Contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs

Le processus des achats comprend les phases suivantes :

• Expression du besoin ;
• Commande ;
• Réception
• Comptabilisation ;
• Règlement.

L’analyse du système de contrôle interne du cycle achats-fournisseurs permet à l’auditeur, grâce à un grand nombre d’interrogations précises de dégager d’une part, les sécurités qui garantissent la bonne comptabilisation des opérations et d’autre part de détecter les défaillances qui font naître un risque d’erreur ou de fraude.

Des contrôles internes spécifiques sont donc mis en place par l’entreprise pour assurer un traitement fiable des données comptables du circuit achat.

contrôle interne du cycle « Achats-Fournisseurs » : La séparation de fonctions

Les opérations concernant la demande d’achat, la passation de commande, la réception des biens, le règlement, le traitement informatique et l’enregistrement en comptabilité générale doivent être séparées de façon appropriée pour que tous les objectifs de contrôle soient atteints.

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Il importe d’apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :

• L’émission des demandes d’achats ;
• L’établissement des commandes ;
• L’autorisation des commandes ;
• La réception des biens ou de services ;
• La comparaison quantitative et qualitative des biens ou services reçus avec la commande ;
• La comparaison facture/bon de commende ;
• L’imputation comptable ;
• La vérification de l’imputation comptable ;
• Le contrôle des factures ;
• Le Suivi des avoirs à recevoir ;
• La tenue du journal achat ;
• La tenue de l’inventaire permanent ;
• La tenue des comptes individuels fournisseurs ;
• Le rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes ;
• Le rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur ;
• La centralisation du journal d’achats ;
• La signature des chèques ;
• L’envoi des chèques ;
• L’acceptation des traites ;
• La tenue du journal des effets à payer ;
• La tenue du journal de trésorerie.

Une séparation de tâche adéquate diminue la possibilité d’erreurs ou d’irrégularité non détectées, en prévoyant des traitements séparés réalisés par des personnes différentes lors des diverses étapes d’une opération, ainsi qu’une supervision des travaux effectués.

Questions/ Réponses

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• Qui décide du montant des approvisionnements ?> Responsable des Achats
• Qui signe les bons de commandes ?> Directeur du département de PR
• Qui reçoit les marchandises ?> Magasin
• Qui vise les autorisations de règlement ?> Responsable des Achats
• Qui établit les chèques ou les effets en règlement du fournisseur ?> Comptable
• Qui signe les effets ou chèques ?> Directeur Général
• Qui enregistre les factures fournisseurs en comptabilité ?> Comptable
• Qui enregistre les règlements en comptabilité ?> Comptable

Les personnes chargées des règlements, c’est à dire, celles qui autorisent, émettent et signent les chèques, ne devraient pas être impliquées dans les fonctions d’achats, de réception de marchandises ou de comptabilisation.

Le Contrôle des Commandes

• S’assurer que les achats de biens ou de services sont commandés seulement sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées.
• S’assurer que les bons de commandes sont numérotés, établis en quantités et en valeur et signés par un responsable, au vu de la demande d achat.
• S’assurer que la société utilise l’appel d offies pour obtenir les meilleurs conditions d’achat
• S’assurer que les achats courants sont effectués auprès de fournisseurs dont la liste est approuvée par un responsable.
• S’assurer que les commandes sont classées dans un chrono séquentiel pour identifier les retards d’exécution de la part des fournisseurs.
• S’assurer du suivi des commandes en cours permettant de déterminer les engagements pris par l’entité.

Le Contrôle des Réceptions

• S’assurer que les marchandises reçues sont rapprochées des bons de commande en quantité et en qualité ;
• S’assurer que des bons de réceptions sont établis systématiquement, ces bons de réception doivent être prénumérotés et signés par le réceptionnaire ;
• Vérifier si les livraisons partielles font l’objet d’un enregistrement séparé et suivi ;
• S’assurer que le service de réception tient un registre permanent des marchandises reçues et que les marchandises sont reçues physiquement.
• S’assurer que l’original du bon de réception des marchandises est directement transmis à la comptabilité ;
• S’assurer de la comparaison des factures aux bons de réception préalablement à la comptabilisation.

Le Contrôle des Retours

• S’assurer que les marchandises ou emballages retournés aux fournisseurs, font l’objet d’un bon de retour pré numérotés.
• Vérifier si les retours sont effectués suivant le processus normal d’expédition.
• Vérifier si les bons de retour et les demandes d’avoir sont transmis aux  personnes chargées d’obtenir les avoirs.
• S’assurer que ces personnes se servent de la pre numérotation pour vérifier qu’elles reçoivent tous les bons de retour et demandes d’avoir.
• Vérifier si les retours de marchandises sont immédiatement signalés à la comptabilité et au service achat.
• Vérifier leur suivi par la comptabilité en vue de l’émission rapide d’un avoir.
• Vérifier s’il est procédé régulièrement à une revue des retours et des réclamations non recoupées avec des avoirs.

Le Contrôle de la comptabilisation

• S’assurer que les factures et avoirs des fournisseurs sont directement transmis du service courrier au service comptable et qu’ils sont enregistrés avant d’être traités (avant approbation pour leur règlement).
• S’assurer qu’il existe un système de numérotation séquentielle des factures et avoirs à la réception par le service comptable et que l’indication de la date de réception sur la facture (avoir) se fait en même temps.
• S’assurer que les doubles des factures et avoirs sont identifiés à l’aide d’un  tampon «DUPLICATA».
• S’assurer que les factures et avoirs fournisseurs sont vérifiées en termes de quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec les bons de commande et les bons de réception ou de retour.
• S’assurer que toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement par la comptabilité fournisseur.
• S’assurer que les vérifications sont indiquées sur les factures ou avoirs.
• S’assurer que l’imputation comptable est effectuée sur la facture ou l’avoir et que cette imputation est vérifiée par un responsable de la comptabilité.
• S’assurer de l’existence de l’approbation des factures (appuyées des bons de commande et bons de réception) par le responsable du service comptabilité; approbation nécessaire avant d’ordonnancer Je paiement et l’imputation  comptable.
• Au cas où les factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation, il convient de s’assurer si l’ensemble des pièces justificatives existent.
• Utiliser les séquences numériques des documents pour s’assurer de la réception  de l’ensemble des bons de commande, des bons de réception, des bons de retour et/ou de demandes d’avoirs et des factures et avoirs .
• Vérifier, par l’utilisation des séquences numériques de la comptabilisation de l’ensemble des avoirs et des factures.
• Procéder à la totalisation des factures et avoirs reçus avant enregistrement et rapprocher ce total avec le total du journal des achats.
• Etablir une balance mensuelle des comptes individuelles fournisseurs et rapprocher ses mouvements (tenant compte de la TVA) avec le journal «Achats».
• Faire contrôler les balances mensuelles avec les comptes individuels par une personne qui n’intervient pas dans leur préparation; vérifier également les additions.
• Dans le cas de la réception de la part des fournisseurs de relevés de comptes, procéder à leur comparaison avec les soldes des comptes en comptabilité, rechercher les différences et les apurer; veiller à l’approbation de ces ajustements par un responsable.
• En fin, vérifier l’utilisation des bons de réception non facturés et des factures en  instance d’approbation en vue d’évaluer les charges à payer, des bons de retour ou demandes d’avoirs non rapprochés d’avoirs en vue d’évaluer les produits à recevoir

Le Contrôle des Paiements

• S’assurer que les factures sont approuvées par une personne autre que celle qui les vérifie avec les pièces justificatives.
• S’assurer que les factures et pièces justificatives sont revues par la personne qui signe les chèques.
• Vérifier que les cachets de signature sont uniquement détenus par la personne dont la signature est sur le cachet.
• S’assurer que cette personne contrôle l’utilisation du cachet et vérifie les chèques émis.
• S’assurer que les factures sont annulées par la signature du chèque.

Gestion des Litiges

En cas de litige avec un fournisseur ou des problèmes liés à la qualité des biens reçus, un processus de gestion des litiges doit être en place. Cela garantit que les problèmes sont résolus rapidement et de manière satisfaisante pour toutes les parties impliquées.

Surveillance et Évaluation

Le contrôle interne est un processus continu qui nécessite une surveillance constante. Les performances et l’efficacité des contrôles doivent être évaluées régulièrement pour identifier les domaines qui pourraient nécessiter des améliorations.

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Importance du Contrôle Interne du Cycle Achats-Fournisseurs

Un contrôle interne solide dans le cycle Achats-Fournisseurs présente plusieurs avantages. Il réduit les risques de fraude et d’erreurs, assure la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations, et améliore la précision des informations financières. De plus, il contribue à la gestion efficace des coûts en évitant les achats non autorisés ou excessifs.

Conclusion

En conclusion, le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs est un élément clé de la gestion d’entreprise responsable et efficace. En mettant en place des procédures rigoureuses pour chaque étape du processus, les entreprises peuvent minimiser les risques, améliorer la transparence et maintenir une base solide pour leurs opérations financières. Un contrôle interne bien géré contribue à renforcer la confiance des parties prenantes et à assurer la pérennité de l’entreprise.

FAQ sur le Contrôle Interne du Cycle Achats-Fournisseurs

1. Pourquoi le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs est-il important ?

Le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs est important pour minimiser les risques de fraude, assurer la conformité aux réglementations, améliorer la précision des informations financières et optimiser la gestion des coûts.

2. Quelle est l’étape la plus critique du contrôle interne dans ce cycle ?

Toutes les étapes du contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs sont importantes, mais la séparation des tâches et l’approbation des achats sont particulièrement critiques pour éviter les conflits d’intérêts et les achats non autorisés.

3. Comment les entreprises peuvent-elles évaluer l’efficacité de leurs contrôles ?

Les entreprises peuvent évaluer l’efficacité de leurs contrôles en effectuant des audits internes, en surveillant les indicateurs clés de performance et en analysant les résultats des processus d’évaluation.

4. Quel est le rôle de la vérification des fournisseurs ?

La vérification des fournisseurs vise à s’assurer que les fournisseurs sont fiables et conformes aux exigences de l’entreprise. Cela réduit les risques d’achats auprès de sources non fiables ou de fraude.

5. Comment le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs contribue-t-il à la gestion des coûts ?

Le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs aide à éviter les achats non autorisés ou excessifs, ce qui contribue à une gestion plus efficace des coûts en alignant les dépenses sur les besoins réels de l’entreprise.