Le diagramme SIPOC

Le diagramme SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) est utilisé comme outil dans la démarche Six Sigma

Définition du diagramme SIPOC

Un schéma SIPOC est un outil utilisé par une équipe pour identifier tous les éléments pertinents d’un projet d’amélioration des processus.

Le nom de l’outil suggère de considérer :

• dans un premier temps les fournisseurs (le S de SIPOC : Suppliers) de votre processus : toutes les entrées ont une source. Quelles sont-elles ? Il peut s’agir de personnes, de départements, d’entreprises ou d’autres processus.
• puis les entrées (I : Inputs) : ce sont les éléments nécessaires pour que le processus se déroule. Pour qu’un rapport soit créé, il faut que des informations soient reçues, par exemple en remplissant un formulaire. Les entrées de processus peuvent être des données, du matériel, des ressources, des employés, parmi bien d’autres possibilités.

• ensuite le processus lui-même (P : Processes) : il s’agit du flux des tâches qui sont cartographiées. Avec la méthode SIPOC, chaque étape du processus sera indiquée et un nom doit être donné au processus. L’astuce est que le nom d’un processus soit composé de deux parties : un verbe à l’infinitif plus un complément qui le qualifie, par exemple : “Expédier les marchandises
• les sorties du processus (O : Outputs) : les sorties sont les résultats d’un processus, ce qu’un client s’attend à recevoir. Par exemple : un produit, un e-mail ou un formulaire rempli.

• et enfin les clients (C : Customers) : les sorties d’un processus doivent être livrées à quelqu’un. Il peut s’agir de personnes, de départements, d’un autre processus de l’organisation, d’un organe de contrôle, d’autres entreprises ou de clients externes à l’entreprise.

Dans certains cas, les exigences des clients peuvent être ajoutées à la fin de l’analyse SIPOC pour améliorer les détails.

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Comment utiliser Le diagramme SIPOC ?

Cette méthode est utile pour aider à fournir les réponses aux questions suivantes :

• Qui fournit les intrants au processus ?
• Quelles sont les spécifications sur les entrées ?
• Qui sont les véritables clients du processus ?
• Quelles sont les exigences des clients ?

Elle permet d’aider à définir un projet complexe dont le périmètre est mal défini. Il facilite la rédaction d’une charte projet.

On utilise typiquement le SIPOC lors de la phase Définir de la méthode Six Sigma DMAIC. Il aide à identifier le début et la fin d’un processus. On peut l’utiliser pour clarifier un périmètre de projet.

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Ce procédé peut aussi être utilisé pour aider à identifier les étapes redondantes, à retravailler certaines boucles, ou identifier des tâches fantômes sans valeur ajoutée. Durant une phase de tests, il peut vous aider à concentrer le plan de collecte des données permettant de rechercher les solutions d’amélioration.

Face à un problème, vous pouvez identifier les causes de haut niveau que vous pouvez ensuite utiliser durant un brainstorming ou pour définir un diagramme d’affinité.

Avanatges du diagramme SIPOC

• Il peut généralement être complété par l’équipe du projet en moins d’une heure, et a un lien étroit avec la charte du projet.
• Il permet également d’identifier des clients venus de nulle part.
• Le SIPOC donne une image de bout en bout d’un processus et est la cheville ouvrière de la phase Définir de la démarche DMAIC.

Démarche du diagramme SIPOC

Les diagrammes SIPOC sont très intuitifs et faciles à utiliser.

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Étape 1 : Créez une zone qui va permettre à l’équipe d’afficher leurs contributions au schéma SIPOC.

Par exemple, projetez le diagramme vierge et faites coller dessus à chacun des Post-it® ou utilisez un tableau blanc.

Étape 2 : Décomposez le processus en quatre à cinq étapes de haut niveau.

Veillez à garder les détails au strict minimum en décrivant cinq à huit étapes maximum. Essayez de limiter la description à deux mots. Chaque description commence par un verbe (action) et se termine par un nom.

Étape 3 : Identifiez les résultats de ce processus. Ici, l’équipe veut comprendre le produit ou service final du processus/projet. En comprenant les sorties, il est possible d’identifier les vrais clients.

Étape 4 : Identifiez les clients qui recevront (= consommeront) les résultats de ce processus.

Étape 5 : Identifiez les intrants nécessaires pour que le processus fonctionne correctement. Les entrées sont les déclencheurs, les matières premières et les équipements et ressources nécessaires pour dérouler complètement le processus.

Étape 6 : Identifiez les fournisseurs des intrants qui sont requis par le processus.

Étape 7 (Facultatif) : Identifiez les exigences préliminaires des clients. Si vous êtes dans une démarche Six Sigma, cela sera vérifié ultérieurement.

Étape 8 : Discutez avec le promoteur du projet (sponsor), les experts et autres parties prenantes concernées pour vérification.

Précaution

Assurez-vous d’avoir les personnes adéquates : la qualité du diagramme obtenu est un reflet de la force de l’équipe rassemblée.

Exemple applicatif du diagramme SIPOC

L’utilisation de SIPOC a permis de fédérer les équipes d’un projet complexe de mise en place d’un progiciel. Le schéma a été construit avec l’ensemble de l’équipe qui avait de grandes réticences vis-à-vis du projet. Cela donnait une vision unique de ce qu’il y avait à faire et de la manière de procéder.

Au lancement du projet, la représentation était macroscopique, puis pour chaque phase, nous avons détaillé les sous-processus de l’étape en question. Ainsi, l’analyse des parties prenantes a été affinée tout au long du cycle de vie du projet.

De plus, nous avons pu identifier les livrables spécifiques de chaque phase et les risques de non-qualité à cause d’une dérive du processus (optimisation de la méthode au fil de l’eau).

Chaque mois, le diagramme SIPOC était rappelé lors des communications. Le projet était contraint par les délais et une forte résistance au changement des équipes internes était notable.

L’utilisation de SIPOC a favorisé la cohésion des équipes internes et externes, chacun étant focalisé sur le même but, le jalon de fin a pu être tenu.

Conclusion

L’analyse de processus SIPOC est utile dans différents domaines. C’est l’un des types de diagrammes d’analyse les plus flexibles, c’est pourquoi elle est fréquemment utilisée malgré son aspect intimidant.