Les stocks renferment plusieurs types de marchandise. Pour les gérer, le gestionnaire des stocks utilise les outils de la gestion manuelle des stocks suivants : La nomenclature des articles stockés, fiches de casier, fiches de stock, fiches de réservation, fiche d’approvisionnement et fiche navette
Table de matières
Définition de la gestion manuelle des stocks
La gestion manuelle des stocks est un processus habituellement utilisé par les commerces de détail indépendants qui ne possèdent pas de logiciel informatisé ou robotisé, soit en raison de la petite taille du magasin ou de leur budget très restreint.
Autrement dit, les commerces qui fonctionnent avec un système manuel sont habitués de faire le suivi de leur inventaire à la main et ne veulent pas un système informatisé ou n’ont tout simplement pas pensé à faire la transition.
Outils de la gestion manuelle des stocks
La nomenclature des articles stockés
Définition
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La gestion économique des stocks fait appel à des formules, qui peuvent paraître peut-être laborieuses à établir, mais dont l’application pratique est, en fait, très simple.
Toutefois, ces formules ne sont pleinement efficaces que si les articles auxquels elles sont appliquées sont parfaitement définis. Il serait vain, pour une entreprise de fournitures d’appareillage électrique, de trouver, après ces calculs, qu’elle doit approvisionner 2 000 prises de courant si elle n’en connaît pas la répartition par nombre de pôles, intensités admissibles, formes, nature de l’isolant.
La nomenclature des articles stockés en est une liste ordonnée donnant pour chaque article une désignation complète et précise, permettant de classer sous des rubriques différentes des articles distincts et sous une même rubrique des articles identiques.
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En principe, dans une même entreprise, deux articles sont considérés comme identiques s’ils sont interchangeables du point de vue de l’utilisateur (l’utilisateur pouvant être le client qui achète l’article).
Cette rubrique de nomenclature est donc différente de « l’élément de stock » qui, du point de vue comptable, peut grouper des articles différents mais de même nature, justifiables de traitements comptables non différenciés parce que de prix unitaires voisins (prises de courant par exemple).
La désignation est accompagnée, dès que le nombre d’articles devient important, de codes, généralement numériques, qui facilitent le classement et qui, surtout, sont indispensables au traitement de l’information par des machines automatiques.
La nomenclature, langage commun
Fixant pour chaque article, une désignation simple, complète et précise, accompagnée généralement d’un numéro de code, la nomenclature est le langage commun à tous ceux qui, dans l’entreprise (y compris parfois la clientèle), ont à connaître des stocks : services de ventes, bureaux d’études, fabrication, entretien, magasiniers, acheteurs, gestionnaires de stocks, services comptables, service du traitement de l’information.
En ce sens, elle facilite les relations avec la clientèle, les relations entre les hommes et entre les services à l’intérieur de l’entreprise et permet d’éviter des erreurs, sources de nombreuses difficultés dans le travail et de retours, faits par des clients qui recevraient des articles ne correspondant pas à l’idée qu’ils s’en faisaient.
Les désignations devraient même pouvoir être utilisées directement dans la rédaction des bons de commande, quitte à y joindre, en annexe, les spécifications de fabrication les complétant.
C’est dire tout le soin qui doit être apporté à la rédaction des désignations (et à la détermination de l’unité de comptage) et au classement des articles.
La nomenclature, outil de standardisation
Dans une nomenclature bien construite, des articles de caractéristiques voisines sont classés à proximité les uns des autres, même s’ils sont habituellement connus sous des appellations fort diverses dans l’entreprise. C’est ainsi que selon l’usage qu’en font les ateliers d’une usine, la même pièce cylindrique en acier, peut être appelée axe, arbre, jet, cylindre, barre ronde, rond, coupe.
On peut alors facilement repérer les articles faisant double emploi ;
on peut aussi, disposant de la liste exhaustive de tous les articles de caractéristiques voisines, faire un choix pour ne plus en approvisionner que le petit nombre compatible à la fois avec un stock bas et une fabrication économique : il y aura souvent un arbitrage à faire entre ces deux contraintes contradictoires.
Par exemple, si l’on veut obtenir des cylindres d’acier pour tournage de barres rondes du commerce, on peut avoir en stock tout l’échantillonnage de barres existant ; le temps de tournage sera alors aussi rapide que possible et les déchets seront le plus réduits.
Mais on peut n’approvisionner qu’un nombre limité de diamètres, ce qui diminue le niveau des stocks et permet d’obtenir de meilleurs prix d’achat ; en compensation, les temps d’usinage seront augmentés et il y aura plus de déchets.
Cette remarque met en évidence que la standardisation dans l’entreprise ne doit pas être l’apanage d’un service unique. En y procédant à partir de la nomenclature, il est facile d’y faire participer tous les services (fabrications, ventes, entretien, achats, gestion des stocks, magasins) et d’aboutir au résultat économique global recherché.
En franchissant un pas supplémentaire, on débouche sur l’analyse de la valeur qui n’est autre que la recherche de l’article répondant le plus économiquement possible à un besoin défini.
Principes d’établissement d’une nomenclature
La nomenclature doit être construite de telle sorte que des articles de caractéristiques voisines soient classés à proximité les uns des autres et que la recherche d’un article soit rapide et sûre.
On commencera donc par définir les groupes et familles dans lesquels seront classés les articles. Si une classification universelle en groupes et familles codifiés avec, par exemple, quatre chiffres est réalisable, une classification bien adaptée aux besoins de l’entreprise est souvent préférable.
Le degré de finesse dans la répartition des familles peut être parfaitement ajusté pour faciliter les recherches ; il dépend essentiellement du nombre d’articles à classer.
C’est ainsi que le service d’entretien d’un immeuble de bureaux peut facilement classer tout l’appareillage électrique dont il a besoin dans un petit nombre de familles ; par contre une entreprise de vente d’appareillage électrique devra disposer de plusieurs familles pour les seules prises de courant.
Quant à la numérotation des articles, on peut en définir trois systèmes.
Le premier est la numérotation «à la suite» dans l’ordre chronologique d’apparition des articles. Le numéro affecté à un article est un repère ne comportant que le minimum de chiffres ; pour numéroter 10 000 articles, il suffit théoriquement d’un numéro à quatre chiffres.
En fait, pour éviter les erreurs de transcription, il faut y adjoindre un chiffre-clé dont la valeur dépend du numéro de l’article (le chiffre-clé sera, par exemple, le reste de la division par 7 du numéro de l’article).
Le gros inconvénient est que, parallèlement à cette numérotation, il faut un classement idéologique en groupes et familles.
Le second système consiste à donner une signification à chacun des chiffres formant le numéro de code de l’article.
Exemple
Pour des ampoules électriques, le 1er chiffre sera significatif du type (0 pour incandescence, 1 pour fluorescence, 2 pour filament de carbone, 3 pour vapeur de mercure, 4 pour « arbre de Noël », 5 pour projection, etc.), le 2e sera significatif de la forme (0 pour standard, 1 pour sphérique, 2 pour flamme, 3 pour tube, 4 pour brûle-parfum, etc.), le 3e sera significatif du culot (0 pour baïonnette B 22, 1 pour petite baïonnette B 14, 2 pour vis E 24, 3 pour petite vis E 14, 5 pour culot à ergot, 6 pour Goliath E 40, etc.), le 4e sera significatif de la tension (0 pour 6 V, 1 pour 12 V, 2 pour 24 V, 3 pour 127 V, 4 pour 220 V, 5 pour 230 V, etc.), le 5e sera significatif de la puissance (0 pour 15 W, 1 pour 25 W, 2 pour 40 W, 3 pour 60 W, 4 pour 75 W, etc.), le 6e sera significatif de la couleur (0 pour claire, I pour dépolie, 2 pour lumière du jour, 3 pour bleue, 4 pour rouge, etc.).
L’inconvénient majeur de ce système est qu’il conduit à un très grand nombre de chiffres ; un autre inconvénient est le risque de ne plus disposer de place pour codifier une nouvelle valeur d’une caractéristique déterminée.
Le troisième système est intermédiaire entre les deux précédents.
Après avoir défini les groupes et familles d’articles (au moyen d’une numérotation à quatre chiffres par exemple), les articles sont codifiés, à l’intérieur de chaque famille, par un numéro à deux ou trois chiffres, qui n’est qu’un simple numéro d’ordre, non significatif de caractéristiques particulières.
Si le découpage en familles est correctement réalisé, on dispose, au départ, à l’intérieur de chaque famille, d’une capacité suffisante pour laisser de nombreux numéros libres ; il n’est alors pas nécessaire d’utiliser un chiffre-clé; quant à l’introduction d’articles nouveaux, à leur place logique, elle reste pratiquement toujours possible.
La fiche de casier
Elle reste en permanence dans le casier où est rangé l’article; elle comporte un certain nombre de cases où sont inscrits le numéro de l’article, sa désignation, son unité de comptage, ainsi que, éventuellement d’autres paramètres liés à l’article (unité d’emballage, stock critique, etc.); dans des colonnes «date», «nature du mouvement», « numéro de bon », « entrée », « sortie », « stock », le distributeur enregistre les caractéristiques des mouvements du stock au fur et à mesure qu’ils se produisent.
L’avantage de ce procédé est que l’on dispose de l’historique de l’article lorsque l’on est devant le casier. Mais les inconvénients sont nombreux ; la fiche de casier est souvent sale et peu lisible (surtout si les articles à manipuler sont gras, poussiéreux, rouillés) ; elle risque de s’égarer ; si elle est fixée à un clou, le distributeur risque de s’accrocher au passage ; les renseignements qu’elle porte doivent être transcrits pour être communiqués au gestionnaire du stock.
Les fiches de stock
Elles sont classées dans un fichier, dans un ordre déterminé, celui des numéros d’articles par exemple. Un fichiste les tient à jour en y transcrivant les bons de mouvements.
Elles portent au minimum les mêmes renseignements que la fiche de casier ; mais on peut y ajouter facilement d’autres éléments qui aident à la gestion du stock : commandes en cours, repères pour placer des cavaliers de couleur si le stock critique est atteint, si le stock est en rupture, indice permettant de repérer les articles à approvisionner normalement, à épuiser, à éliminer.
Enfin, si le gestionnaire du stock travaille au magasin, la fiche permet d’enregistrer tous les renseignements nécessaires à la gestion : dates d’examen de l’article d’après le calendrier d’approvisionnement, calcul de la quantité à commander, consommation moyenne mensuelle prévue, etc.
Les figures 1 et 2 donnent un modèle de fiche de stock à bande latérale visible (recto et verso).
Les fiches de réservation
Ouvertes pour certains articles, elles servent à enregistrer, en quantités et dates, les réservations faites par divers utilisateurs. Elles permettent de connaître le disponible en stock, de vérifier si les prévisions de besoins émises par les utilisateurs sont correctes, d’interroger les demandeurs si les réservations ne sont pas suivies d’une utilisation.
Outre les numéros et désignations d’articles, elles comportent diverses colonnes permettant d’enregistrer les dates des réservations, les quantités réservées, les dates d’utilisation prévues, les utilisateurs qui ont fait les demandes, les consommations correspondantes en quantité et dates et éventuellement, les écarts entre prévisions et réalisations.
Fiche d’approvisionnement
C’est l’outil qui permet d’exploiter le plan d’approvisionnement en facilitant le calcul de la quantité à commander. Elle est tenue par le gestionnaire du stock. Lorsque celui-ci a son bureau dans le magasin, tous les renseignements nécessaires à la gestion du stock peuvent être portés dans des cases et des colonnes particulières de la fiche de stock (figures 1 et 2).
Dans le cas contraire, il faut ouvrir une fiche d’approvisionnement pour chaque article à approvisionner ; on trouvera sur cette fiche :
- des éléments fixes : numéro de nomenclature de l’article, désignation, unité de comptage, période de commande, dates d’examen,
- des éléments révisables : délai d’approvisionnement, consommation moyenne mensuelle prévue pour besoins courants, stock de protection, stock critique,
- des éléments variables à chaque examen : quantité disponible en magasin, quantité en commande, besoins pour travaux s’ajoutant aux besoins courants (indiqués par les utilisateurs au gestionnaire du stock),
- la quantité à commander calculée à chaque examen.
La quantité à commander qui résulte de l’exploitation de cette fiche est indiquée à l’acheteur soit en lui communiquant la fiche, soit au moyen d’un bordereau de commande.
Classement des fiches d’approvisionnement
Il faut classer les fiches d’approvisionnement de manière que l’on trouve automatiquement chaque semaine, celles des articles que l’on doit examiner d’après le plan d’approvisionnement. On peut utiliser la méthode suivante :
Les fiches sont réparties dans des livres divisés en quatre parties numérotées 1, 2, 3 et 4 (correspondant aux quatre semaines du mois) au moyen de 3 intercalaires.
Les fiches des articles dont la période d’examen est un mois sont toutes mises dans le même livre numéroté 1-1 (le chiffre romain indique la période d’examen, le chiffre arabe qui le suit est le numéro d’ordre du livre dans la série des livres qui seront ouverts).
Ce livre sera examiné tous les mois, la première partie entre le 1er et le 7 du mois, la deuxième partie entre le 8 et le 15, la troisième partie entre le 16 et le 22, la quatrième partie entre le 23 et le 30.
Les fiches des articles dont la période d’examen est deux mois seront réparties entre deux livres numérotés II-2 (examen en janvier, mars, mai, juillet, septembre, novembre) et II-3 (examen en février, avril, juin, août, octobre, décembre).
Les fiches des articles dont la période d’examen est trois mois seront réparties entre 3 livres numérotés III-4 (examen en janvier, avril, juillet, octobre), III-5 (examen en février, mai, août, novembre), et III-6 (examen en mars, juin, septembre, décembre).
Les fiches des articles dont la période d’examen est 6 mois seront réparties entre 6 livres numérotés VI-7 (examen en janvier et juillet), VI-8 (février et août), VI-9 (mars et septembre), VI-10 (avril et octobre), VI-11 (mai et novembre), VI-12 (juin et décembre).
Enfin, les fiches des articles dont la période d’examen est 12 mois seront réparties entre 12 livres numérotés XII-13 (janvier), XII-14 (février), XII-15 (mars), XII-16 (avril), XII-17 (mai), XII-18 (juin), XII-19 (juillet), XII-20 (août), XII-21 (septembre), XII-22 (octobre), XII-23 (novembre), XII-24 (décembre).
Si comme nous l’avons préconisé, on s’arrange en construisant le plan d’approvisionnement, pour n’examiner aucun article de période 12 mois en juillet et août, les livres XII-19 et XII-20 ne contiendront aucune fiche.
Les livres examinés chaque mois seront les suivants :
On voit que les fiches contenues dans le livre 1-1 sont examinées tous les mois, que celles contenues dans les livres II-2 et II-3 le sont tous les deux mois, que celles contenues dans les livres III-4 à III-6 le sont tous les trois mois, que celles contenues dans les livres VI-7 à VI-12 le sont tous les six mois, enfin que celles contenues dans les livres XII-13 à XII-24 le sont une fois par an.
Dès leur ouverture, les fiches d’approvisionnement sont repérées par le numéro des livres qui les contiendront et par le numéro de la semaine où elles seront examinées.
Ce repérage, reporté dans une case « classement» des fiches d’approvisionnement, permet de les classer sans se tromper dans les livres du plan d’approvisionnement. Les fiches classées dans une partie correspondant à une semaine d’un livre sont mises dans l’ordre des numéros de nomenclature.
Tenue à jour de la fiche d’approvisionnement – Fiche navette.
A chaque examen de la fiche d’approvisionnement, il faut connaître la quantité en stock et la quantité en commande. On peut utiliser une fiche navette pour transmettre au gestionnaire du stock (qui tient les fiches d’approvisionnement) les renseignements nécessaires qui figurent sur la fiche de stock. Elle comporte :
- des éléments fixes : numéro de nomenclature, désignation des articles, classement dans le plan d’approvisionnement,
- des éléments révisables : stock critique, consommation moyenne mensuelle prévue, indiqués par le gestionnaire du stock,
- des éléments variables à chaque examen, indiqués par le magasin : moyenne des sorties des 12 derniers mois ; quantité en magasin, quantité en commande,
- la quantité à commander, indiquée par le gestionnaire du stock.
Les fiches navettes sont détenues par le magasin et communiquées au gestionnaire du stock suivant le calendrier d’approvisionnement; elles doivent donc être classées suivant le même principe que les fiches d’approvisionnement.
Cependant, comme elles sont destinées à aller et venir entre le magasin et le gestionnaire du stock, elles seront classées dans des chemises (et non dans des reliures comme les fiches d’approvisionnement).
Conclusion
Il existe plusieurs outils de la gestion manuelle des stocks permettant chacun de répondre à des besoins précis en fonction de votre ou de vos commerces. C’est donc à vous de choisir quel outil est le mieux adapté à vos besoins et aux besoins de votre entreprise.
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