Dans cet article nous présentons des définitions et des rôles du budget au sein d’une entreprise
Table de matières
Définitions du budget
On peut proposer deux définitions du budget, l’une extraite du code général de normalisation comptable, l’autre proposé par Loning & all ;
Le Code Général de Normalisation Comptable (CGNC) définit le budget comme une » prévision chiffrée de tous les éléments correspondant à un programme déterminé «
« Le budget est la traduction monétaire, économique du plan d’action pour chaque responsable, correspondant à l’utilisation des ressources qui lui sont déléguées pour atteindre les objectifs qu’il a négocié pour une période donnée et dans le cadre d’un plan. »
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En résumé nous pouvons dire que le budget est donc un système prévisionnel à court terme permettant de repérer à l’avance les difficultés, et de choisir les programmes d’activité, en vue d’atteindre la performance souhaitée.
3 Rôles du budget
Le budget composant essentiel du système de contrôle de gestion joue de multiples rôles (LECLERE.D, 2011, p : 10-11)
Le budget comme instrument de contrôle de gestion
Le budget apparaît tout d’abord comme l’une des pièces essentielles du système de gestion de l’entreprise, tout du moins dans la perspective classique du contrôle de gestion. En fonction des objectifs de l’entreprise et des informations disponibles sur l’état de la situation, le gestionnaire prend des décisions.
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Ces décisions sont ensuite exécutées et permettent d’atteindre certains résultats. Si l’information était parfaite, les décisions pourraient être optimales et les résultats correspondraient parfaitement aux objectifs. Or le gestionnaire est toujours en situation d’information imparfaite, car une information parfaite .Il faut donc s’attendre à ce que les résultats effectifs aient tendance à s’écarter des résultats attendus.
Pour s’opposer à cette dérive inéluctable, il est nécessaire de mettre en place un système d’information permettant de détecter le plus rapidement possible les écarts entre les prévisions et les réalisations, et d’induire de façon rétroactive des décisions correctrices selon un processus de régulation, de pilotage, que l’on peut qualifier de « cybernétique »
Dans ce cadre, le budget joue un rôle central puisqu’il explicite l’ensemble des prévisions considérées comme les normes à respecter. C’est ensuite le système comptable qui est chargé d’évaluer les performances effectives et de faire apparaître les écarts entre prévisions et réalisations par le biais, par exemple, de l’utilisation de la méthode des coûts standards. Ce mécanisme de contrôle budgétaire, qui est au cœur des procédures de contrôle dans la plupart des entreprises, suppose bien évidemment l’établissement de prévisions budgétaires.
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Le budget comme instrument de simulation et d’aide à la décision
Indépendamment du problème du contrôle de la réalisation, l’établissement du budget est un exercice permettant d’éclairer certains choix, en utilisant le modèle comptable analytique sous-jacent comme un outil de simulation.
En effet, pour être en mesure d’établir un budget, il faut identifier les facteurs qui ont une influence sur le niveau des charges, des produits et des résultats de l’entreprise. Une comptabilité analytique en direct costing, par exemple », permet de faire une analyse de la structure en charges fixes et charges variables et d’établir un modèle de l’exploitation.
Ce modèle permet de faire des projections de charges prévisionnelles en fonction des niveaux d’activités prévisionnels retenus. Effectué pour les besoins de l’établissement des prévisions budgétaires, il peut être utilisé, par exemple, pour tester plusieurs hypothèses et mesurer l’impact qu’aurait telle ou telle décision sur le résultat prévisionnel.
Dans cette optique, le budget peut être considéré comme un outil d’aide à la décision dans la mesure où il permet de chiffrer les effets de la mise en œuvre d’un programme. Autrement dit, le budget définitif de l’entreprise peut être considéré comme l’une des multiples variantes ayant été testées en amont avant que les orientations définitives pour l’exercice budgétaire à venir ne soient finalement décidées : la mécanique budgétaire peut ainsi tourner à blanc plusieurs fois afin de tester différentes hypothèses.
Le budget comme instrument de motivation et gestion de conflits
Au-delà des aspects de pure technique comptable et budgétaire, la procédure d’établissement des budgets joue également un rôle très important sur le plan de la psychosociologie des relations entre les différents acteurs associés au fonctionnement interne de l’entreprise.
En effet, certaines entreprises peuvent jouir d’un climat consensuel, chacun adhérant pleinement aux objectifs mis en avant par la direction.
Toutes les approches actuelles dans le domaine du management visant à faire émerger une forte culture d’entreprise facilitant l’identification des salariés aux valeurs et aux objectifs de l’entreprise, toutes les méthodes utilisées en gestion des ressources humaines cherchant à développer la participation vont dans ce sens. Mais la plupart du temps, l’entreprise reste un milieu très conflictuel dans lequel les oppositions entre les services, entre les différentes catégories professionnelles, entre la direction et les organisations syndicales servent de toile de fond aux relations quotidiennes entre les individus.
Dans cette perspective, le budget remplit souvent une fonction essentielle : celle d’expliciter financièrement les termes du compromis permettant de garantir la paix sociale nécessaire au fonctionnement normal de l’entreprise. En ce sens, le budget joue le rôle d’un « quasi-contrat » facilitant la convergence des motivations de tous les agents concernés.
Toute la politique en matière de salaires, par exemple, trouve son expression dans les documents budgétaires, et le fait d’associer de façon décentralisée les représentants du personnel à l’élaboration des prévisions budgétaires est un facteur important assurant la transparence de la gestion et la possibilité d’obtenir un consensus.
