L’audit financier du cycle « achats/fournisseurs » est essentiel pour garantir la fiabilité des comptes et la transparence financière d’une entreprise. Dans cet article, nous vous présenterons un guide détaillé pour réaliser un audit financier efficace de ce cycle, en mettant l’accent sur la connaissance des opérations, l’évaluation du contrôle interne et les contrôles de substance sur les comptes.
Table de matières
Connaissance des opérations du cycle « achats/fournisseurs »
Avant de commencer l’audit, l’auditeur doit acquérir une connaissance générale des opérations du cycle. Cela comprend :
Opérations
L’auditeur doit recenser les caractéristiques essentielles des achats, ainsi que l’importance des différents flux financiers associés. Il doit également prendre connaissance des difficultés et des risques engendrés par ces opérations pour l’entité, ainsi que des contraintes d’organisation qu’elles impliquent. Par exemple, l’achat de prestations intellectuelles peut nécessiter une définition technique précise et une formalisation juridique appropriée.
Environnement externe
L’auditeur doit se renseigner sur les marchés sur lesquels l’entité intervient, les partenaires et modes d’approvisionnement, l’environnement juridique, les contraintes législatives et réglementaires, ainsi que les particularités fiscales.
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Organisation interne
L’auditeur doit s’intéresser à l’organisation mise en place pour les opérations du cycle « achats/fournisseurs ». Cela inclut les différents services intervenant dans le processus d’achat, leurs attributions respectives et leur place dans l’organisation générale de l’entité.
Méthodes et principes comptables
L’auditeur doit prendre connaissance des principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations du cycle, en particulier celles en devises, les retenues de garantie, les avances et acomptes.
Évaluation du contrôle interne
L’évaluation du contrôle interne permet de garantir que les processus du cycle « achats/fournisseurs » sont efficaces et fiables. Voici les principales procédures à mettre en place :
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Expression des besoins
L’objectif est de s’assurer que les besoins sont correctement déterminés, évitant ainsi les achats inutiles ou non pertinents. Des contrôles de séparation des fonctions et de validation des besoins sont essentiels pour garantir une identification précise.
Déclenchement de la commande
Les procédures d’appel d’offres et la surveillance de la situation financière des fournisseurs permettent d’obtenir les meilleurs prix et d’éviter les achats auprès de fournisseurs peu fiables. Un contrôle budgétaire adéquat est également important pour garantir une trésorerie suffisante.
Réception des biens ou services
Des procédures de contrôle qualité, la séparation des fonctions de commande, de réception et de contrôle qualité, ainsi que la mise en place d’un système de suivi administratif des réceptions sont essentiels pour s’assurer de la conformité des biens ou services réceptionnés.
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Enregistrement des achats et dettes fournisseurs
Un processus de détermination des réceptions non encore facturées, la transmission systématique des factures au service comptable dès leur arrivée, ainsi que des contrôles de cohérence et de validation des factures sont nécessaires pour éviter des erreurs d’imputation comptable et des enregistrements de factures non conformes.
Paiement des factures
Des contrôles de pouvoirs en matière de bon à payer et une validation rigoureuse des factures sont essentiels pour garantir que seules les factures conformes sont payées dans les délais.
Contrôles de substance sur les comptes du cycle
Les contrôles de substance permettent de valider les enregistrements comptables et de vérifier l’existence et l’évaluation des soldes fournisseurs. Voici les principales procédures à mettre en place :
Exhaustivité des enregistrements
L’auditeur doit confirmer directement auprès des fournisseurs pour valider l’exhaustivité des enregistrements. Des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la période peuvent également être réalisés.
Régularité des enregistrements
L’auditeur doit effectuer des sondages pour vérifier le rattachement des charges à la bonne période.
Séparation des exercices
Des sondages sur les premiers et derniers achats et réceptions de l’exercice permettent de s’assurer que les charges sont correctement rattachées à la période appropriée.
Existence et évaluation des soldes fournisseurs
L’auditeur doit vérifier les dettes libellées en devises et s’assurer de leur réévaluation correct How to ensure quality control over procurement processes Les achats et les approvisionnements sont des éléments critiques pour toute entreprise. Une gestion efficace de ces processus est essentielle pour garantir la qualité, la rentabilité et la continuité des opérations.
Résumé : audit financier efficace pour le cycle « achats/fournisseurs »
Voici un guide étape par étape pour assurer un contrôle qualité efficace sur les processus d’achats et d’approvisionnements :
Étape 1 : Comprendre les opérations
Avant de mettre en place des contrôles de qualité, il est essentiel de bien comprendre les opérations du cycle d’achats et d’approvisionnements. Cela inclut une connaissance générale des flux financiers, des fournisseurs, des marchés, des contraintes législatives et réglementaires, ainsi que de l’organisation interne de l’entreprise.
Étape 2 : Évaluer le contrôle interne
L’évaluation du contrôle interne est une étape cruciale pour identifier les risques potentiels dans les processus d’achats et d’approvisionnements. Il est essentiel de déterminer si les procédures mises en place garantissent que les besoins sont correctement identifiés, que les achats sont réalisés au meilleur prix et dans les délais, et que les réceptions sont conformes aux commandes.
Étape 3 : Contrôler l’expression des besoins
Pour garantir une gestion efficace des achats, il est important d’établir un processus de formalisation des besoins de l’entreprise. Cela permet de s’assurer que les achats sont pertinents, évitant ainsi les stocks inutiles ou les achats injustifiés. Un suivi rigoureux des besoins non encore convertis en demandes d’achats doit également être mis en place.
Étape 4 : Assurer un déclenchement de la commande optimal
Le contrôle qualité du déclenchement des commandes est crucial pour éviter les achats à des prix supérieurs au marché, les achats par des personnes non habilitées ou en l’absence de trésorerie suffisante. Des procédures d’appel d’offres et une vérification de la situation financière des fournisseurs doivent être mises en œuvre.
Étape 5 : Valider la réception des biens ou services
Pour éviter les erreurs de réception, les achats doivent être comparés systématiquement aux commandes correspondantes. Un contrôle de qualité doit également être mis en place pour vérifier la conformité des biens ou services reçus, leur qualité et leur état.
Étape 6 : Enregistrer correctement les dettes et les achats
Un enregistrement précis des dettes et des achats est essentiel pour une comptabilité fiable. Des procédures de contrôle interne doivent être mises en place pour éviter la perte de factures, les retards de traitement, les erreurs d’imputation comptable, ou encore l’enregistrement de fausses factures.
Étape 7 : Garantir un paiement conforme des factures
Les contrôles qualité sur le paiement des factures sont importants pour s’assurer que seules les factures légitimes sont payées, conformément aux conditions convenues. Des pouvoirs d’engagement des dépenses clairs et pertinents doivent être définis, ainsi qu’un contrôle du respect de ces règles.
Étape 8 : Contrôler de manière substantielle
Après avoir évalué le contrôle interne, des contrôles substantiels doivent être effectués pour valider les assertions clés du cycle d’achats et d’approvisionnements. Ces contrôles peuvent inclure des sondages sur la justification des charges comptabilisées, des rapprochements entre les balances auxiliaires et générales, et des contrôles de cohérence entre les exercices.
En mettant en œuvre ces étapes, les entreprises peuvent améliorer leur gestion des achats et des approvisionnements, réduire les risques d’erreurs et de fraudes, et assurer une comptabilité fiable et conforme aux normes en vigueur. Un contrôle qualité efficace permettra également de garantir la continuité des opérations et d’optimiser la performance globale de l’entreprise.
