elle gère les données techniques associées comme dans les progiciels de GPAO.
- La gestion des achats gère le processus d’achat auprès des fournisseurs avec notamment leur évolution et le contrôle de la facturation.
- La gestion des approvisionnements et des stocks planifie les besoins en matières et composants achetés en optimisant niveaux des stocks et des emplacements.
Ces diverses catégories se retrouvent dans les différentes offres du marché. Elles constituent le noyau du système d’information et servira aux différents acteurs de l’entreprise. L’adaptation à l’entreprise de ces progiciels est réalisée par un paramétrage important qui nécessite un effort considérable de structuration de l’entreprise pour « faire coller » son mode de fonctionnement aux possibilités du progiciel.
Nature de l’intégration
La nature de l’intégration peut être plus ou moins profonde, allant de l’interfaçage d’applications existantes, à la base de données unique,
servant à tous les modules.
L’interfaçage d’applications existantes est une connexion de type point à point (figure 1a) qui a engendré, par le passé, beaucoup de travail pour les Sociétés de services informatiques (SSII) puisqu’il faut N(N–1)/2 interfaces pour connecter N modules. Il s’agit donc d’une approche lourde, coûteuse et peu pérenne (en cas d’évolution des logiciels). En revanche, elle présente l’avantage d’utiliser les logiciels de chaque fonctionnalité.
Comme nous l’avons vu, les éditeurs d’ERP ont opté pour le développement de gros logiciels couvrant l’ensemble des fonctions permettant de gérer l’entreprise (figure 1b). La plupart du temps, ils sont partis d’un noyau dur relatif à une application particulière (la production, la finance…) et ont gonflé leur offre par développement d’applications supplémentaires ou par intégration d’applications existantes.
On s’attend à ce que l’unicité de l’information soit assurée par une base de données unique, commune aux divers modules. Ce n’est pas toujours le cas mais l’utilisateur ne le voit pas a priori. Dans ce contexte, le rôle des SSII a évolué vers le déploiement de l’ERP qui nécessite une réorganisation en profondeur de l’entreprise, de ses données, puis un paramétrage du progiciel devant s’adapter aux spécificités de l’entreprise. La SSII assurera en outre un certain nombre de développements adaptés au fonctionnement spécifique de l’entreprise.
Une troisième solution, séduisante mais encore peu utilisée en pratique à ce jour, est constituée par les EAI (Enterprise Application Integration) qui permettent d’interfacer les diverses applications de gestion informatique de l’entreprise existantes (figure 1c). Cet interfaçage standard est constitué d’un moteur d’intégration (Message Broker) qui permet aux applications de communiquer entre elles grâce à une couche basse de transport de données (Middleware).
Ces solutions cherchent à se positionner en tant que solution de substitution aux Enterprise Resources Planning, mais aussi comme un complément. C’est sans doute d’ailleurs en tant que complément que l’avenir des EAI est le plus ouvert.
En effet, quel que soit l’ERP, il existera toujours dans un coin ou dans un autre un logiciel traitant un point particulier du métier de l’entreprise qui aura besoin de communiquer. Dans ce cas, se reposera le problème de la connexion point à point des logiciels.
En ce qui concerne leur structure, les EAI les plus performants sont organisés pour matérialiser, dans le système d’information, les processus de l’entreprise. Ainsi, en figure 2, on a représenté le processus de revue de contrat existant dans le référentiel ISO 9000 de l’entreprise matérialisé dans l’EAI. Bien que l’entreprise soit équipée d’un Enterprise Resource Planning très sophistiqué, on constate néanmoins qu’il reste un certain nombre de connexions nécessaires entre des applications très différentes :
- On doit récupérer les données techniques et administratives de la commande directement du fournisseur.
- Le calcul de devis étant très spécifique, il a été développé en solution locale sur un tableur.
- La vérification de la capacité pour accepter le délai nécessite un dialogue avec l’ERP.
- L’acceptation doit être transmise au fournisseur.
- Tout au long du processus, les différents acteurs doivent être informés de l’avancement de la procédure et parfois donner leur accord. Cela nécessite une connexion avec la messagerie interne de l’entreprise.
Une application EAI performante doit être capable de décrire les procédures de l’entreprise et de définir les connexions nécessaires entre les différents systèmes. Elle doit bien entendu fournir les outils capables de configurer toutes ces connexions depuis ou vers les différents systèmes hétérogènes.
L’intégration horizontale du système d’information pousse à un échange d’information de plus en plus important entre différentes
entreprises. Si l’ERP monolithique s’est plus ou moins imposé au sein d’une même entreprise, il semble difficile d’envisager qu’un macro ERP permette en un seul produit de faire fonctionner l’ensemble de la chaîne logistique.
Dans ce contexte, l’EAI s’impose comme étant une solution prometteuse. Capable de garantir les échanges entre deux ERP, l’EAI est a fortiori capable d’assurer l’échange d’information entre plusieurs applications recouvrant chacune une fonction de l’ERP.
Mise en place et marché des ERP
Comme il vient d’être dit, les ERP sont des solutions lourdes à mettre en place bien que modulaires. Les entreprises se font accompagner par des sociétés de consultants qui doivent avoir des compétences à la fois en organisation et en informatique.
Les années précédant le passage à l’an 2000 et le passage à l’euro ont donné lieu à de nombreux projets de cette nature. Les grandes sociétés multi-sites et multinationales ont initié le mouvement, puis ce fut au tour des PME les plus grosses. Aujourd’hui, les plus petites d’entre elles sont concernées pour des raisons techniques, légales ou économiques mais aussi en vue de se doter d’un support du système d’information réactif pour accroître leur performance globale.
Les éditeurs de progiciels intégrés ont aujourd’hui enrichi leur offre avec de nouvelles fonctionnalités comme le management de la chaîne
logistique (Supply Chain Management ou SCM), le management de la relation client (Customer Relationship Management ou CRM), le commerce électronique (e-Business)
Facteurs critiques de succès du système ERP
Il existe des facteurs de succès critiques pour la mise en œuvre d’un système ERP, les facteurs les plus courants identifiés par les chercheurs pour mettre en œuvre un système ERP réussi sont :
Engagement et soutien de la haute direction
car ils sont responsables de l’élaboration de la stratégie de l’organisation, de l’approbation du projet, de la prise de décisions et de la légitimation des nouveaux buts et objectifs. Leur rôle est vital puisque la mise en œuvre du système ERP implique 17 modifications des processus métier existants et nécessite un investissement en capital énorme, les cadres supérieurs doivent être engagés dès le début et pas seulement impliqués dans certaines phases du système ERP.
Chef de projet qualifié et excellent
selon Umble, et al., (2002), la mise en œuvre réussie d’un système ERP nécessite un gestionnaire qualifié qui a une expérience antérieure dans la gestion de projets et devrait être en mesure de définir des objectifs et une portée clairs, de développer à la fois le travail et les ressources. planifier, effectuer un suivi minutieux de l’avancement du projet et doit être ferme quant à l’exigence d’une performance satisfaisante de son équipe.
Des objectifs clairs et une vision organisationnelle sont des conditions préalables au succès du système ERP
les principaux décideurs doivent spécifier leurs objectifs et définir une vision organisationnelle avant de mettre en œuvre la solution du système ERP. Il doit y avoir des définitions claires des objectifs, des attentes et des livrables. En d’autres termes; ils doivent clairement décrire la forme future de l’organisation et les scénarios de mise en œuvre du changement. De plus, l’organisation doit soigneusement définir pourquoi le système ERP est mis en œuvre et quels sont les besoins commerciaux critiques du système qui seront satisfaits.
Formation et éducation des utilisateurs
le manque de formation des utilisateurs et l’incapacité à comprendre complètement comment les applications du système ERP modifient les processus métier semblent souvent être responsables des implémentations problématiques et des échecs du système ERP.
Tous ceux qui utilisent des systèmes ERP doivent être formés sur leur fonctionnement et leur relation avec le processus métier dès le début du processus de mise en œuvre.
La raison principale du programme d’éducation et de formation pour la mise en œuvre du système ERP est de rendre l’utilisateur à l’aise avec le système et d’augmenter le niveau d’expertise et de connaissances des employés qui utilisent le système ERP.
La formation consiste non seulement à utiliser le nouveau système, mais aussi à comprendre l’intégration au sein du système – comment le travail d’un employé influence le travail des autres.
Les compétences et les compétences de l’équipe de projet
composer une équipe de projet hautement qualifiée et compétente est très important, car cela permet d’économiser le temps et l’argent nécessaires pour assurer une mise en œuvre fluide avec un minimum d’erreurs.
Les équipes expérimentées disposent également de bons plans d’urgence et de gestion des risques pour contribuer à la réussite de la mise en œuvre du système ERP. L’équipe du système ERP doit être équilibrée ou interfonctionnelle et comprendre un mélange de consultants externes et de personnel interne afin que le personnel interne puisse développer les compétences techniques nécessaires à la conception et à la mise en œuvre du système ERP.
Une communication efficace
c’est l’une des tâches les plus stimulantes et les plus difficiles de tout projet de mise en œuvre d’un système ERP. Les communications sont essentielles pour créer une compréhension, une approbation de la mise en œuvre et partager des informations telles que les résultats et les objectifs à chaque étape de la mise en œuvre sur l’ensemble de l’organisation.
La communication implique de couvrir la portée, les objectifs et la tâche des projets de mise en œuvre du système ERP, la publicité de l’avancement du projet, les attentes, les exigences et l’approbation des objectifs, des activités et des mises à jour.
Réingénierie des processus métier (BPR)
Cheng & Wang (2006) ont défini la BPR comme une refonte fondamentale des processus métier afin d’obtenir des améliorations spectaculaires dans des domaines critiques tels que le coût, la qualité, le service et la rapidité.
Les organisations doivent être disposées à modifier leurs activités pour s’adapter au logiciel du système ERP afin de minimiser le degré de personnalisation nécessaire.
Le système ERP nécessite l’introduction de modifications essentielles dans les processus métier qui sont moulés pour s’adapter au nouveau système.
Les organisations doivent modifier leurs opérations commerciales afin d’adapter le logiciel avec un minimum de 19 personnalisations. Le BPR est censé être fait comme une étape préalable requise pour la mise en œuvre du système ERP.
Trouver la meilleure solution logicielle de système ERP
sélection rigoureuse du package approprié, car la plupart des principaux fournisseurs de logiciels de système ERP offrent aux entreprises la possibilité de personnaliser le logiciel en fonction de leurs besoins en choisissant les parties des opérations qu’elles souhaitent inclure.
Le choix du package implique des décisions importantes concernant les budgets, les délais, les objectifs et les livrables qui façonneront l’ensemble du projet.
Choisir le bon logiciel de système ERP qui correspond le mieux aux besoins et aux processus d’information de l’organisation est essentiel pour garantir une modification minimale et une mise en œuvre et une utilisation réussies.
Choisir le mauvais logiciel peut signifier un engagement envers une architecture et des applications qui ne correspondent pas à l’objectif stratégique ou aux processus commerciaux de l’organisation.
Coopération et satisfaction des employés
les employés ont une influence significative sur le succès de la mise en œuvre du système ERP. Comme ils sont impliqués dans le processus de mise en œuvre du système ERP et acceptent également les changements qui se produisent, même le meilleur système au monde échouera si les utilisateurs finaux y résistent.
Les implémentations de systèmes ERP imposent des changements involontaires et conduisent fréquemment à différentes allocations de pouvoir et de ressources qui déclenchent généralement un groupe diversifié d’opposants manifestes et cachés au sein de l’organisation, de sorte que l’implication précoce des utilisateurs dans la conception et la mise en œuvre de nouveaux processus métier ainsi qu’une approche descendante étendue et la communication interfonctionnelle peut générer de l’enthousiasme pour le système ERP.
Utilisation de consultants
En raison de la complexité de la mise en œuvre d’un système ERP, de nombreuses organisations utilisent des consultants pour faciliter le processus de mise en œuvre.
Les consultants peuvent avoir une expérience dans des industries spécifiques, une connaissance approfondie de certains modules et peuvent être mieux à même de déterminer quelle suite fonctionnera le mieux pour une entreprise donnée. Les consultants peuvent être impliqués dans différentes étapes de la mise en œuvre, recommander une solution appropriée et gérer la mise en œuvre. Les consultants peuvent être des experts internes ou externes connaissant bien l’installation et le logiciel.
De nombreuses entreprises préfèrent ou doivent avoir des consultants externes pour effectuer la mise en œuvre du système ERP.