Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).
Table de matières
Définition de la matrice d’affectation des responsabilités (RACI ou RASCI)
La matrice d’affectation des responsabilités (RACI ou RASCI) est un outil simple représenté sous forme d’un tableau. Il liste l’ensemble des participants d’un projet et leurs responsabilités. Il permet à une équipe de discuter, de s’accorder et de communiquer les rôles et obligations de chacun.
Cette matrice est aussi appelée matrice d’autorité.
Utilisation
- Cette matrice permet de clarifier les rôles et responsabilités des intervenants sur un projet. C’est un outil de prévention des problèmes.
- Parfois, un S est ajouté, on parle alors de RASCI.
| Description | |
| R | Responsable d’effectuer/réaliser la tâche ou le projet. |
| A | Approbateur, celui qui a autorité, qui signe et qui approuve le travail effectué avant que ce soit OK. |
| S | Supporter, celui qui peut fournir des ressources ou jouer un rôle de soutien lors de la mise en œuvre. |
| C | Devrait être Consulté, il possède l’information ou est éventuellement capable de faire le travail. |
| I | Devrait être Informé, doit nécessairement être informé de l’avancement de la tâche ou des travaux sans être forcément consulté. |
Pour éviter toute confusion, on rencontre également le DACI où le « R » est remplacé par un « D » pour « Doer », c’est-à-dire celui qui réalise. L’utilisation est identique au RACI. Elle est utile notamment quand on a des ressources externes sur le projet.
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Cet outil permet de clarifier les points suivants :
- Quels sont les membres opérationnels du projet et leurs tâches respectives ?
- Quels sont les grands domaines de responsabilité ? Qui est décideur de quoi ?
- Quelles sont les personnes susceptibles d’être sollicitées pour obtenir des conseils ?
- Qui doit être informé des évolutions du projet ?
Démarche
Étape 1 : Reportez les activités/tâches de votre projet sur la première colonne du tableau et les rôles/participants sur la première ligne. Généralement on part du WBS (Work Breakdown Structure)
Étape 2 : Réunissez les intervenants projet pour compléter chaque case de la grille.
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Étape 3 : Contrôlez le respect des règles suivantes :
Il y a toujours un et un seul «A » pour chaque action (chaque ligne). Si vous avez 2 « A » (chevauchement de responsabilités), il vous faut diviser en deux la tâche.
Le ou les « R » (bien entendu, un « A » peut jouer le rôle de « R ») réalisent l’action. Il y a au moins un « R » pour chaque action. Si vous n’avez pas de « R », vous êtes dans une situation d’écart. Il vous faut nécessairement définir une personne ou entité qui réalise. C’est au « A » de définir le rôle manquant ou qui sera responsable de la réalisation.
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Généralement, le « A » est responsable de l’organisation du travail du « R ». Il garde la responsabilité si les « R » ne remplissent pas les objectifs.
Le « C » est consulté et donne son avis sur les sujets où il est expert. Le « C » est sans autorité. En cas de désaccord, c’est le « A » qui décide de prendre en compte ou non l’avis des C. Il peut y avoir des lignes sans « C ».
Le « I » est informé de l’avancement. Ce sont les personnes/entités indirectement impactées par le projet, comme les utilisateurs finaux, les responsables de projets périphériques.
Étape 4 : Résolvez toutes les situations de recouvrement et d’écart en mettant à jour la matrice.
Étape 5 : Communiquez la matrice réalisée et mettez à jour celle-ci durant le projet.
Étape 6 : Assurez-vous que les rôles et responsabilités sont correctement appliqués.
Bénéfices
- La mise en place d’un RACI évite les remises en question de décisions passées, la productivité est augmentée.
- Le circuit d’approbation est clarifié, cela évite les pertes de temps.
- Le travail d’équipe est encouragé, l’incertitude est réduite et la communication entre les différentes équipes est améliorée.
- La redondance des activités est diminuée.
- Il donne des informations utiles pour la rédaction d’un contrat avec un prestataire car on identifie clairement la répartition des responsabilités au plus près de l’équipe projet.
Précautions
- Il est parfois nécessaire d’élaborer plusieurs matrices, notamment sur des projets d’envergure. Ainsi, on tracera une première matrice avec les activités de haut niveau du projet indiquant les responsabilités par équipe. Puis on pourra descendre d’un niveau en demandant aux équipes de détailler les activités et de répartir les responsabilités.
- Indiquez systématiquement en bas de la matrice la correspondance des initiales R, A, C et I. De nombreuses personnes traduisent le « R » par « Responsable », celui qui rend des comptes et le « A » par « Acteur », celui qui réalise l’action. L’objectif de clarification de la matrice RACI serait annulé si le « R » et le « A » n’étaient pas interprétés de la même manière sur un projet.
- Dans certaines organisations, il peut être intéressant d’ajouter 2 lettres :
- V pour le valideur, celui qui donne sa validation sur la qualité
- S pour signataire, c’est-à-dire l’autorité qui valide ou parfois même le « A » de l’activité suivante.
Exemple applicatif de la matrice d’affectation des responsabilités (RACI ou RASCI)
Cas pratique de l’application de la matrice RACI dans un projet de cartographie de processus, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue
