Questionnaire de Contrôle Interne

le Questionnaire de Contrôle Interne est un document qui va indiquer le détail de ce qu’il convient de faire pour explorer les différentes zones à risques identifiée lors de la phase préparatoire. c’est un outil d’investigation d’auditeur.

Définition du questionnaire de contrôle interne

C’est la liste de questions qui précède l’interview, on l’appelle également questionnaire de contrôle interne. Ces questions sont groupées en catégories. C’est une façon de préparer l’interview et de réduire le temps passé avec l’interviewé.

Cette méthode permet également à celui qui va être interrogé de disposer d’un temps de réflexion dont on peut penser qu’il va contribuer à améliorer la qualité des réponses.

En outre, pour l’élaboration d’un questionnaire de contrôle interne de qualité, il faut avoir une connaissance du domaine en question et savoir quelle est la capacité des répondants de fournir les renseignements requis. Il faut également que le vérificateur ait une connaissance suffisante des répondants pour formuler les questions de telle sorte qu’elles soient comprises.

Lire Aussi: Actions de secteur technologique : Opportunités d'investissement

La quantité de connaissances préalables est plus élevée dans la mesure où l’on a recours à des questions fermées (oui-non, cocher un choix ou indiquer un degré sur une échelle)  comparativement à des questions ouvertes (remplir l’espace, rédiger une réponse brève ou répondre en un paragraphe).

Notons que seule l’interview est véritablement en mesure d’apporter les réponses aux questions que se pose l’auditeur.

On rencontre parfois la pratique qui consiste à envoyer des listes des questions écrites sans les faire suivre d’une interview. Cette pratique est déconseillée en audit interne et ce pour cinq raison :

• Elle incite celui qui est interrogé à répondre dans un sens qui lui est favorable.
• Elle donne à l’auditeur une idée, non objective, de la situation ; et dont il aura du mal à se défaire.
• Elle fournit des réponses qui sont sans valeur tant qu’elles n’ont pu être validées.
• Elle n’est pas utilisable dès que l’on aborde des questions un tant soit peu complexes.

Contexte d’application du questionnaire de contrôle interne

    Comme il est difficile d’obtenir ou de donner des éclaircissements et des renseignements supplémentaires, il est essentiel de procéder avec soin à l’élaboration du questionnaire de sorte que les questions produisent tous les renseignements nécessaires et qu’elles soient claires et non équivoques.

Il est essentiel, en particulier, que le vérificateur examine attentivement les objectifs de la vérification pour savoir exactement quels renseignements sont nécessaires et peuvent être raisonnablement obtenus par la voie d’un questionnaire.

    Pour bien utiliser les questions fermées, il faut aussi que la fourchette des réponses possibles soit prévue correctement. Si les répondants n’ont pas la connaissance nécessaire et si la terminologie n’est pas clairement comprise ou définie, il y a un risque plus élevé de réponses inexactes.

   En revanche, il est plus facile de mesurer et d’analyser des questions fermées que des questions ouvertes. Il est techniquement très difficile et fastidieux de démêler un grand nombre de réponses à des questions ouvertes dans lesquelles les répondants auront utilisé une terminologie très différente, sans compter l’illisibilité de certaines réponses. Dans de nombreux questionnaires, on cherche à trouver un équilibre entre les deux types de questions.

Avantages et inconvénients du Questionnaire de Contrôle Interne

• Avantages du questionnaire de contrôle interne

   Le grand avantage du questionnaire par rapport à l’interview, c’est qu’il permet la collecte de données auprès d’un grand nombre d’individus, à un coût relativement peu élevé. Il faut moins de personnel et, parfois, moins de déplacements. Les économies sont plus élevées lorsqu’il faut un grand échantillon.

   Un autre avantage du questionnaire par rapport à l’interview : il contribue à la fiabilité en favorisant une meilleure uniformité. Il n’y a pas de variantes dans l’interrogation, ce qui peut se produire lorsqu’on a recours à divers intervieweurs. Le questionnaire atténue également le biais puisqu’il n’y a pas de possibilité pour l’intervieweur d’influer sur les réponses de façon intentionnelle ou non.

• Inconvénients du questionnaire de contrôle interne

   Contrairement à l’interview, le questionnaire ne permet pas au vérificateur de clarifier certaines questions, de s’assurer qu’il comprend bien les réponses, de demander des éclaircissements ou des explications sur des réponses, ou encore de s’assurer que le répondant répond à toutes les questions du formulaire.

Il peut être impossible de communiquer de nouveau avec le répondant si tous les renseignements nécessaires pour étayer une conclusion n’ont pas été demandés ou fournis, ou s’il devient manifeste que les questions n’étaient pas claires. Il n’est pas possible non plus, dans la plupart des cas, de demander une corroboration des réponses.

Il n’est pas possible, en général, d’obtenir des renseignements aussi en profondeur à partir d’un questionnaire qu’à partir d’une interview. En outre, les personnes qui répondent aux questionnaires doivent avoir les compétences nécessaires en lecture et en écriture.

Exemples d’un questionnaire de Contrôle Interne

Contrôle des Opérations Financières

1. Avez-vous mis en place des procédures claires pour autoriser, enregistrer et valider les transactions financières ?
2. Les rapprochements bancaires sont-ils effectués régulièrement et revus par une personne indépendante ?
3. Existe-t-il un processus de double signature pour les transactions financières importantes ?
4. Les paiements sont-ils effectués conformément aux termes et conditions des contrats et aux politiques internes ?
5. Comment les irrégularités financières ou les anomalies sont-elles signalées et traitées ?

Gestion des Stocks

1. Les mouvements de stocks sont-ils enregistrés en temps réel dans un système de gestion des stocks ?
2. Y a-t-il un suivi régulier des niveaux de stocks pour éviter les ruptures ou les surplus ?
3. Existe-t-il des procédures pour vérifier la qualité et la quantité des marchandises entrantes et sortantes ?
4. Comment sont gérées les marchandises périmées ou endommagées ?
5. Les inventaires physiques sont-ils effectués périodiquement pour concilier les quantités enregistrées et les quantités physiques ?

Gestion des Ressources Humaines

1. Comment les nouvelles embauches sont-elles autorisées et validées ?
2. Les descriptions de poste sont-elles claires et à jour pour chaque poste au sein de l’entreprise ?
3. Existe-t-il des procédures pour l’intégration des nouveaux employés, y compris la formation et l’attribution des responsabilités ?
4. Comment sont gérées les évaluations de performance et les promotions ?
5. Y a-t-il des procédures pour gérer les départs d’employés, y compris la récupération des actifs de l’entreprise ?

Sécurité des Technologies de l’Information

1. Comment les accès aux systèmes informatiques et aux données sont-ils contrôlés ?
2. Existe-t-il des politiques pour la protection des données confidentielles et personnelles ?
3. Comment les sauvegardes des données sont-elles effectuées et testées ?
4. Les utilisateurs sont-ils formés pour reconnaître les menaces de cybersécurité telles que le phishing ?
5. Y a-t-il une surveillance régulière des activités informatiques pour détecter les activités suspectes ?

Suivi des Performances

1. Comment les objectifs de l’entreprise sont-ils définis et communiqués ?
2. Existe-t-il des indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre la réalisation des objectifs ?
3. Comment les écarts par rapport aux objectifs sont-ils analysés et traités ?
4. Les rapports de performance sont-ils préparés régulièrement pour la direction ?
5. Comment les leçons apprises à partir des performances passées sont-elles utilisées pour améliorer les opérations ?

Conclusion

Le questionnaire de contrôle interne peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation. Il est conçu pour aider à évaluer la robustesse des processus internes et à identifier les domaines nécessitant des améliorations pour assurer une gestion efficace et une réduction des risques.