La communication interne affecte directement la productivité. Aide à motiver les employés. Il faut alors tenir compte du fait que la pérennité future de l’entreprise est assurée par cette motivation, notamment par le fait que managers et salariés sont sur la même longueur d’onde qu’ils n’atteignent pas et peuvent fortement impacter les performances. Et il est important de hiérarchiser les limites à la communication dans votre entreprise et de les résoudre rapidement.
Table de matières
Limites à la communication en général
A- Lenteur :
La circulation de l’information dans l’entreprise doit se faire avec la vitesse et la rapidité nécessaire selon les besoins. Toutefois, on peut trouver bon nombre de dirigeants qui ne transmettent par l’information disponible en temps réel afin de faire disparaître les bruits de couloir, les fausses nouvelles de façon à ce que chaque employé se sente plus impliqué, rassuré et motivé.
Bien que la lenteur soit justifiée du point de vue des dirigeants, mais il reste tout de même inadmissible que, par exemple, pour une entreprise dispersée géographiquement, l’information mette trois heures pour diffuser l’information au niveau du siège et une semaine pour être diffusée au niveau des sites.
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B- Désinformation :
Presque quotidiennement, dans le travail ou ailleurs, l’on est confronté à des informations qui paraissent fausses et mensongères ou au phénomène de la « désinformation ».
Cette dernière peut être définie ainsi : « c’est une action particulière ou continue qui consiste, en usant de tout moyen, à induire un adversaire en erreur ou à favoriser chez lui la subversion dans le dessein de l’affaiblir ».
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Elle dissimule la source et les buts réels par une présentation déformante ou par une interprétation tendancieuse de la réalité.
C- Rumeurs :
La rumeur apparaît comme un problème associé au besoin d’information de la part des employés. Il s’agit d’une communication informelle dans un sens négatif, puisque certains membres de l’organisation s’échangent entre eux des messages pour comprendre et interpréter négativement le milieu dans lequel ils évoluent.
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Les communications qui se manifestent souvent sous forme de rumeurs s’amplifient par des échanges d’opinions que l’on tend à considérer de plus en plus comme des faits provoquant ainsi la démotivation du personnel. Lorsque la rumeur est en marche, il est très difficile de l’arrêter.
Les spécialistes en rumeur proposent des mesures préventives de base qui vont de l’anticipation des rumeurs jusqu’à la surveillance des effets possibles. Ils formulent également des stratégies pour gérer la rumeur existante. Quelle que soit la stratégie adoptée pour combattre la rumeur, elle présente un risque.
L’essentiel est de traiter les rumeurs comme une menace sérieuse et d’essayer de neutraliser les incertitudes qui peuvent l’alimenter.
Limites Individuelles
A- Interférence :
Il s’agit de phénomènes qui se rattachent aux valeurs et aux limites humaines présentes dans le milieu de travail. Ces interférences peuvent fausser la réalité ou empêcher que le message soit entièrement compris tel qu’il a été expédié par l’émetteur.
On fait allusion plus particulièrement aux relations individuelles entre les supérieurs hiérarchiques avec leurs collaborateurs, et qui ont une influence directe sur le climat du travail.
B- Pouvoir :
Les limites individuelles se précisent davantage lorsque le jeu de pouvoir apparaît dans l’organisation. En effet, l’émetteur, ne désirant pas partager toutes ses informations, filtrent quelques informations afin de conserver un sentiment de supériorité et de garder
son pouvoir.
En outre, certains experts, possédant des connaissances que les autres n’ont pas, cherchent à se tailler un territoire où chacun individuellement serait tranquille et où il pourrait être reconnu comme expert en fournissant au compte-gouttes l’information susceptible d’être nécessaires à ses collègues de travail. La rétention de l’information reste un signe de pouvoir.
C- Perception :
La perception représente souvent une limite majeure, susceptible de nuire à un échange réel entre l’émetteur et le récepteur. Elle dépend des expériences passées et du vécu actuel de chaque personne. La plupart des individus ne désirent entendre que ce qu’ils veulent entendre.
L’information qui ne correspond pas à leur attente à tendance à être rejetée. Dans la pratique, le récepteur interprète souvent l’information à partir de ses préjugés, son expérience, sa formation ou selon ce qu’il a cru voire, entendre ou sentir.
Ainsi, si ces éléments sont défavorables par rapport à l’émetteur de l’information, il y a de fortes probabilités que l’employé rejette, même inconsciemment, le contenu de la communication.
Dans le cas contraire, le récepteur est susceptible d’accepter toute l’information communiquée, c’est ce qu’on appelle « l’effet halo ».
D- Attitudes :
Les attitudes peuvent se définir comme une disposition à formuler certaines opinions à l’égard de quelqu’un ou de quelque chose. Elles peuvent former un ensemble de jugements et de tendances poussant l’individu à agir dans un tel ou tel sens en situation de communication.
Certaines attitudes influencent temporairement le comportement alors que d’autres marquent profondément, voire définitivement, la vie de l’individu.
Les attitudes peuvent être d’ordre individuel ou collectif ou encore de nature consciente ou inconsciente. Dans tous les cas, il est possible que les attitudes modifient l’état d’esprit des individus en situation de communication. Les individus se servent de leurs attitudes pour donner un sens particulier à chaque message reçu.
Toutefois il est difficile de déterminer des attitudes typiques de sympathie, d’hostilité, de compréhension, de rejet, etc., pour chaque individu à l’égard de telle ou telle communication.
Cette difficulté est due aux événements émotionnels tels que la peur, l’évaluation hâtive, l’inattention, qui peuvent bloquer le processus de communication.
Limites Organisationnelles
A- Facteurs pouvant modifier le message :
La circulation de l’information dans l’organisation s’avère difficile quant elle se heurte à la déformation de l’information originale. Le message franchit plusieurs étapes avant de parvenir au destinataire ultime. A chacune de ces étapes le message subit une modification plus ou moins importante. La modification peut être due aux facteurs suivants :
- le court-circuitage de l’information par les responsables ;
- le nombre de niveaux hiérarchique par lesquels les messages passent ;
- le nombre de groupes socioprofessionnels ;
- l’intérêt porté au message ;
B- Résultats de la modification :
Il en résulte que le récepteur reçoit au bout de la chaîne un « squelette » du message. L’effet de cette chaîne sur le message dépend de la taille et de la structure de l’organisation.
Généralement, les grandes organisations établissent des structures qui régularisent les relations de pouvoir en définissant les champs et les conditions d’exercice, mais il est probable que la multiplication des niveaux hiérarchiques affaiblisse le message à mesure qu’il se diffuse : par exemple, il est possible que le message soit bloquer au niveau cadre intérimaire soit parce qu’ils perçoivent mal le message le perçoivent bien ne communique pas efficacement. La tendance à aplatir la hiérarchie à l’avantage de permettre la circulation rapide de l’information et de renforcer l’exactitude du message.
Limites Sémantiques
A- Facteurs d’interférence :
De multiples facteurs liés au langage utilisé agissent négativement sur la compréhension du message. Ces facteurs sont le vocabulaire inadéquat, l’expression non appropriée, le manque de cohérence, le défaut d’agencement des idées, les phrases mal choisies, le ton élevé de la voix, les mouvements incompréhensibles du corps, etc.
Ces facteurs ajoutés à des différences de niveaux d’instruction entre l’émetteur et le récepteur, à l’imprécision des mots, à la méconnaissance et aux différences culturelles sont autant de facteurs qui peuvent interférer et rendre l’échange difficile.
B- Interprétation personnelle :
La signification que chaque individu donne aux mots lui est propre. Il faut veillez à rendre adéquat le message à transmettre de façon à ce que le récepteur comprenne le message exactement et selon le sens que l’émetteur a voulu faire comprendre.
C- Mal formulation du message :
Advenant que le message à transmettre soit formulé vaguement, le récepteur aura de la difficulté à comprendre. Toutes les erreurs concernant la sémantique peuvent entraîner des coûts inutiles au cours de la vie de l’organisation. Un message mal formulé peut
signaler l’intégrité douteuse de l’émetteur face au récepteur, un manque de confiance en lui, surtout s’il a déjà commis des erreurs de jugement qu qu’il a pris de mauvaises décision dans le passé.
D- Mal adaptation au récepteur :
Aux incompréhensions dues à l’hermétisme du langage de l’émetteur s’ajoutent les incompréhensions dues aux interprétations subjectives du langage liées au récepteur. Cet état de chose favorise la création d’un écart entre le sens réel du message (ce que l’émetteur veut transmettre) et le sens interprétatif (sens donné au message par le récepteur).
En tout état de cause, la communication efficace nécessite l’adaptation du langage utilisé à la capacité compréhensive de récepteur. La communication doit donc se faire dans le langage du récepteur et selon ses conditions, si non, le message ne sera pas compris.
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