Le diagramme d’affinité – cours avec un exemple

Kawakita Jiro était un ethnologue japonais. Grâce à son expérience du terrain, vers 1960, il a établi une méthode pour élaborer le diagramme KJ (appelé aussi diagramme d’affinité en français). Cette technique a été introduite en France par le professeur Shoji Shiba.

Les participants à un groupe KJ mettent en commun leur représentation de la situation. Ils utilisent leur vécu et leur expérience sans nécessairement aboutir à la vérité absolue sur un sujet ou un problème. Le procédé consiste à mettre en relation des propositions qui aboutissent à une démonstration de vérité, de fausseté ou de probabilité.

Définition du diagramme d’affinité

Le diagramme d’affinités est un outil qui permet de :

• Décrire et formaliser une situation qui a besoin d’être clarifiée ;
• Passer de la perception individuelle d’un problème à son expression par le groupe avec une représentation structurée. Les informations sont reproduites sous forme de diagramme.

Utilisation du diagramme

On l’utilise souvent pour :

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• analyser les besoins de clients ;
• organiser des actions ;
• planifier un programme de maintenance ;
• planifier des mesures.

On peut lancer un groupe KJ après une séance de brainstorming pour classer les idées obtenues.

Bénéfices

• Si dans votre travail, vous êtes confrontés à des situations compliquées, inextricables, où de multiples paramètres semblent interagir, vous pouvez utiliser cet outil.
• Il permet de cerner un thème, un problème latent, une situation confuse en s’appuyant sur une organisation des données basée sur l’intuition et non pas sur la logique. Cette méthode s’applique particulièrement bien à la hiérarchisation des informations du domaine de l’immatériel, des impressions, des sentiments ou des sensations.

Démarche

Étape 1 : Constituez la bonne équipe, d’environ 5 à 6 participants avec des opinions différentes et des formations différentes (vision transversale)

Étape 2 : Formulez le problème dont il est question, avec une expression neutre et compréhensible.

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Étape 3 : Récupérez toutes les idées (brainstorming) et notez-les sur des cartes. Écrivez des idées et des soucis, sous forme de phrase en évitant de ne formuler qu’un seul mot.

Étape 4 : Étalez toutes les cartes sur une table, un tableau,…

Étape 5 : Triez les cartes en tentant de les regrouper. En silence, chaque participant peut déplacer et regrouper les cartes à sa convenance s’il a une opinion différente mais sans exprimer son opinion.

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Étape 6 : Créez une synthèse sur une carte TITRE pour représenter chaque regroupement. Le titre doit être court mais complet. Cristallisez le contenu de chaque carte du groupe en question. Le titre doit être autoporteur, c’est-à-dire compréhensible par lui-même.

Étape 7 : Tracez le diagramme d’affinité final. Tracez les lignes autour de chaque groupe, évaluer les regroupements en équipe ou lors d’une séance séparée.

Avantages

• Clarification logique des relations causes et effets, donc une perspective globale de la situation.
• Consensus rapide
• Pas de forme particulière, il permet de Changer ou de Développer la pensée des participants
• Visualisation des relations causales
• Identification précise des causes principales ou premières grâce aux relations

Exemple applicatif sur le diagramme d’affinité

Dans l’exemple qui suit, nous allons voir comment utiliser le diagramme d’affinité pour définir le périmètre et la trajectoire d’un projet.

Prenons un cas d’école inspiré d’un fait réel :

Le directeur général de votre entreprise vient de vous nommer sur un programme de gains de productivité d’un site industriel. Vous devez définir le projet permettant de trouver des solutions pour éviter les goulots d’étranglements sur une installation. Vous avez mené
quelques interviews informelles sur le sujet. Les avis sont unanimes, c’est un problème récurrent : blocages et réduction de la capacité de production font perdre de l’argent à l’entreprise.

Par le passé, de nombreux projets ont été menés pour corriger ces soucis mais sans succès. Il vous est d’ailleurs vivement recommandé de « laisser tomber ». « Il paraît qu’il n’y a pas de solution ».

Vos interviews vous donnent l’impression que les causes fondamentales du problème sont multiples. Pour y voir plus clair, vous décidez d’utiliser le diagramme d’affinité. Vous allez ainsi décomposer le problème en sous problèmes et vous pourrez ensuite mener des
analyses plus détaillées problème par problème.

Votre démarche :

• Vous invitez deux ingénieurs du bureau d’études, trois techniciens de la maintenance et quatre opérateurs de production.
• Vous écrivez sur le tableau le sujet : « Goulots d’étranglement de la chaîne de production ».
• Vous demandez aux participants de noter tout ce qui peut causer ces goulots d’étranglement. Une idée par papier.
• Chaque idée est collée au hasard sur le tableau.
• Vous obtenez ainsi près de 100 idées en 30 minutes.
• Les opérateurs, très contents qu’on leur demande leur avis, supposent que les causes fondamentales sont la température ambiante, l’humidité et les matières premières.
• Les mainteneurs mettent en cause la configuration des installations et les réglages des opérateurs.
• Les ingénieurs quant à eux, commencent à entrevoir des solutions plutôt qu’à identifier des problèmes. Vous rappelez que l’équipe recherchera des solutions dans un second temps. Il est trop tôt pour le moment, vous pouvez instaurer une nouvelle règle : « pas de solutions, que des causes ! ».

• Les opérateurs, très contents qu’on leur demande leur avis, supposent que les causes fondamentales sont la température ambiante, l’humidité et les matières premières.
• Les mainteneurs mettent en cause la configuration des installations et les réglages des opérateurs.
• Les ingénieurs quant à eux, commencent à entrevoir des solutions plutôt qu’à identifier des problèmes. Vous rappelez que l’équipe recherchera des solutions dans un second temps. Il est trop tôt pour le moment, vous pouvez instaurer une nouvelle règle : « pas de solutions, que des causes ! ».
• Généralement, au bout de 40 minutes, le flux d’idées diminue. Vous pouvez alors commencer la phase de regroupement.
• Un participant a remarqué que les idées peuvent être regroupées en 2 groupes : les causes amont au processus de fabrication et celles liées à l’installation. Tout le monde semble partager cette idée, ainsi chacun déplace rapidement les papiers sur chacune des parties du tableau.
• Vous décidez de pousser plus loin. Vous divisez les participants en 2 sous-groupes.
• L’objectif est de trouver des sous-catégories et au bout de 10 minutes vous obtenez la répartition suivante :

Un échange avec le groupe permet d’identifier un premier périmètre pour votre projet :

• Phase 1 : Boucle d’inspection, Tapis et Installation
• Phase 2 : Couteaux
• Phase 3 : Refroidissement en option si Phases 1 et 2 finalisées