Le programme de travail est une pratique effectuée lors de la phase de la réalisation d’audit interne.
Table de matières
Définition du programme de travail
Le programme de travail, on l’appelle aussi « Programme de vérification » ou encore « planning de réalisation » ; quelle que soit sa dénomination, il s’agit du document interne au service et dans lequel on va procéder à la détermination et à la répartition des tâches.
Ce programme d’audit est établi par l’équipe en charge de la mission, sous la supervision du chef de mission et en général au cours d’un bref retour dans les bureaux du service. Ce document répond à 6 objectifs, son contenu est essentiellement technique.
Les 6 objectifs du programme de travail
Un document « contractuel »
Il va lier l’équipe d’audit à sa hiérarchie comme n’importe quelle mission permanente ou occasionnelle dont sont chargés les acteurs de l’entreprise dans les autres services.
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Quelles que soient les modifications qui peuvent être apportées en cours d’audit, le programme constitue la référence utilisée pour apprécier le travail effectué. Ce qui signifie que les modifications, rectifications, annulations ou ajouts ne peuvent être décidés qu’en accord avec la hiérarchie de l’auditeur.
De ce point de vue, l’existence d’un « contrat » est aussi l’assurance que personne ne fera cavalier seul au risque de s’aventurer en dehors des objectifs fixés.
Un « planning » de travail
Sur ce document, on répartit les tâches entre les différents membres de la mission : aux auditeurs juniors les tâches élémentaires, aux auditeurs seniors les analyses plus complexes, à tel auditeur spécialisé l’exploration du domaine qu’il connaît bien, etc.
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En sus de cette répartition en fonction des compétences, le travail est organisé et planifié dans le temps. Les déplacements des uns et des autres sont coordonnés, les dates d’interviews et de rencontres planifiées et harmonisées.
On peut observer que dans le cas d’une petite équipe et/ou d’une mission avec un seul auditeur, cet aspect planning est réduit à sa plus simple expression ; il est néanmoins vivement conseillé de ne pas l’omettre afin de dérouler la mission avec rigueur et précision.
Un fil conducteur
C’est un « fil conducteur » pour chaque auditeur qui n’ira pas « à l’aventure », cherchant des pistes par intuition mais procède ainsi de façon logique en suivant les différentes étapes de son programme.
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Dans une mission importante, les tâches des uns et des autres s’additionnent un peu comme les pièces d’un puzzle pour constituer à la fin un ensemble cohérent qui permet d’atteindre les objectifs fixés.
Lorsque le document est complexe, parce que la mission est importante et les auditeurs nombreux, on peut avoir recours à des méthodes de planification rigoureuses et scientifiques : élaboration d’un « chemin critique » (méthode PERT) pour limiter les pertes de temps et accroître l’efficacité.
Le programme, qui dit bien son nom, permet donc à chaque auditeur de connaître le détail précis de ce qu’il a à faire et de réaliser successivement ces différentes tâches sans risquer d’en omettre une seule.
Point de départ du QCI
C’est un document qui va indiquer le détail de ce qu’il convient de faire pour explorer les différentes zones à risque identifiées lors de la phase préparatoire.
En d’autres termes, c’est à partir de ce document et parallèlement à son élaboration que se construit, dans tous ses éléments de détail, le QUESTIONNAIRE de CONTRÔLE INTERNE. Reprenant le découpage séquentiel de l’identification des risques et les points essentiels du rapport d’orientation, le questionnaire élaboré dans toutes ses composantes va permettre aux auditeurs de définir et de préciser les tâches à accomplir pour atteindre les objectifs définis dans le rapport d’orientation.
On voit bien ici comment :
- identification des risques,
- rapport d’orientation,
- programme d’audit,
constituent les trois étapes d’une même démarche allant du plus abstrait au plus concret, du plus général au plus détaillé. À ce dernier stade le chef de mission est dans le domaine du précis et du concret. L’étape ultérieure verra la mise en œuvre du questionnaire de contrôle interne.
Suivi du travail
Le programme permet également au responsable de la mission de mieux suivre, et donc d’avoir les moyens d’apprécier le travail des auditeurs. Ce suivi s’exerce à un double niveau :
- globalement, il permet de s’assurer du déroulement normal des opérations dans le temps, et donc d’anticiper les avances ou retards par rapport au planning préétabli ;
- Individuellement, il permet de savoir où en est chaque auditeur dans les tâches qui lui ont été assignées et donc :
- de pouvoir apprécier la contribution individuelle de chacun ;
- de situer aussitôt les causes premières des avances/retards et éventuellement d’y porter remède.
Documentation
Enfin – et ce n’est pas le moindre des objectifs – l’existence d’un programme de travail précis pour chaque thème ou sujet d’audit constitue au sein du service d’audit interne une documentation particulièrement précieuse et qui sert de modèle pour les audits à venir.
À chaque fois qu’une mission est envisagée sur un thème déjà audité antérieurement, l’établissement du programme se fait en partant du programme antérieur, et de même pour le questionnaire de contrôle interne correspondant : ainsi a-t-on la certitude de progresser et d’améliorer les moyens à utiliser pour atteindre les objectifs fixés.
Mais il ne peut, en aucun cas, être envisagé de reprendre un programme d’audit antérieur et l’appliquer tel quel à une situation nécessairement nouvelle et différente. Entre deux audits tout a changé : les hommes et les organisations – et donc les modalités de contrôle interne – l’environnement, les objectifs de l’unité, etc.
L’établissement réfléchi d’un programme de travail adapté au rapport d’orientation est donc une étape nécessaire et incontournable. Les 6 objectifs ci-dessus définis vont se retrouver dans le contenu du document.
- Le contenu du document
C’est l’énoncé précis et détaillé de deux points essentiels :
Le premier est l’indication des travaux préliminaires à accomplir pour mettre en œuvre les techniques et outils. Ces travaux préliminaires sont le plus souvent à réaliser par les auditeurs eux-mêmes : inventaires, rassemblement de documents, sélections diverses.
Mais ils peuvent également être réalisés par des tiers sur demande des auditeurs : c’est très souvent le cas des extractions de fichiers informatiques qui, dès l’instant qu’elles s’appliquent à des fichiers de structures complexes, nécessitent l’emploi d’outils informatiques que les auditeurs connaissent mal, n’ayant pas à les utiliser souvent. On fait alors appel à des informaticiens, ou aux auditeurs informaticiens de l’audit interne s’il en existe.
On est également en situation de travaux préliminaires réalisés par des tiers si les auditeurs doivent consulter des documents non confidentiels figurant dans des dossiers confidentiels, par exemple des dossiers du personnel ou des dossiers médicaux. Les documents non confidentiels sont alors extraits des dossiers par la personne habilitée à les gérer. Et on pourrait multiplier les exemples.
Le second est l’indication de quelle technique, de quel outil, il faut envisager l’utilisation. Pour chaque tâche à accomplir et bien identifiée, le chef de mission et ses auditeurs définissent s’il y a lieu :
- d’établir un diagramme de circulation ;
- de faire un sondage statistique ;
- de suivre une piste d’audit ;
- d’interviewer un opérationnel ;
- de réaliser telle observation sur le terrain ;
- etc.
Ainsi, non seulement l’auditeur sait quelles tâches il doit accomplir (Quoi ?) selon quel planning (Quand ?) mais également avec quels outils (Comment ?).
Bien évidemment, ces indications n’interdisent pas des modifications, suppressions ou ajouts en cours de mission ; mais elles incitent l’auditeur à dialoguer avec son chef de mission dès l’instant que tel ou tel élément va être modifié. Ainsi se trouve affirmé le caractère contractuel de ce document de travail, qui va lier les auditeurs et leur hiérarchie et va permettre d’aborder la phase suivante : celle du travail sur le terrain. Elle sera mise en œuvre par l’utilisation d’un outil indispensable : le questionnaire de contrôle interne (QCI).
Exemple de programme de travail
