Étant donné que les gestionnaires disposent d’un temps limité et doivent l’utiliser judicieusement pour être efficaces, il est important pour eux de distinguer entre les décisions qui peuvent être structurées et routinières (appelées décisions programmées) et les décisions qui sont nouvelles et nécessitent réflexion et attention (décisions non programmées).
Table de matières
Décisions programmées
Les décisions programmées sont celles qui se répètent dans le temps et pour lesquelles un ensemble de règles existantes peut être développé pour guider le processus.
Ces décisions peuvent être simples ou assez complexes, mais les critères qui entrent en jeu dans la prise de décision sont tous connus ou peuvent être estimés avec un degré de précision raisonnable.
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Par exemple, décider combien de matières premières commander devrait être une décision programmée basée sur la production anticipée, le stock existant et la durée prévue pour la livraison du produit final.
Un autre exemple est celui d’un responsable de magasin de détail qui établit l’horaire de travail hebdomadaire pour les employés à temps partiel.
Le responsable doit tenir compte de l’affluence prévue dans le magasin, en prenant en compte les fluctuations saisonnières de l’activité.
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Ensuite, il doit tenir compte de la disponibilité des travailleurs en prenant en compte les demandes de congé et d’autres obligations que les employés pourraient avoir (comme l’école).
L’établissement de l’horaire peut être complexe, mais il s’agit toujours d’une décision programmée : elle est prise régulièrement sur la base de critères bien compris, de sorte que la structure peut être appliquée au processus.
Pour les décisions programmées, les gestionnaires développent souvent des heuristiques ou des raccourcis mentaux pour les aider à prendre une décision.
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Par exemple, le responsable du magasin de détail peut ne pas savoir à quel point le magasin sera occupé la semaine d’une grande vente, mais il peut augmenter régulièrement le personnel de 30 % à chaque grande vente (parce que cela a été assez efficace par le passé).
Les heuristiques sont efficaces : elles permettent de gagner du temps pour la personne qui prend la décision en générant rapidement une solution adéquate.
Les heuristiques ne produisent pas nécessairement la solution optimale : un traitement cognitif plus approfondi peut être nécessaire à cet égard.
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Cependant, elles donnent généralement une bonne solution. Les heuristiques sont souvent utilisées pour les décisions programmées, car l’expérience de la prise de décision à plusieurs reprises aide la personne qui prend la décision à savoir à quoi s’attendre et comment réagir. La prise de décision programmée peut également être enseignée assez facilement à une autre personne.
Les règles et les critères, ainsi que leur relation avec les résultats, peuvent être clairement établis de manière à ce qu’une bonne décision puisse être prise par le nouvel décideur.
Les décisions programmées sont parfois appelées décisions routinières ou à faible implication, car elles ne nécessitent pas de traitement mental approfondi pour prendre une décision.
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Les décisions à forte et à faible implication sont illustrées dans le tabelau 1.
décisions à forte implication décisions à faible implication des achats rares comme une maison ou qui embaucher pour un poste important
décisions plus complexes
des décisions plus coûteuses
plus de temps investi dans la prise de décisionles articles achetés plus fréquemment, comme une rondelle de chewing-gum ou la commande de fournitures de bureau
décisions moins complexes
des décisions moins coûteuses
moins de temps investi dans la prise de décision
Décisions non programmées
En revanche, les décisions non programmées sont des décisions nouvelles et non structurées qui sont généralement basées sur des critères mal définis.
Avec les décisions non programmées, les informations sont plus susceptibles d’être ambiguës ou incomplètes, et le décideur peut avoir besoin d’exercer un jugement réfléchi et une pensée créative pour parvenir à une bonne solution.
Elles sont également parfois appelées décisions non routinières ou à forte implication, car elles nécessitent une plus grande implication et réflexion de la part du décideur.
Par exemple, imaginez un responsable qui essaie de décider s’il faut adopter ou non une nouvelle technologie. Il y aura toujours des inconnues dans ce type de situation.
La nouvelle technologie sera-t-elle vraiment meilleure que la technologie existante ? Sera-t-elle largement acceptée avec le temps, ou une autre technologie deviendra-t-elle la norme ?
Dans cette situation, le responsable ne peut faire que rassembler autant d’informations pertinentes que possible et faire une supposition éclairée sur l’utilité de la nouvelle technologie. De toute évidence, les décisions non programmées présentent le plus grand défi.
Le processus de prise de décision
Alors que les décideurs peuvent utiliser des raccourcis mentaux pour les décisions programmées, ils devraient utiliser un processus systématique pour les décisions non programmées. Le processus de prise de décision est illustré dans l’exposition 2.4 et peut être décomposé en six étapes, comme suit :
- Reconnaître qu’une décision doit être prise.
- Générer plusieurs alternatives.
- Analyser les alternatives.
- Sélectionner une alternative.
- Mettre en œuvre l’alternative choisie.
- Évaluer son efficacité.
Bien que ces étapes puissent sembler simples, les individus sautent souvent des étapes ou passent trop peu de temps sur certaines étapes. En fait, parfois les gens refusent de reconnaître un problème (étape 1) parce qu’ils ne savent pas comment le résoudre.
Conclusion
Vous pouvez remarquer des similitudes entre les deux systèmes de prise de décision de notre cerveau et les deux types de décisions (programmées et non programmées).
Les décisions non programmées devront généralement être traitées via le système réfléchi de notre cerveau pour parvenir à une bonne décision. Mais avec les décisions programmées, les heuristiques permettent aux décideurs de passer au système réactif et rapide, puis de passer rapidement à d’autres problèmes.