La justification des chiffres de stocks constituera probablement la plus grande difficulté particulière rencontrée par l’auditeur qui procède à l’examen des documents financiers d’une entreprise industrielle ou commerciale.
Les stocks sont probablement un des éléments importants du bilan ayant une incidence fondamentale sur la position financière et une influence directe sur la détermination du résultat.
L’audit des stocks constitue ainsi un élément essentiel dans la constitution de l’avis de l’auditeur sur la régularité, la sincérité et l’image fidèle des états financiers.
Après avoir donner les objectifs de l’audit des stocks, nous présentons comment se déroule un e mission d’audit des stocks.
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Table de matières
Les principaux objectifs de l’audit des stocks
- Etablir la crédibilité des documents comptables
- S’assurer de la vraisemblance des soldes comptables
- Examiner la séparation des exercices au niveau des opérations enregistrées
- Etablir l’existence physique du stock et la vraisemblance des chiffres des quantités en inventaire établis par le client
- Déterminer que les éléments en stock ont été correctement évalués, en accord avec une méthode acceptable qui a été appliquée de manière continue
- Déterminer que les opérations administratives (transcriptions, calculs de valorisation et totalisations) ont été accomplies avec une précision suffisante
Les étapes fondamentales de la mission d’audit des stocks
l’ ordre de mission
L’ ordre de la mission est l’ acte de naissance de la mission d’audit.
Il peut s’ agir d’une « lettre de mission » qui est un document contractuel échangé entre une entreprise et un intervenant extérieur, ou d’un mandat donné par la Direction Générale à l’auditeur interne et répond à trois principes essentiels :
- Premier principe : l’ Auditeur interne ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il est là pour réaliser les missions qui lui sont confiées et dont la décision ne lui appartient pas.
- Deuxième principe : l’ ordre de mission doit émaner d’une autorité compétente, c’ est le plus souvent la direction générale ou le comité d’audit s’il en existe un.
- Troisième principe : l’ ordre de mission permet l’ information à tous les responsables concernés
la phase de la préparation de l’audit des stocks
Exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et d’apprentissage, et une bonne connaissance de l’entreprise car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la demander. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l’ action.
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a. La prise de connaissance
Sans connaître nécessairement le métier de l’ entité à auditer, l’auditeur doit au moins en avoir la culture pour être en mesure de comprendre les explications qu’ il va chercher et solliciter, plus généralement, pour se faire admettre aisément.
L’auditeur va donc planifier sa prise de connaissance en ayant soin de prévoir le ou les moyens les plus appropriés pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission.
Ces moyens sont :
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1. Questionnaire de prise de connaissance :
Il est élaboré à partir les dossiers d’audits, rapports d’audits antérieurs, notes de services, les documents à jour sur les méthodes et procédures de travail, les rapports et comptes rendus de service à auditer, les notes relatives à des modifications récentes ou à venir dans l’organisation, les responsabilités ou les méthodes de travail.
2. Les interviews :
Elles sont tout à la fois un moyen de connaître et un moyen de se faire connaître.
3. Les grilles d’analyse des tâches pour bien comprendre les principaux acteurs
4. Flow Charts pour analyser le circuit des documents essentiels
5. Rapprochements statistiques divers
En matière d’audit des stocks, l’auditeur doit avoir une connaissance de :
6. La nature des produits stockés
7. Les instructions de prise d’inventaire
8. La nature des systèmes comptable et de contrôle interne utilisés en matière de stocks ;
9. Méthode d’évaluation et de valorisation des stocks
Vous pouvez avoir plus d’informations sur les outils et les techniques d’audit interne en cliquons sur les deux articles suivants :
Le travail sur terrain : les outils d’investigation d’audit interne
Le travail sur terrain : les outils de description d’audit interne
b. évaluation des risques
Il s’ agit d’une « identification des zones à risques », on identifie les endroits où les risques les plus dommageables sont susceptibles de se produire, plutôt que d’analyser les risques eux-mêmes.
Le but est de construire de façon modulée un programme en fonction non seulement des menaces mais également de ce qui a pu être mis en place pour y faire face.
- Il existe deux pratiques pour identifier les risques :
– La première consiste à faire une impasse sur cet aspect en pensant avoir une bonne connaissance du sujet, définissant aussitôt leur programme d’audit. C’ est approuvable tant que le sujet est simple, dans le cas contraire, certaines entraves peuvent se présenter tels que :
a. L’ omission de certaines zones de risques essentiels,
b. Une importance exagérée accordée aux questions accessoires.
– La seconde se focalise sur l’ identification des forces et des faiblesses en analysant en détail les conséquences, en calculant le degré de confiance, en assortissant le tout de commentaires.
C’ est certes du bon audit, mais un peu trop excessif à ce stade car on analyse l’ audit avant de l’ avoir commencé.
Ces deux pratiques correspondent à deux types d’analyse, elles ont des incidences directes sur le contenu des phases ultérieures de la mission :
- Une approche « in abstracto » :
Qui consiste à définir les risques potentiels à partir de considérations générales, ou de la connaissance préalable que l’ on peut avoir de la situation au sein de l’ entreprise. Par exemple :
Risque de perte ultérieure dû à une mauvaise évaluation des stocks ou un risque fiscal suite à une mauvaise valorisation de stock. Cette approche va entraîner, des observations réalisées sur le terrain en grande quantité et de façon approfondie ; il y aura donc une phase de réalisation d’autant plus importante que la phase préparatoire aura été brève.
- Une approche « in concreto »
Qui consiste à définir les risques réels en appliquant en sorte un audit avant audit à travers des prises de contact, des observations.
Cette approche va donc transformer la phase de réalisation en une validation rapide sur le terrain des observations antérieures.
La phase de réalisation de l’audit des stocks
Fait appel aux capacités d’observation, de dialogue et de communication. C’ est à ce stade que l’auditeur va procéder aux observations et constats qui vont lui permettre d’élaborer la thérapeutique.
Certains aspects de contrôle interne étant couverts dans les cycles achats ou ventes, nous n’examinerons ici que :
1. le contrôle comptable,
2. l’identification et la protection des stocks,
3. l’imputation des coûts de production,
4. la valorisation,
5. les contrôles globaux de vraisemblance.
a. Contrôle comptable
Généralement, un contrôle interne sera caractérisé par :
- L’utilisation et le contrôle de pièces prénumérotées et approuvées pour mouvementer les stocks (bons de réception, bons de livraison, bons de sortie de production…),
- L’existence d’inventaire permanent ou de fiches de stock, de préférence tenus par d’autres personnes que les gardiens des marchandises (qui souvent tiennent pour eux-mêmes un cahier des entrées et sorties ou des fiches de magasin),
- L’utilisation de pièces comptables prénumérotées et approuvées pour mouvementer les inventaires permanents comptables (généralement les doubles des documents décrits plus haut),
- L’enregistrement correct des stocks à l’extérieur (tenue de fiches séparées par article, lieu d’entreposage…),
- L’enregistrement correct des stocks n’appartenant pas à l’entreprise (consignation, dépôt, prêts…) par la tenue de fiches par article et par bénéficiaire,
- Les contrôles réciproques entre services (Réception, Expédition, Magasin) et une analyse des écarts,
- Un contrôle adéquat des mouvements par les services de production, d’expédition et les gestionnaires de stocks et une analyse des écarts.
b. Identification et protection des stocks
Les éléments suivants sont en général indicatifs d’un bon contrôle en la matière :
- La responsabilité des stocks est confiée à une personne bien précise.
- Les stocks sont physiquement protégés des risques naturels (assurances, bâtiment…) et des vols ou détériorations (endroits clos, gardiens, extincteurs…).
- Des comptages physiques réguliers et un contrôle sont assurés par une personne n’ayant pas la garde des stocks.
- Des procédures d’inventaire physique adéquates permettant des comptages exacts ainsi que la description et l’identification des stocks endommagés ou en quantité excessive.
- Un rapprochement entre quantités physiques et quantités théoriques est opéré et une recherche des écarts est réalisée.
- Des feuilles de comptages prénumérotées sont utilisées.
- Un contrôle réciproque entre services (Réception, Expédition, Magasin) est effectué.
- Il existe un contrôle adéquat des mouvements par la production, l’expédition et les gestionnaires de stocks.
- Des procédures de séparation d’exercice appropriées sont définies, tant pour les achats et les ventes que pour la production.
c. Imputation des coûts de production
Les principaux aspects positifs d’un bon contrôle interne à ce niveau sont les suivants :
- Existence d’une comptabilité analytique rapprochée de la comptabilité générale et comprenant entre autres :
* Une analyse correcte des consommations de matières grâce à des bons de production, fiches suiveuses, etc, et l’émission d’un document pour tout mouvement physique des magasins vers la chaîne, à l’intérieur de la chaîne, et de la chaîne vers les magasins de produits finis.
* Une prise en compte des pertes et déchets et leur contrôle.
* Un traitement correct des temps morts, arrêts de production, etc,
* Une imputation correcte des frais généraux de production.
* La prise en compte de la sous-activité (à l’exclusion de la valorisation des stocks).
* Analyse de l’importance des écarts permettant de juger du caractère raisonnable du système de coûts dans le cas où un système de coûts standard est utilisé.
d. Valorisation des stocks
Un contrôle interne satisfaisant à ce niveau doit permettre :
- De justifier à tout moment la décomposition des coûts de revient et permettre leur rapprochement avec les coûts réels dans le cas d’utilisation de coûts standards.
- L’existence d’un inventaire permanent ou de fiches de stocks tenues en quantité et en valeur.
- L’existence de procédures permettant de déterminer le prix du marché ou le prix de réalisation nette.
- Une revue régulière des stocks obsolètes endommagés ou à faible rotation et la constitution de provisions adéquates.
e. Contrôles globaux de vraisemblance
On citera entre autres :
- La comparaison de prix unitaires entre exercices.
- La comparaison des marges brutes et taux de rotation.
- Les statistiques comparées de production, consommation, déchets, etc.
- La revue finale des stocks et de leur valorisation par un responsable élevé dans la hiérarchie.
La phase de conclusion de l’audit des stocks
Cette phase exige une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction.
L’ auditeur va élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte.
Dans cette phase, l’ auditeur informe l’ entreprise des erreurs et les corrections éventuelles de ces erreurs, il peut également proposer des améliorations.
Vu l’ importance de la prise de l’ inventaire dans la mission d’audit des stocks, on a jugé utile de présenter en détail son déroulement.
Conclusion
Dans un environnement en perpétuel changement, et face à une concurrence de plus en plus accrue, les entreprises se doivent de perfectionner leur management de façon à prendre les décisions qui s’imposent en temps voulu.
En matière d’audit, le stock est souvent le composant le plus délicat à vérifier, l’auditeur aura ainsi à se prononcer sur la fiabilité de la démarche et des calculs faits afin de garantir la conformité, la sincérité et de l’image fidèle des états financiers.
